Этапы управления проектами

Этапы управления проектами

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Сценарий планирования проекта.
  2. Сценарий реализации проекта.
  3. Сценарий завершение проекта.

Сценарий планирования проекта

Процесс планирования в MS Project Online – это процесс, в раках которого проводится оценка ключевых параметров проекта, формируется перечень задач и оценивается объемы финансирования и необходимых ресурсов. Этот процесс включает в себя предварительную оценку всех элементов проекта. В результате реализации данного этапа формируется план-график проекта. Если данный план-график устраивает основные заинтересованные стороны проекта, сохраняется базовый план проекта и начинается его реализация. После окончания данного этапа дальнейшая работа над проектом осуществляется в рамках процесса «Управление портфелем проектов».

Планирование проекта

Название задачи

Определение заинтересованных сторон

Ответственный

Администратор проекта

Входящие документы

План-график

Исходящие документы

Реестр заинтересованных сторон

Описание задачи

На основании информации сформированной на этапе инициации и представленной в документе «Зарос на проект» администратор проекта определяет заинтересованные стороны проекта.
При формировании заинтересованных сторон при большом их количестве администратор проекта должен сгруппировать по группам относительно уровня влияния каждой группы на проект. Для создания групп заинтересованных сторон администратор проекта может использовать стандартные группы проектов компании.
Администратор проекта описывает заинтересованные стороны проекта, указывая названия организации и контакты представителей заинтересованных сторон. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Администратор проекта определяет какие группы заинтересованных сторон будут участвовать в проекте.
  2. Администратор проекта заносит перечень заинтересованных сторон на страницу проекта в MS Project Online.
  3. Администратор проекта уточняет периодичность и вид отчетности необходимый для взаимодействия с заинтересованными сторонами проекта 

Название задачи

Определение содержания проекта

Ответственный

Главный инженер

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон,План- график

Исходящие документы

Техническое задание

Описание задачи

Для планирования содержания проекта главный инженер проекта встречается с заинтересованными сторонами проекта с целью уточнения результатов проекта и решения конфликтных ситуаций. На основании разработанной информации главный инженер проекта четко определяются цели и результаты проекта. Описанием содержания проекта может, служит техническое задание на проект выданное заказчиком проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Главный инженер определяет результаты и продукты проекта описывая их в техническом задании на проект
  2. Менеджер по планированию вносит или корректирует информацию о продуктах проекта в виде вех в плане-графике проекта в MS Project Pro. В случае необходимости корректирует шаблонный перечень задач проекта.
  3. Менеджер по планированию накладывает ограничения на ключевые вехи проекта согласно требований заинтересованных сторон.

Название задачи

Разработка календарного плана

Ответственный

Менеджер по планированию

Входящие документы

Техническое задание,План-график

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

Менеджер по планированию разрабатывает календарный план график проекта на основании принятого шаблона данного типа проекта вписывает проекта в установленные ограничения по срокам. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по планированию определяет календари для задач в плане-графике проекта в MS Project Pro.
  2. Менеджер по планированию уточняет технологические задачи проекта, уточняет длительность задач плана графика согласно сложности описанных результатов.
  3. Менеджер по планированию определяет ограничения на ключевые задачи проекта и даты начала реализации задач проекта.

Название задачи

Сформировать лоты проекта

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

План-график, Содержание проекта Исходящие документы Лоты проекта
Описание задачи

Менеджер по контрактам уточняет перечень типов ресурсов необходимых для реализации проекта. Задачам для реализации, которых будут привлечены подрядные организации, назначаются ресурсы описывающие типы подрядных организаций. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по контрактам определяет задачи проекта, которые будут реализовываться внешними подрядными организациями. 
  2. Менеджер по контрактам группирует задачи проекта по лотам согласно специфике и зависимости между задачами.
  3. Менеджер по контрактам выбирает или создает типы подрядчиков проектов и назначает их на задачи лотов
  4. После проведения тендеров менеджер по контрактам заменяет типы подрядчиков на настоящих подрядчиков. Если подрядчик первый раз работает с компаний необходимо внести его в корпоративный пул ресурсов на MS Project Online.
  5. Менеджер по контрактам должен уточнить сумму затрат на реализации задач плана-графика проекта согласно договору.

Название задачи

Уточнение типов ресурсов проекта

Ответственный Менеджер по ресурсам

Входящие документы

Содержание проекта, План-график Исходящие документы Ресурсный планЛоты проекта
Описание задачи

Менеджер по ресурсам уточняет перечень типов ресурсов необходимых для реализации проекта. Задачам для реализации которых планируются привлекаются подрядные организации назначаются ресурсы описывающие типы подрядных организаций. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по ресурсам должен проверить перечень типов необходимых ресурсов в плане-графике проекта в MS Project Pro. При необходимости добавить новый тип ресурсов менеджер по ресурсам должен обратится к администратору портфеля проектов с запросом на добавления нового типа ресурсов.
  2. Менеджер по ресурсам уточняет объемы ресурсов необходимые для реализации задач проекта.
  3. Менеджер по ресурсам решает ресурсный конфликт для типов ресурсов проекта в плане-графике проектов.

Название задачи

Разработать бюджет проекта

Ответственный

Менеджер по затратам

Входящие документы

План-графикЛоты проекта

Исходящие документы

Бюджет проекта

Описание задачи

Менеджер по затратам совместно со специалистами по предметной области суммы фиксированных затрат на задачах проекта. Затраты проекта определяются на основании анализа затрат проектов аналогов. На данном этапе планировании формируется предварительный план затраты проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по затратам уточняет фиксированные затраты задач проекта в MS Project Pro.
  2. Менеджер по затратам уточняет суммы затрат для задач проекта, которые реализуется подрядчиками, на основании заключенных договоров.
  3. Менеджер по затратам уточняет затраты проекта относительно объемов и ставок типов ресурсов.

Название задачи

Разработка плана управления качеством

Ответственный

Менеджер по качеству

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон, Содержание проекта, План-график, Реестр требований качества

Исходящие документы

План управления качеством

Описание задачи

Менеджер по качеству проводит анализ продуктов проекта, а также перечень заинтересованные стороны проекта с целью формирования перечня требований качества. Менеджер проекта кроме описания требований качества формирует перечень критериев оценки качества продукта проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги: 

  1. Менеджер по качеству определяет перечень стандартов качества проекта из корпоративного реестра требований качества. Выбор основывается на продуктах и заказчиках проекта. 
  2. Менеджер по качеству формирует перечень задач по управлению качеством относительно ограничениям по бюджетам.
  3. Менеджер по планированию вставляет мероприятия по управлению качеством в план-график проекта в MS Project Pro.

Функции

Определение мероприятий управления качеством.

Название задачи

Разработка плана управления рисками

Ответственный

Менеджер по рискам

Входящие документы

Реестр заинтересованных сторон, Содержание проекта, План-графикПлан управления качествомРеестр рисков

Исходящие документы

План управления рисками

Описание задачи

На основании анализа заинтересованных сторон и задач проекта менеджер по рискам совместно со специалистами по предметной области формирует реестр рисков проекта. В данном реестре выделяются риски, наиболее влияющие на проект. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по рискам выбирает риски проекта с корпоративного реестра рисков на MS Project Online. Выбор основывается на типе проекта и специфике реализации. Перечень рисков ограничивается бюджетом на управление рисками проекта.
  2. Менеджер по рискам формирует перечень мероприятий по недопущению наступления рисковых событий на странице проекта в MS Project Online.
  3. Менеджер по планированию указывает мероприятия по недопущению рисковых событий в план-график проекта в MS Project Pro. 
  4. Менеджер по планированию сохраняет базовый план проекта.

Документом регламентирующий данный процесс является регламент по планированию проектов.


Сценарий реализации проекта

Процесс реализации в системе MS Project Online – процесс регламентирующий реализацию все запланированные задачи проекта. В рамках этого процесса проводится перепланирование или дополнительное планирование проекта.

Руководитель проекта вместе с командой управления проектом руководит выполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организационными связями, которые существуют в рамках проекта. На процесс руководства и управления исполнением проекта напрямую влияет прикладная область проекта.

PMBOK (77 c.)

Реализация проекта

Название задачи

Разработка оперативного плана

Ответственный

Менеджер по планированию

Входящие документы

План-график

Исходящие документы

Оперативный план-график

Описание задачи

Менеджер по планированию выделяет те задачи, которые попадают на текущую неделю и совместно со специалистами по предметной области детализирует до задач длительностью не более недели. В процессе детализации проводится утонение плановых сроков проекта. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по планированию описывает задачи проекта на неделю и уточняет связи между задачами. Для планирования задач проектов на неделю менеджер по планированию использует представление «календарь проекта (организатор)».
  2. Менеджер по планированию определяет даты реализации задач оперативного плана плана-графика проекта в MS Project Pro.

Название задачи

Планирование работы подрядчиков

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Оперативный план-график

Исходящие документы

План работы с подрядчиками

Описание задачи

На основании разработанных лотов менеджер по контрактам готовит материалы для проведения конкурсов. Менеджер по контрактам участвует в проведение тендера для своего проекта. На основании заключенный в результате проведенных конкурсов договоров менеджер по планированию совместно с менеджером по контрактам обновляют план-график, внося туда суммы затрат и требования со стороны подрядчиков. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по контрактам обновляет задачи проекта в плане-графике проекта выполняемые подрядчиками.
  2. Менеджер по контрактам добавляет новых подрядчиков или заменяет уже назначенных на задача проекта в перечне ресурсов проекта ,
  3. Менеджер по контрактам корректирует задачи подрядчиков а также, если нужно, накладывает дополнительные ограничения на задачи плана-графика проекта в MS Project Pro.

Название задачи

Назначение ресурсов Ответственный Менеджер по ресурсам

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчиками Исходящие документы Ресурсный планПлан работы с подрядчиками
Описание задачи

Менеджер по ресурсам заменяет типы ресурсов для задач текущей недели на ресурсы с корпоративного пула ресурсов компании. В назначения ресурсов менеджер проекта решает ресурсные конфликты. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по ресурсами заменяет в плане-графике проекта типы ресурсов и роли на реальные ресурсы компании.
  2. Менеджер по ресурсам инициирует добавление новых ресурсов в случае отсутствии необходимых ресурсов.
  3. Менеджер по ресурсами решает ресурсные конфликты между корпоративными ресурсами компании. 

Название задачи

Разработка плана финансирования Ответственный Менеджер по затратам

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчикамиРесурсный план Исходящие документы План финансирования 
Описание задачи

На основании заключенных договоров по проекту менеджер по затратам обновляет план-график проект и добавляет в проект реальные суммы и реальных подрядчиков. 
На основании заключенных договоров и бюджета проекта менеджер по затратам формирует план финансирования. В плане-графике проекта план финансирования отображается вехами финансирования. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по затратам обновляет задачи и ресурсы проекта в плане-графике проекта,
  2. Менеджер по затратами добавляет вехи финансирования в план-график проекта.

Название задачи

Разработка плана взаимодействия

Ответственный

Администратор проекта

Входящие документы

Оперативный план-графикПлан работы с подрядчикамиПлан финансирования, Бюджет проекта

Исходящие документы

План взаимодействия

Описание задачи

На основании обновления плана-графика администратор проекта обновляет задачи по взаимодействию с заинтересованными сторонами. На основании анализа задач и результатов проекта администратор проекта обновляет план управление документооборотом. Для реализации процеса реализуються следующие шаги:

  1. Администратор проекта готовит отчеты для заинтересованных сторон проекта на основании документов проекта и плана графика.
  2. Администратор проекта формирует перечень задач по взаимодействию и добавляет их в план-график проекта в MS Project Pro,
  3. Администратор проекта указывает факт выполнение задач проекта, указывая названия документов в настраиваемых столбцах для задач проекта.

Название задачи

Мониторинг реализации задач проекта

Ответственный

Главный инженер

Входящие документы

План взаимодействия

Исходящие документы

Результаты выполнение задач проекта

Описание задачи

Специалисты по предметной области выполнят назначенные им задачи, после чего отчитываются главному инженеру проекта который проверяет предоставленные подтверждающие документы. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Специалисты по предметной области выполняю назначенные им задачи и отчитываются от их выполнении в MS Project Lite.
  2. Специалисты по предметной области выкладуют результирующие документы на странице проекта в MS Sharepoint.
  3. Главный инжинер принимает выполнение задач проекта специалситами по предметной области.

Название задачи

Установка факта выполнения задач

Ответственный

Менеджер по планированию

Входящие документы

План-график, Реестр платежей, Реестр актов выполнения работ, Результаты выполнение задач проекта 

Исходящие документы

Фактический план-график

Описание задачи

Менеджер по планированию собирает факт выполнения задач и закрытие задач подрядными организациями проекта и после чего заносит эти данные в план-график. Для реализации процеса реализуються следующие шаги:

  1. Менеджер по планированию указывает процент завершения задач проекта и фактические трудозатраты задач проекта.
  2. Менеджер по контрактам устанавливает акты выполнения задач и фактические затраты для задач проекта и указывает их соответствующих полях плана-графика проекта в MS Project Pro.
  3. Менеджер по затратам устанавливает фактические суммы и даты оплат для подрядчиков изменения данные вех оплат в MS Project Pro.
  4. Администратор проекта указывает факт проведения мероприятий по взаимодействию с заинтересованными сторонами проекта.
  5. Руководитель проекта указывает факт выполнения мероприятий по минимизации негативного влияния рисков и мероприятий управления качеством и результаты их реализации.

Название задачи

Обновление и перепланирование плана-графика

Ответственный

Менеджер по планированию

Входящие документы

Фактический план-график

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

В результате установки факта и внесения изменений в проект менеджер по планированию обновляет его состояние и если сдвинулись ключевые сроки проводит перепланирование .
Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по планированию обновляет план-график проекта в MS Project Pro на дату окончания периода реализации,
  2. Менеджер по планированию проводит перепланирование сроков реализации проекта на основании полученных фактических данных проекта. 

Сценарий завершения проекта

Процесс планирования в MS Project Online – это процесс, в раках которого проводится оценка ключевых параметров проекта, формируется перечень задач и оценивается объемы финансирования и необходимых ресурсов. Этот процесс включает в себя предварительную оценку всех элементов проекта. В результате реализации данного этапа формируется план-график проекта. Если данный план-график устраивает основные заинтересованные стороны проекта, сохраняется базовый план проекта и начинается его реализация. После окончания данного этапа дальнейшая работа над проектом осуществляется в рамках процесса «Управление портфелем проектов».

Планирование проекта

Название задачи

Закрыть все контракты проекта

Ответственный

Менеджер по контрактами

Входящие документы

План контрактов, Реестр платежей, Реестр актов выполненных работПлан-график

Исходящие документы

План-график

Описание задачи

Менеджер по контрактам проверяет работу по договорам и закрывает все договора по проекту указывая фактические затраты.  Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Менеджер по контрактам устанавливает факт реализации для задач подрядчиков, а также фактические суммы затрат по задачам планов-графиков в MS Project Pro.
  2. Менеджер по контрактам устанавливает факт оплаты по договорам подрядчиков в плане-графике проекта в MS Project Pro.
  3. Менеджер по контрактам закрывает договора подрядчиков проекта.

Название задачи

Формирование итогового отчета

Ответственный

Администратор проекта

Входящие документы

Документы проекта, План-график

Исходящие документы

Отчет о реализации проекта

Описание задачи

Администратор проекта проводит всесторонний анализ результатов проекта и готовит отче о реализации проекта. При формировании данного отчета активно используется план-график как исходный материал. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Все участники команды проекта описывают управленческие результаты реализации проекта. Участники проекта фиксируют положительный и негативный опыт полученный в результате реализации проекта.
  2. Все участники команды проекта формируют рекомендации по развитию процессов и инструментов управления проектами и портфелями. 
  3. Все участники команды проекта формируют рекомендации по развития процессов компании не связанных с проектным управлением.
  4. Администратор проекта публикуют отчет о реализации проекта на странице проекта на MS Project Online.

Название задачи

Сбор документов и передача в архив

Ответственный

Администратор проекта

Входящие документы

Документы проекта, План-график, Отчет о реализации проекта

Исходящие документы

Дело проекта

Описание задачи

Администратор проекта собирает все документы проекта, сформированные при реализации проекта, и формирует дело проекта. Администратор проекта собирает все документы проекта и формирует документ «Дело проекта». После чего передает данный документ в архив компании. Для реализации процесса реализуются следующие шаги:

  1. Администратор проекта собирает все документы, которые формируется в процессе  реализации проекта.
  2. Администратор проекта указывает стадию проекта "Завершенный" на странице описания проекта на MS Project Online.

Данный материал рассматривается на коучинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта