Введение в проектное управление

Введение в проектное управление

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.    


Содержание:

1. Определение проекта.
2. Треугольник проекта.
3. Влияние заинтересованных сторон.
4. Проекты и процессы в организации.
5. Группы процессов управления проектами.


Определение проекта

Проект (Project) - Уникальный набор скоординированных действий направленных на достижение уникального результата в рамках ограничений по времени и ресурсам с учетом требований качества и возможных рисков

Определение проекта необходимо нам для четкого понимания деятельности, к которой применимы методы и средства, рассматриваемые в данном курсе.

Определение проекта

Шесть составляющих проекта:

Уникальность:
1. Уникальные результаты. Уникальность результата означат что результат проекта содержит уникальные свойства и элементы, которых не было в результате других уже реализованных проектах. Типовые процессы компании должны производить стандартных результаты, любое отклонение от данных результатов рассматривается как брак. Проект изначально формирует уникальный продукт. Уникальные свойства и функции закладываются при создании продукта. Все что не прописано описанием содержания проекта (технических заданием) является браком. Уникальными могут быть требования клиентов (заказчиков) проекта, территориальные особенности,правовые документы, специфика ведения бизнеса, состояние рынка и много другое.
2. Уникальный набор скоординированных действий. Данная уникальность связана с технологией проведения работ в проекте. Опыт реализации проектов дает возможность оценить эффективность технологического процесса создания продукта применяемого компанией. На основании данного опыта даются предложении о развитии технологии (применение новых технологических приемов, применение нового оборудования, применение новых материалов). Если компания применяет проектный подход она старается с каждым проектом сокращать сроки и затраты проектов за счет развития технологии производства работ. Таким образом получает что каждый проект имеет уникальную технологию (уникальный набор скоординированных работ по созданию продукта). 
Ограничения
3. Ограничения по времени реализации. Все проекты ДОЛЖНЫ иметь дату начала и дату завершения (это что что легко отличает их от бизнес-процессов). В начале инициации проекта длительность указывается примерно, то есть те сроки в которые руководство желает реализовывать проекта. Вероятно того что изначальные сроки будут соответствовать фактическим 50% (или угадали или нет ;)). В процессе реализации проекта сроки уточняются и уже вероятность соответствия наиболее точная чем ближе завершения проекта. В процессе реализации проекта существует три типа длительности: базовая длительность, плановая длительность, фактическая длительность.
4. Ограничения по ресурсам. Вместо ограничения по ресурсам можно говорить и о ограничениях по затратах, так как все ресурсы могут быть куплены за определенные деньги. Все проекты ДОЛЖНЫ иметь ограничение о затратам. Как и для сроков, затраты тоже могут быть: базовые затраты, плановые затраты и фактические затраты. Для успешного управления затратами в рамках проекта необходимо сразу определить ограничения по затратах (на этапе инициации).
Допущения
5. Допущения по требованиям качества. Все заказчики оценивает результат проекта используя качественные показатели: красиво, удобно, светло, эффективно и т.д. Задача руководителя проекта в процессе планирования и реализации проекта перевести ожидания в выраженные качественных параметрах в количественные параметры продукта проекта. Требования качества продукта проекта и управления проектами растет от проекта к проекту. То что раньше с лихвой удовлетворяло заказчиков, на данный момент уже не удовлетворяет. С ростом качества жизни и уменьшения покупательской способности клиентов компании для проектов возрастет требование соотношения цена/качество. Методология проектного управления направлена на удовлетворение уникальных требований качества заказчиков проекта в условиях неопределенности.
6. Допущения по возможным рискам. Методология проектного управления разработана для управления проектами в условиях постоянных изменений и отсутствия стабильности на рынке и в экономике. При минимальных рисках и турбулентности внешнего окружения применять методы проектного управления мало эффективно. Так что можно сказать нет рисков нет проектов.  Выделяя часть бизнеса как отдельный проект, руководство компании вводит дополнительный уровень управления для борьбы в влиянием рисковых событий. Наличие неопределенности или постоянных изменений делает жизненно необходимым применение проектного управление, которое наиболее эффективно справляется с постоянными изменения, которые являются результатами влияния рисковых событий. В некоторых странах управление проектами заменено понятием управление изменениями.

К примеру строительство коттеджа проекта так как имеется уникальность по требованиям заказчика (каждый заказчик желает особенности строения и отделки), территориальные особенности (почва участка строительства каменистая и имеет определенный наклон). Для строительства коттеджа будет применена технология каркасо-монолитного строительства и задействованы новые механизмы и материалы. Проект должен быть реализован за девять месяцев фазу строительства необходимо начать в начале мая. Заказчик готов заплатить за коттедж не больше 100 000$. Заказчик желает получить дом который бы был:комфортным, теплым, светлым и большим (все эти понятия нужно уточнить, что имел ввиду заказчик). Проект необходимо реализовывать в условия: неудовлетворительного состояния грунтов, заказчик еще не определился с проектом дома, подвоз материалов затруднен (из-за плохих дорог), соседи не рады предшествующему строительству. 


Треугольник проекта

Реализации проекта подразумевает обязательное планирование. Планирование это разработка модели проекта в специализированном программном продукте к примеру MS Project. В процессе планирования команда проекта вписывает проект в ограничения проекта. Ограничения проекта можно разделить на три группы:

  • Ограничение по содержанию. Это описание требований к продукту проекта, чем сложнее проект тем больше задач необходимо реализовать для создания продукта проекта. Если мы планируем построить одноэтажный коттедж без дополнительных строений то модель, данного проекта будет довольно простой. С увеличением сложности проекта растет количество задачи, усложняется технология и растут сроки и затраты проекта.
  • Ограничения по срокам. Мы уже знаем что любой проект имеет ограничения по срокам, и в модели проекта данные ограничения обязательно должны быть четко указаны. В программном продукте MS Project ограничения по срокам указываются с помощью поля "Крайний срок" в котором указываются даты до которых должны быть реализованы задачи и получены результаты проекта. В плане-графике проекта может быть указанно несколько крайних сроков, но для одной задачи или вехи (описание продукта проекта) может быть указан только один крайний срок.
  • Ограничение по затратам. Под ограничением по ресурсам понимает не только финансы которые компания готова потратить для реализации проекта, но и стоимость использования ресурсов компании для реализации проекта.  

Треугольник проекта

Желание заказчика или клиента получить максимальный результат (большой коттедж) в сжатые сроки (желательно за две недели) и за "смешные" деньги ( к примеру за 1000$). Можно ли реализовать такой проект? Большинство из Вас ответят НЕТ. Я бы сказал, МОЖНО, картонные коробки еще не перевелись. Как Вы уже наверно догадались это был пример того что в центре любого проекта лежит качество. И если заказчик или клиент пытается поставить нереальные сроки или бюджет при это заказывая уникальный продукт, он всегда жертвует получить продукт низкого качества. Хотя большой бюджет или длительные сроки не гарантируют качество продукта проекта, но одновременно сокращение предложенных исполнителем сроков и бюджетов может привести к продукту низкого качества. Это связано стем что строя модель проекта исполнитель (подрядчик) вписывает имеющуюся у него технологию реализации проекта. Изменение ограничений приводит к повышения вероятности наступления рисковых событий, а они всегда "бьют" по качеству. 


Влияние заинтересованных сторон

Успешным проектом можно назвать проект, результаты которого удовлетворяют основных заинтересованных сторон.

Успех проекта оценивается удовлетворенностью заинтересованных сторон, чем больше заинтересованные стороны удовлетворен полученными результатами проектами тем больше можем считать что проект реализуется успешно. Если заказчик полностью удовлетворен полученными результатами (если это возможно ;)) можно считать проект успешно завершенным.

  • Если заинтересованные стороны удовлетворены результатом проекта, они готовы согласится с обоснованными отклонениями по сроками и бюджету.
  • Если проект завершен в срок и в рамках бюджета, но заказчик не удовлетворен полученным результатом проекта данный проект можно признать не успешным.

Для большинства длительных проектом наблюдается ситуация, когда видение продукта проекта у заказчика меняется таким образом, что изменение настолько масштабы, что легче закрыть это проекта и инициировать новый. У каждого из участников проекта есть свое видение успешного результата так что основная задача руководителя это согласование желаний и возможностей участников проекта. Инструмент для согласования это план-график проекта.

Заинтересованные стороны проекта

В последнее время большую популярность приобретают понятие инновационные проекты. Отличительной чертой данных проектов является то что заказчики проекта представляет результаты проекта только в виде качественных параметров. Продуктом инновационного проекта может быть любой результат, главное что бы он соответствовал ожиданиям заказчика.

К примеру, результат инновационного проекта внедрения информационной системы может быть описан как: "высокоэффективная система с большой скоростью обработки данных и простым интерфейсом". Под такое определение может попасть любая система от мобильного приложения до большой сложной информационной системы с разделенными серверами.


Проекты и процессы в организации

Управление проектом (Project Management) - это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Как выделить проекты компании? Чем выше сложность и уникальность проекта тем выше уровень риска процесса и тем эффективнее применение методов и средств проектного управления. В зависимости от уровня рисков и уникальности процесса в процессах компании различаются методы управления данными процессами. Чем выше уровень риска тем больше затраты на их реализацию задач по минимизации последствий наступления рисков и недопущению наступления негативных последствий. К любому процессу компании может быть применены методы и инструменты проектного управления, но применение их довольно затратно для компании. Затраты на управление проектом компенсируются снижением затрат по минимизации рисков. При внедрении проектного управления в компании необходимо определить к каким процессам выгодно применять методы и инструменты проектного управления. Приоритетность, уникальность и уровень риска для процессов в компании постоянно изменяется и необходимо постоянно пересматривать типы проектов.

  1. Для управления процессами с высоким уровнем риска и уникальности применяются методы управления проектами как наиболее подходящие для управления данным типом процессов.
  2. Для управления процессами с среднем уровнем рискованности и уникальности применяются методы процесного управления.
  3. Процессы с низким уровнем уникальности и рискованности наиболее выгоднее автоматизировать.

Проекты в организации

Развитие проектного управления и бизнес-процессов компании позволяет типизировать проекты и процессы. При введении шаблонов проектов компании и их детальном описании планов-графиков проектов, на нижнем уровне фиксируются бизнес-процессы компании. При снижении уровня уникальности для задач проекта они переходят на уровень бизнес процессов. При минимальном уровне уникальности для бизнес-процессов, они могут быть автоматизированны. Переход процессов от задач проектов до автоматизированных процессов позволяет компании снизить уровень затрат и сроки их реализации. Данный процесс обеспечивает относительно небольшой объем задач в портфеле проектов компании.


Группы процессов управления проектами

Процессы управления проектами компании разделяются на:

  • Процессы управления портфелем проектов. Данный процесс детализируется на несколько подпроцессы: инициация проектов, управление портфелем проектов и завершение проекта. Процессы управления портфелем проектов реализуется циклически. Периодичность реализации данных процессов разные для разных компаний. Инициация проекта может реализовываться раз в месяц. Процесс управления портфелем проектов может реализовываться раз в неделю. Процесс завершения реализуется сразу после завершения проекта. Ответственным за реализацию данного проекта является руководитель проектного офиса
  • Процессы управления проектом. Процессы управления проектом могут быть разными для разных типов проектов. Они должны быть объединены общим положением о проектном управлении. Ответственным за реализацию данного процесса является руководитель проекта.
  • Процессы реализации проектов. Процесс реализации проекта описывает технологию принятую компанией для реализации данного проекта. В плане-графике проекта описывается только процесс реализации проекта. Ответственным за данный процесс является главный инженер проекта.
  • Процессы развития системы управления проектами. Процесс развития тоже является циклическим, как и процесс управления портфелем проектов. В рамках данного процесса проводят регулярные встречи команды по внедрению и развитию системы управления компании (в рамках бенчмаринга). Данный процесс анализирует эффективность управления проектами компании внедряет изменения в проектные документы, шаблоны и информационную систему управления проектами компании.

управление проектами как дисциплина

Данный материал рассматривается на коучинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта