Основные элементы методологии

Основные элементы методологии

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

1. Основные элементы знаний методологии.
2. Процессы управления проектом.
3. Этапы проекта.
4. Таблица процессов и областей знаний.


Основные элементы знаний методологии

Методология проектного управления это ОГРОМНЫЙ набор моделей, методов, подходов и инструментов. Применения всего сразу для управления вашим проектом не только сложное занятие, но и довольно не эффективное. Каждый проект требует индивидуального подхода к выбору методов и средств управления в зависимости от типа проекта, особенностей компании (ее системы управления и принятия решений), текущей ситуации на рынке. Один набор методов применяемый в прошлых проектах такого же типа может не сработать в данном проекте. Даже в процессе реализации проекта может изменится ситуация настолько что прейдеться поменять подход к управлению (за время пути собака могла подрасти). Так ключевой задачей команды проекта во главе с руководителем проекта является выбор подходящих методов и средств проектного управления. Давайте рассмотрим на что опираться при выборе необходимых методом и инструментов:

Окружение проекта

  • Фазы проекта и его жизненный цикл. В зависимости от типов проектов, их технологии и специфики подходов к управлению компания может применять различные методы и средства проектного управления. Изучая технологию реализации проектов, принятую в компании и жизненный цикл продуктов проекта, проектная команда формирует набор необходимых методов и средств для управления.  К примеру реализация инновационных проектов требует разработки специфичной иерархической структуры проектов, то есть разделение проекта на несколько фаз или этапов.

  • Заинтересованные стороны. Чем больше заинтересованных сторон и сложнее взаимодействие в проекте тем сложнее методы и средства проектного управления необходимо применять.К примеру проект развития корпоративного сайта компании где заказчик, инвестор и клиент это руководитель компании, а исполнитель это программист компании. Такой проект не требует сложные процессы планирования или мониторинга достаточно будет целевого плана и простого описания продукта проекта. Для проекта строительства социального жилья где заказчиком является государственная организация, инвестором казначейство и десяток контролирующих государственных организаций, для такого проекта нужно применить весь набор методов и средств проектного управления. 

  • Организационное взаимодействие. Реализация проекта затрагивает все Чем сложнее организационная структура компании тем сложнее методы и средства проектного управления применяются. Простой компании с тремя подразделениями и небольшим количество сотрудников сложные процессы управления проектами и "тяжеловестные" методы управления не нужны они только добавят ненужный уровень бюрократизма. Для большого же холдинга с десятком предприятий и сотнями подразделений простых процессов методов и инструментов будет не достаточно. С ростом компании должны расти и адаптировать процессы методы и процессы проектного управления.

  • Ключевые навыки управления проектом. Для управления проектом Вы можете выбрать большой набор сложных методов и инструментов проектного управления, но смогут ли специалисты компании входящие в команду управления проектом справится с этим. Выбирая методы управления необходимо ориентироваться на компетенции и навыки специалистов компании.

  • Социально-экономическое окружение. Изменение курса доллара, социальные волнения, покупательские способности клиентов и многие другие факторы влияют на реализацию проекта. Если социальный взрыв или экономический кризис влияет на компанию, то он влияет на проекты которые реализует компании. Проектному офису компании и командам проектов необходимо быстро адаптироваться и выбирать новые методы управления проектами или изменить уже используемые.

Область знаний

Методологию с американского института управления проектами PMI при написании стандарта PMBOK разделили все методы и средства управления проектами на 10 групп. Со временем стандарт PMBOK стал международным стандартом, когда международная ассоциация управления проекта PMA приняла это стандарт как базовый. Такое разделения довольно удобно при внедрении и развитии проектного управления в компании. Чем сложнее и инновационные проект с одной стороны и чем выше требования к соблюдению сроков и затрат проекта тем больше областей знаний прийдеться задействовать проектная команда. Давайте рассмотрим все области знаний по порядку возрастания сложности:

  1. Управление интеграцией проекта. Процессы и методы управления интеграцией обеспечивают связь проекта с деятельностью все компании. Уже сложно представить проект без привязки к компании которая его реализует. Для успешной реализации необходимо привязать проект к стратегиям ее развития, а также структурам и бизнес-процессам компании. Ключевым элементами процессов интеграции являются проектные документы (устав проекта, план управления проекта, финальный отчет проекта). Данная область знаний является обязательной для любого проекта и любой системы управления проектами компании. 

  2. Управление содержанием проекта. Данная область знаний направлена на создание продукта проекта. Так как особенность проекта состоит в создании уникального продукта проекта, то есть интерпретация представлений участников проекта (выраженных качественными параметрами) в конкретный продукт проекта, который бы соответствовал этим представлениям. Процесс управления содержанием для компании отражает технологию компании по созданию продукта проекта. Данная область знаний также является обязательной при реализации проекта.

  3. Управление временными параметрами проекта. Наличие плана-графика проекта обязательный элемент при управлении проектом. По этому область знаний по управлению временными параметрами является обязательной. Данная область содержит в себе описание процессов методов и инструментов описания сроков и длительностей реализации задач проектов. Для реализации проектов с жесткими ограничениями по срокам, данная область знаний является обязательной.  
  4. Управление стоимостью проекта. Область знаний "управления стоимостью" содержит подходы методы и средства управления финансовыми средства проекта. Данная область знаний особенно актуальна для инвестиционных проектов. Меньшей востребованностью данная область пользуется для внутренних проектов развития компании.
  5. Управление контрактами. Область знаний "управление контрактами" содержит подходы методы и инструменты управления контрактами и поставками проекта. Данная область рассматривает как поставки услуг так и товаров для реализации проекта. Конечно же в компании существуют свои процедуры проведения конкурсов и/или тендеров при этом использовать информацию данной области можно интегрировать процессы компании с процессами и методами проектного управления. Для компаний которые реализуют проекты собственными силами без привлечение внешних подрядчиков и/или поставщиков данная область знаний будет не интересна. К примеру ИТ-компании оперируют собственными ресурсами, зачатую не привлекая подрядчиков и не закупая дополнительных ресурсов, в то время как проекты дивелоперских компаний зачастую полностью используют ресурсы своих подрядчиков. 

  6. Управление человеческими ресурсами. Данную область знаний так же называют "Управление ресурсами". Данная область знаний посвящена метода и средствам управления любыми ресурсами проекта. Так как управление человеческими ресурсами является самой сложной задачей в проекте ее посвящены большинство методов. Данная область знаний очень востребована для инновационных и ИТ-проектов так как основной движущей силой этих проектов являются люди. Успех данных проектов в большей степени зависит от того насколько руководитель проекта сможет правильно мотивировать и решать конфликты внутри команды разработчиков. В дивелоперских (строительных) проектах данная область почти не используется так как большую часть работы выполняют сотрудники подрядных организаций.

  7. Управление заинтересованными сторонами (стекхолдоров) проекта. Заинтересованные стороны проекта играют сейчас ключевую роль при управлении проектом, так как от того насколько они будут удовлетворены продуктом проектам зависит и его успех. До недавнего времени данной области знаний не было в PMBOK, но в связи с появлением и бурным развитием инновационных проектов потребность в данной области знаний стала ощутимой. Данная область будет интереса командам тех проектов у которых большой количество разнотипных заинтересованных сторон.

  8. Управление взаимодействием в проекте. Информированность и ходе реализации проекта играет ключевую роль при принятии решений в проекте. Предоставление своевременной, нужной и корректной информации всем участникам проекта одна из ключевых задач команды проекта. Область "управление взаимодействием в проекте" реализует данную задачу и гарантирует снижение одного из самых опасных рисков проекта - "конфликт".

  9. Управление качеством в проекте. В связи с ростом конкуренции на рынке растут и требования качества к продукта проекта. Выяснить данные требования сформировать план их обеспечения вот основная задача методов и инструментов представленных в данной области знаний. Процессы данной область должны быть интегрированы в существующие в компании процессы обеспечения качества продуктов компании.

  10. Управление рисками проекта. Данная область знаний является самой сложно и при этом самой востребованной для компаний в наше неспокойное время. Все управление проекта это инструмент минимизации риска не успешной реализации проекта. Можно сказать что данная область была бы полезна всем компания, но внедрения методов и инструментов данной области требует длительно времени и больших финансов компании.


Процессы управления проектом

Давайте рассмотрим процессы управления проектами. Они отличаются от классических бизнес-процессов компании. Начинается проекта с процессов инициации в результате которого формирует устав проекта и план-график проекта. Далее реализуется процесс планирования который уточняет план-график проекта после чего запускается процесс реализации. В результате выполнения процесса реализации в проекте возможны изменения которые вносятся в план график при повторной реализации процесса планирования. Данный цикл называется "период реализации" и может реализовывать в за различное время от дня до месяца (рекомендованный цикл реализации одна неделя). После того как будет принято решение что цели проекта достигнуты и продукт проекта получен реализует процесс завершения проекта.

Перечень процессов управления проектами 

  1. Процессы инициации. Данный процесс реализуется один раз за проект. Основная задача данного процесса помочь руководству принять решение о начале реализации проекта или этапа. Ответственный за процесс руководитель проектам. Результат реализации процесса - план верхнего уровня для проекта или этапа проекта.

  2. Процессы планирования. Данный процесс реализуется циклический. Основная задача проекта спланировать проект с учетом текущей ситуации в проекте. Ответственный за процесс руководитель проектам. Результат реализации процесс - план-график проекта.

  3. Процессы исполнения. Данный процессы реализуется циклически. Основная задача процесса обеспечить реализацию задач проекта. Ответственный за процесс руководитель проекта. Результат реализации процесса - фактический план-график проекта.

  4. Процессы мониторинга. Постоянный процесс.. Основная задача контроль основных параметров проекта (сроки, затраты, объемы) и поддержка принятия решений об изменении. Ответственный за реализацию процесса - руководитель проекта. Результат реализации процесса - принятые запросы на изменения для перепланирования.

  5. Процессы завершения. Данный процесс реализуется один раз за проект. Основная задача процесса это закрытие всех задач проекта или фазы проекта. Ответственный за реализацию процесса - руководитель проекта. Результат реализации процесса - фактический план-график проекта с закрытыми задачами.

Данные процессы Вам хорошо известны. Когда Вы садитесь в автомобиль и заводите двигатель реализуется процесс инициации. После чего вы планируете куда хотите ехать и это процесс планирования. Начинаете движение и это процесс реализации. В процессе езды у вас могут быть изменения (заторы, изменение планов, ситуация с парковкой) в результате чего вы меняете свои планы. Когда Вы решите что приехали реализуется процесс завершения, Вы паркуетесь и выходите их машины.


Этапы проекта

Технология реализации проекта отображает технологию создания продукта проекта принятую в компании. Чем сложнее технология реализации тем больше этапов и больше промежуточных продуктов нужно получить прежде чем команда проекта сможет подойти к получению продукта проекта. Рассмотрим несколько вариантов этапов проектов:

  1. Технологически сложный проект. Данный подход используется для проектов создания сложных продуктов для которых необходимо принимать большое количество сложных решений. Каждый этап в данной технологии обеспечивает создание продукта проектов из большого количества вариантов.

  2. Инновационный проект. Особенность инновационного проекта состоит в том что продукт проекта не известен. Известны только качественный параметры описания результата (эффективный, красивый, быстрый). Для реализации инновационных проектов план-график делится на несколько этапов. В рамках каждого этапа реализуются подэтапы инициации, планирования, реализации и завершения. В результате каждого этапа создается результат на основании, которого планируются следующие этапа. Данная технология подходит для реализации научно-исследовательских проектов, проектов создания программных продуктов и систем по заказ. Мы используем данную технологию для реализации проектов внедрения корпоративных систем управления проектами.

  3. Типовой проект. Проекты где результат хорошо известен и технология уже отработана на большом количестве реализованных проектах. Данная технология применяется да простых проектов с низким уровнем риска. При реализации проектов активно применяются шаблоны планов-графиков проектов, что значительно упрощает процесс управления проектом. Данная технология разделяется на три этапа: инициация, реализация и завершение. К примеру данная технология применяется к строительству типовых коттеджей или установке коробочных ИТ-продуктов.

Классические этапы проекта:

  1. Инициация проекта. В рамках этапа инициация проекта проводятся работы по предварительной оценке проекта. Специалисты компании проводят анализ на основании которых руководство принимает решение о необходимости проекта для компании. Результатом данного этапа является устав проекта.

  2. Выбор проекта. Данный этап необходим для принятия решения о планировании проекта. На данном этапе устанавливается приоритет проекта и формируется команда проекта. Результатом данного этапа является проект интегрированный в портфель проектов компании. 

  3. Планирование проекта. В процессе реализации этапа планирования разрабатываются основные планы проекта на основании которых формируется плану управления проектом. Результатом данного этапа является документ план управления проектом.  

  4. Выполнение проекта. Реализация задач проекта осуществляется на фазе выполнения. Данная фаза может быть разбита на этапы которые будут реализовываться один за другим. Результатом данного этапа является отчет о результатах реализации проекта.

  5. Завершение проекта. Как только будет принято решение о завершении проекта будут реализованы все задачи фазы завершения. Задачи данной фазы направленны на закрытие всех задач проекта, фиксацию ценного опыта и передачу документов в архив. В результате реализации данного этапа формируется документ "дело проекта".


Таблица процессов и областей знаний

В таблице приведенной ниже показаны связь областей знаний и процессов управления проектами. В зависимости от того какие области знаний выбрала команда управления проектами для своего проекта и от того какая группа процессов будет реализовываться выбираются задачи по управлению проектами которые необходимо реализовывать.

Область знаний Группа процессов инициации Группа процессов планирования Группа процессов исполнения Группа процессов мониторинга и контроля Группа процессов закрытия
1. Управление интеграцией проекта 1.1.Разработка устава проекта 1.2. Разработка плана управления проектом 1.3. Руководство и управление работами проекта 1.4. Мониторинг и контроль работ проекта
1.5. Интегрированный контроль изменений
1.6. Закрытие проекта или фазы
2. Управление содержанием проекта   2.1. Планирование управления содержанием
2.2. Сбор требований
2.3. Определение содержания
2.4. Создание ИСР
  2.5. Подтверждение содержания
2.6. Контроль содержания 
 
3. Управление сроками проекта   3.1. Планирование управление управления расписанием
3.2. Определение операций
3.3. Определение последовательности операций
3.4. Оценка ресурсов операций
3.5. Оценка длительности операций
3.6. Разработка расписания
  3.7. Контроль расписания  
4. Управление стоимостью проекта   4.1. Планирование стоимостью проекта
4.2. Оценка стоимости
4.3. Определение бюджета
  4.4. Контроль стоимости  
5. Управление закупками проекта   5.1. Планирование управление закупками 5.2. Проведение закупок 5.3. Контроль закупок 5.4. Закрытие закупок
6. Управление коммуникациями проекта   6.1. Планирование управления коммуникациями проекта 6.2. Управление коммуникациями 6.3. Контроль коммуникаций  

7. Управление заинтересованными сторонами проекта

7.1. Определение заинтересованных сторон 7.2. Планирование управления заинтересованными сторонами 7.3. Управление вовлечением заинтересованных сторон 7.4. Контроль вовлечение заинтересованных сторон  
8. Управление человеческими ресурсами проекта   8.1. Планирование управления человеческими ресурсами 8.2. Набор команды проекта
8.3. Развитие команды проекта
8.4. Управление команды проекта
   
9. Управление качеством проекта   9.1. Планирование управления качеством 9.2. Обеспечение качества 9.3. Контроль качества  
10. Управление рисками проекта   10.1. Планирование управления рисками 10.2. Идентификация рисков 10.3. Качественный анализ рисков 10.4. Количественный анализ рисков 10.5. Планирование реагирования на риски   10.6. Контроль рисков  

Данный материал рассматривается на коучинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта