Назначение ресурсов в MS Project

Назначение ресурсов в MS Project

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Назначение и его основные характеристики в MS Project.
  2. Работа с назначениями. Назначение ресурсов на задачи в MS Project.
  3. Редактирование назначений ресурсов в MS Project.
  4. Изменение профиля загрузки для назначения в MS Project.
  5. Влияние назначений на расчет расписания проекта в MS Project.
  6. Выравнивание ресурсов в MS Project.
  7. Решение ресурсных конфликтов в MS Project.

Назначение и его основные характеристики в MS Project

Назначением называется связь между задачей и ресурсом, необходимым для завершения этой задачи. На одну задачу может быть назначено произвольное количество ресурсов, как рабочих, так и материальных (другими словами, с одной задачей может быть связано несколько назначений).
Основными характеристиками назначения (независимо от типа ресурса) являются:
– Выделяемое количество ресурсов.
– Работа.
– Профиль загрузки.
– Норма потребления (для материальных ресурсов).
Выделяемое количество ресурсов – количество единиц ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи. Материальный ресурс, может измеряться в любой размерности указанной в поле "Единица измерения". Для рабочих ресурсов – соответствует количеству рабочего времени ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи. 
Для назначения работа – это трудозатраты ресурса при выполнении задачи. Под трудозатратами ресурса понимается количество затрачиваемого рабочего времени ресурса. Работу следует отличать от длительности задачи.
Работа также определяется для задач и для ресурсов. Для задачи работа – это суммарные трудозатраты всех ресурсов, участвующих в выполнении задачи. Для ресурса – сумма трудозатрат ресурса по всем задачам, на которые назначен ресурс.
Профиль загрузки – это способ распределения работы по времени выполнения задачи. По умолчанию MS Project использует так называемый плоский профиль загрузки, т.е. на каждый рабочий день для ресурса планируются одинаковые трудозатраты. Наряду с плоским профилем загрузки MS Project позволяет использовать несколько предопределенных профилей загрузки. Кроме того, Вы можете самостоятельно отредактировать распределение работы по дням для любого назначения.


Работа с назначениями. Назначение ресурсов на задачи в MS Project

Назначение ресурсов в описании задачи
Для назначения ресурсов непосредственно при описании задачи необходимо:

  1. Открыть окно «Сведения о задаче» для этого необходимо два раза нажать на названии задачи или выделить задачу и нажать на кнопку «Сведения» на закладке «Задача».
  2. В открывшемся окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Ресурсы».
  3. В окне ввода Вы можете ввести название ресурса, если данное название совпадает с названием уже имеющегося ресурса, он автоматически будет назначен на задачу, если название не совпадает, будет создан новый ресурс типа «Трудовой». Во избежание дублирования станьте пустую строку, и нажмите на стрелку вниз в правой части строки, после чего из выпадающего списка выберите название ресурса.
  4. В поле «Владелиц» выводится имя пользователя владельца ресурса, которому будет отправляться согласование использования данного ресурса. Для всех локальных и универсальных ресурсов это поле пустое.
  5. В поле «Единицы» введите объем необходимого ресурса. Если вводите трудовой ресурс необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если Вы вводите материальный ресурс введите его количество в размерности указанной в представлении «Лист ресурсов». Если вводите затратный ресурс ничего не вводите.
  6. В поле «Затраты» будет выведено стоимость использования данного ресурса. Для трудовых и материальных ресурсов данное значение будет подсчитано автоматически при нажатии кнопки «ОК». Для затратных ресурсов необходимо указать сумму которую планируете потратить на реализацию данной задачи этим ресурсом.

После ввода ресурса не забудьте уменьшить фиксированные затраты задачи проекта на сумму которую вы планируете потратить на введенные Вами ресурсы.

 

Назначение ресурсов в MS Project

Чтобы назначить ресурс задаче:

Назначение ресурсов в MS Project

1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и перейдите на страницу «Ресурсы». 
2. Выберите задачу, которой Вы хотите создать назначение ресурса.
3. Нажмите на кнопку «Назначить ресурсы». Появится соответствующее диалоговое окно:
4. В поле «Название ресурса» выберите ресурс, который Вы хотите назначить на задачу. Если Вы хотите создать новый ресурс, перейдите на свободную ячейку в таблице диалогового окна и введите имя ресурса. Дважды щелкнув мышкой по имени ресурса, Вы вызовете окно «Сведения о ресурсе», при помощи которого Вы сможете ввести информацию о ресурсе.
Вы также можете выбрать имя ресурса из адресной книги Вашей системы электронной почты. Для этого нажмите на кнопку "+" слева от «Параметры списка ресурсов». Затем нажмите на кнопку «Добавить ресурсы» и в выпадающем списке выберите пункт «From Adress Book» (Из адресной книги…). MS Project покажет Вам окно, в котором Вы должны будете из списка адресатов выбрать, требуемые Вам ресурсы. После того, как Вы нажмете на кнопку  «OK», адресаты из адресной книги будут добавлены в список ресурсов проекта и для них будут созданы назначения.
5. В поле Единицы укажите выделяемое количество единиц ресурса в данном назначении. Для рабочего ресурса значение указывается в процентах (количество рабочего времени).
Для материального ресурса значение указывается с использованием единиц измерения для ресурса. По умолчанию для материального ресурса указывается фиксированная норма потребления. Если Вы хотите указать переменную норму потребления для материального ресурса, то укажите значение с использованием единиц измерения для ресурса, приведенного к единице времени. Например, для того чтобы указать для материального ресурса цемент норму потребления «1 тонна в сутки», а для цемента единица измерения указана как «т», то в поле Единицы необходимо будет указать значение «1 т/д».
При необходимости можно выбрать несколько ресурсов одновременно. Для этого, указывая на ресурс, пользуйтесь клавишей Ctrl.
Чтобы удалить назначение в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, назначение которого необходимо удалить и нажмите на кнопку «Удалить».
Чтобы заменить один ресурс в назначении на другой в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, который Вы хотите заменить в назначении и нажмите на кнопку «Заменить». В появившемся окне «Замена ресурса» выберите ресурс для замены. 

При назначении ресурсов с корпоративного пула ресурсов в рамках ИСУП MS EPM необходимо перейти на закладку "Ресурсы" пункт меню "Пул ресурсов" подпункт "Корпоративный пул". После чего открывается специальное окно где будет выведено перечень ресурсов корпоративного пула и возможность перенести их в лист ресурсов проекта.

Назначение ресурсов через описание задач  

Назначение ресурсов в MS Project

  1. Перейдите на закладку "Задача". Нажмите на кнопку "Отобразить сведения о задаче", после чего откроется нижняя часть экрана.
  2. Нажмите левую кнопку на открывшейся панели и перейдите на закладку "Формат". Нажмите на кнопку "Трудозатраты" для вывода нужного набора данных.
  3. Укажите перечень ресурсов в списке в столбце "Название ресурсов". После укажите объемы ресурсов в столбце "Единицы" или "Трудозатраты" (объемы материалов или работ для бригад указывайте также в столбце "Трудозатраты"). 
  4. После назначения ресурсов на задача нажмите кнопку "Ок".

Редактирование назначений ресурсов в MS Project

MS Project имеет два представления, позволяющие просматривать назначения: «Использование задач» и «Использование ресурсов». В первом случае Вы можете увидеть список назначений, сгруппированных по задачам, а во втором – по ресурсам. Каждое из назначений можно настроить в целях оптимизации плана проекта. По каждому назначению отображается объем работ, выполняемый в рамках назначения. Вы можете редактировать трудозатраты и объемы ресурсов в любой момент реализации проекта :

  • Общие трудозатраты для всех ресурсов назначенных на задачи.
  • Общие трудозатраты ресурса
  • Трудозатраты ресурса на любом указанном периоде.  

Назначение ресурсов в MS Project

Чтобы просмотреть детальную информацию по назначению необходимо дважды щелкнуть мышкой по назначению или, выбрав требуемое назначение, нажать на кнопку «Сведения» на панели инструментов. MS Project отобразит окно «Сведения о назначении»:

Редактирование назначений ресурсов

Информация, относящаяся к расписанию проекта, отображается на закладке «Общие». Используя окно «Сведения о назначении», можно настроить все основные параметры назначения: 
– назначенный ресурс;
– объем работы по назначению;
– количество ресурса, выделенное на назначение;
– профиль загрузки;
– дату начала работы по назначению;
– дату завершения работы по назначению;
– таблицу тарифных ставок и цен, используемую в данном назначении.
Точно так же, как и при создании назначения, если Вы в поле Ресурс введете имя несуществующего ресурса, то MS Project автоматически создаст новый ресурс с этим именем и создаст назначение для этого ресурса.


Изменение профиля загрузки для назначения в MS Project

Как уже отмечалось выше, при создании назначения оно изначально имеет плоский профиль загрузки. Профиль загрузки легко увидеть на представлениях «Использование задач» или «Использование ресурсов» – в левой части этих представлений в поле «Индикаторы».
MS Project предоставляет возможность распределить всю работу по назначению, используя один из следующих стандартных профилей загрузки:
1. Плоский (Flat).
2. Загрузка в конце (BackLoaded).
3. Загрузка в начале (FrontLoaded).
4. Двойной пик (Double Peak).
5. Ранний пик (Early Peak).
6. Поздний пик (Late Peak).
7. Колокол (Bell).
8. Черепаха (Turtle). 

Чтобы задать форму профиля загрузки:

1. Вызовите окно «Сведения о назначении» для назначения, которому необходим профиль загрузки.
2. В поле «Профиль загрузки» укажите один из стандартных профилей загрузки.
3. Нажмите кнопку «OK».
Если Вас не устраивает ни один из предлагаемых профилей, Вы можете самостоятельно создать профиль загрузки. Для этого во временной части представления «Использование задач» или «Использование ресурсов» для всех дней, на которые приходится назначение, укажите объем работы.
Вы также можете указать временные границы назначения, т.е. даты начала и завершения работы ресурса по этому назначению. В общем случае временные границы для отдельного назначения могут не совпадать с датами начала и завершения задачи, для которой произведено назначение. При этом работу ресурса можно будет распределять только в пределах этих границ.
Чтобы указать временные границы ограничения, в полях «Начало» и «Окончание» укажите дату начала и завершения работы ресурса по этому назначению.


Влияние назначений на расчет расписания проекта в MS Project

Если в Вашем проекте не произведены назначения ресурсов, MS Project при расчете расписания проекта опирается только на информацию о длительностях, зависимостях и ограничениях задач, а также на календарь проекта и календари задач. При появлении в проекте назначений на расчет расписания также влияют:
– объем работы ресурсов, назначаемых на задачу, а также распределение работы во времени;
– выделенное количество ресурса, назначаемого на  задачу;
– тип задачи (фиксированный объем ресурсов, фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты);
– календари ресурсов, назначаемых на задачу.
В MS Project определены три типа задач: фиксированный объем ресурсов, фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты. По умолчанию для задач используется тип фиксированный объем ресурсов.

Чтобы изменить тип задачи:

1. Перейдите на страницу «Задача» и нажмите на линейке инструментов кнопку «Сведения».
2. В окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Дополнительно» и в поле со списком «Тип задачи» выберите требуемый тип задачи, нажмите на кнопку «OK».
При назначении ресурса на задачу MS Project вычисляет работу для этого назначения. Способ вычисления работы зависит от того, является ли эта задача с фиксированным объемом работ. Для задач с фиксированным объемом работ при добавлении или удалении ресурсов происходит перераспределение работы между ресурсами, таким образом чтобы суммарная работа по задаче оставалось без изменений. Например, если на задачу с фиксированным объемом работ, длительность которой составляет 4 дня (32 часа), назначить 2 ресурса, то на каждый ресурс назначается по 16 часов работы. С другой стороны, если бы эта задача не была с фиксированным объемом работ, то на каждый ресурс было бы назначено по 32 часа работы.
Чтобы указать, что задача является с фиксированным объемом работ:
1. Откройте окно «Сведения о задаче» для задачи, которая должна быть с «фиксированным объемом работ».
2. Перейдите на закладку «Дополнительно».

Сведения о задаче

3. Установите переключатель «Фиксированный объем работ» во включенное положение. Если Вы хотите указать, что задача не является с фиксированным объемом работ, то установите этот переключатель в выключенное положение и нажмите на кнопку «OK».
По умолчанию задачи с типом фиксированный объем ресурсов определяются с фиксированным объемом работ. Это значит, что чем больше ресурсов назначается на задачу, тем меньше объем работы для каждого ресурса. Дополнительные ресурсы также позволяют уменьшить длительность задачи.
Если задача с типом фиксированная длительность является с фиксированным объемом работ, то чем больше ресурсов назначается на эту задачу, тем меньше объем работы, выполняемый каждым ресурсом.
Задачи с типом фиксированная длительность являются с фиксированным объемом работ по определению. При добавлении ресурсов работа распределяется между назначениями и длительность задачи уменьшается.


Выравнивание ресурсов в MS Project

При назначении одних и тех же ресурсов на несколько задач, которые паралельно реализуются, может возникнуть перезагрузка ресурсов. Для выравнивания ресурсов Вы можете воспользоваться инструментами системы для выравнивания. Для настройки инструментов выравнивания:

  • Перейдите на закладку "Ресурс"
  • Для выравнивания конкретных ресурсов нажмите пункт "Выравнять ресурс". В открывшемся окне "Выравнивание ресурсов" выберите ресурс и нажмите кнопку "Выровнять". Вы можете выбрать несколько ресурсов для выравнивания. 
  • Вы можете выровнять сразу все ресурсы проекта нажав на пункт "Выровнять все".
  • Для того что бы удалить все выравнивание нажмите кнопку "Очистка выравнивания".
  • Для анализа ресурсных конфликтов перемещаться по конфликтам с помощью кнопки "Следующее превышение доступности".

Выравнивание ресурсов

Для успешного выравнивания мы рекомендуем:

  • Декомпозировать задачи так что бы был назначен один трудовой исполнитель на одну задачу.
  • Назначать исполнителей с 100% загрузкой на задаче

Вы можете настроить систему таким образом что бы она автоматически выравнивала ресурсы. Для этого необходимо настроить параметры выравнивания загрузки ресурсов. Для настройки параметров нажмите на кнопку "Параметры выравнивания", в открывшемся окне Вы можете:

  • Настроить автоматическое или ручное выравнивание в блоке "Вычисления для выравнивания".
  • Указать точность выравнивания в пункте "Поиск превышения доступности" (рекомендую установить "по дням"). Система будет выравнивать загрузку в рамках указанного временного периода.
  • Вы можете выравнивать загрузку ресурсов как всего проекта так и задач в указанном диапазоне. Это необходимо когда Вы планируете определенными периодами (волновое планирование), к примеру детально планирование и выравнивание ресурсов делается на один месяц вперед.
  • Вы должны указать порядок выравнивания. "Только по идентификаторам" - сдвигаются задачи которые имеют больший номер идентификатора. "Стандартный" - сдвигаются задачи, которые имею временной максимальный резерв. "По приоритетам, стандартный" - сдвигается задачи которая имеет большее значение в поле "Приоритет" и большее значение приоритета проекта (в окне "Сведения о проекте" в поле "Приоритет"), для задач с одинаковым приоритетом сдвигается та у которой максимальный временной резерв.
  • При установке галочки в пункте "Выравнивание только в пределах имеющегося резерва" задача будет сдвигается только в рамках имеющего у ресурса резерва времени.
  • Для выравнивания не только выделенных но и предложенных ресурсов установите пункт "Выравнивание загрузки предложенных ресурсов"
  • При установке пункта "Выравнивание задач, запланированных вручную" система выравнивает загрузку ресурсы для задач с ручным типом планирования.  

Выравнивание ресурсов


Решение ресурсных конфликтов в MS Project

При назначении трудовых ресурсов на задачи проекта неизбежно возникают ресурсные конфликты. Для их решения в MS Project Professional имеются представление и инструменты решения конфликтов. Загрузите данное представление и перейдите на страницу «Формат».

Ресурсный конфликт

Данная страница позволяет настроить внешний вид представления. Для настройки Вы можете:
1. Определить уровни задач структурной декомпозиции работ проекта. Для выбора уровня нажмите кнопку «Сведения» и выберите уровень задач для вывода.
2. Определить формат сетки. Для настройки сетки нажмите кнопку «Сетка». Более подробнее о настройке сетки в материалах «Календарь проектов (организатор)».
3. Настроить стиль шрифтов в элементах представления.
4. Количество строк текста в каждой выведенной задаче в поле «Строки текста».
5. Определить цвет заливки и границы для выбранных задач, нажав на кнопку «Выбранные задачи».
6. Определить цвет заливки и границы для задач запланированных автоматически, нажав на кнопку «Запланированные автоматически».
7. Определить цвет заливки и границы для задач запланированных вручную, нажав на кнопку «Запланированные вручную».
8. Определить цвет заливки и границ для задач фактически завершенных, нажав на кнопку «Фактические трудозатраты».
9. Определить цвет заливки и границ для внешних задач проекта, нажав на кнопку «Фактические трудозатраты».
10. Определить цвет заливки и границ для задач с задержкой, нажав на кнопку «Задачи с задержкой».
11. Устранить ресурсные конфликты проекта, нажав на кнопку «Устранить превышения доступности». Ресурсный конфликт проекта решается за счет установки ограничения по дате начала.

Ресурсный конфликт

12. Развернуть или свернуть строки ресурсов для отображения задач запланированных на один и тот же период. Установить пункт «Развернуть строки ресурсов».
13. Отобразить или скрыть неназначенные задачи, установив пункт «Неназначенные задачи».
14. Отобразить или скрыть незапланированные задачи, установив пункт «Незапланированные задачи».

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Назначение ресурсов на задачи проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта