Выбор проектов

Выбор проектов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.  


Содержание:

  1. Источники проектов в компании.
  2. Сценарий выбора проекта.
  3. Запрос на проект.
  4. Реестр запросов на проект.
  5. Реестр портфеля проектов.

Источники проектов в компании 

Инициация проекта – процесс, направленный на описание проектов компании. В результате реализации процесса инициации проекта в портфеле проектов компании добавляются проекты. Классическим условием инициации проекта является утверждение устава проекта. Минимальным необходимым результатом процесса инициации является план-график проекта, созданный на основании шаблонов планов-графиков.  В компании может быт несколько путей инициации проектов, при этом процесс инициации проекта единый.

Пути инициации проекта

  1. Вызов от конкурентов.  Фирмы-конкуренты выпустили новый продукт или услугу, в результате чего компания теряет клиентов и прибыль Инициатором проекта данного типа могут являться отдел стратегического развития или руководство компании. В результате анализа рынка отделом стратегического развития формируются возможные корпоративные риски. Для минимизации влияния корпоративных рисков могут быть инициированы как перечень ограниченный перечень действий, так и проекты.
  2. Пожелания клиентов. Одной из причин инициации проектов может быт пожелания клиентов. Инициатором проекта в данном случае выступает отдел продаж, так как именно к специалистам данного отдела обращаются клиенты компании. Клиенты компании могут заказывать реализацию проекта с расширенным перечнем услуг и/или продуктов. Реализации проектов на базе уникальных запросов клиентов дает возможность расширить перечень предоставляемых услуги и производимых продуктов.
  3. Развитие компании. Еще одной причиной инициации проектов может быть стратегия компании. Инициатором данных проектов может быть: отдел стратегического развития, руководство компании, любой сотрудник компании. Стратегия является ключевым документом определяющим развитие компании. Реализация стратегии компании может быть определена портфелем проектов компании. 

Сценарий выбора проекта

Инициация проекта

Название функции

Регистрация запроса на проект

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Запрос на проектРеестр запросов на проект

Исходящие документы

Запрос на проект

Описание функции

Аналитик портфеля проектов принимает запросы на проект от инициаторов, а также помогает формировать запросы на проект инициаторам. Инициатор проекта может быть любой сотрудник комании. Проекты стратегического развития инициируют сотрудники стратегического развития. Поекты продажи услуг компании инициируются сотрудниками отдела продаж. В рамках данной функции аналитик портфеля проектов проводит первоначальный анализ и отбор запросов. Шаги реализации функции:

  1. Инициатор проекта создает в списке "Реестре запросов на проект" на MS Project Online новый элемент. 
  2. При инициации нового запроса на проект инициатор должны описать первоочередные элементы: заинтересованные стороны проекта, тип проекта (внутренний ли внешний проект), шаблон плана-графика реализации, сроки реализации проекта, стоимость проекта, приедварительная оценка уровня дохода (для внешних проектов). 
  3. Аналитик портфеля проектов должен проверить правильность заполнения запроса на проект.
  4. Аналитик портфеля проектов определяет перечень аналитиков для проведения дальнейшего анализа.
  5. Запросов на проект должен быть отмечен как "Добавлен".

Название функции

Анализ запроса на проект

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Запрос на проект

Исходящие документы

Реестр запросов на проект

Описание функции

Специалисты по предметной области определенные аналитиком портфеля проектов проводят анализ запросов на проект, по результату которых в запрос на проект добавляется аналитические данные о технических и экономических особенностях реализации проекта. Шаги реализации функции: 

  1. Специалисты по предметной области проводят оценку запроса на проект на предмет технической и экономической обоснованности реализации проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов проверяет качество проведения анализа запроса на проект специалистами предметной области.
  3. В списке "Реестр запросов на проект" запрос отмечается как "Проанализирован".

Название функции

Рассмотрение запроса на проект

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Реестр запросов на проект

Исходящие документы

Реестр запросов на проект

Описание функции

Руководитель портфеля проектов на основании информации в запросах на проект принимает решение о дальнейшей реализации данного запроса. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов принимает решение о реализации проекта и устанавливает уровень приоритета для будущего проекта
  2. Руководитель портфеля проектов назначается руководителя проекта, который будет описывать в дальнейшем данный запрос на проект.
  3. Руководитель портфеля проекта отмечает в системе MS Project Online запрос на проект как "Инициирован". При отказе от реализации проекта запрос на проект отмечается как "Архив".

Название функции

Разработка стратегического плана проекта

Ответственный Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Реестр запросов на проект, Шаблон плана-графика Исходящие документы План-график

Описание функции

На основании шаблонов планов-графиков используя запросы на проект, принятые к реализации администратор проекта создает план график проекта и публикует его в портфеле проектов компании. При публикации администратор портфеля проектов описывает проект согласно принятых в компании правил и требований. Шаги реализации функции:

  1. На основании шаблона плана-графика (на основании определенного типа проекта) создается план-график проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов определяет дату старта проекта и крайний срок реализации проекта.
  3. Аналитик портфеля проектов определяет затратны проекта (в поле "Фиксированные затраты").
  4. Аналитик проекта определяет бюджет из которого будет проводится финансирование проекта, а также сумма которая будет выделятся из определенных бюджетов. 
  5. Аналитик портфеля проектов определяет корпоративные календари нового проекта проекта. При необходимости аналитик портфеля проектов создает дополнительные корпоративные календари системы.
  6. Аналитик портфеля проектов сохраняет базовый план проекта.
  7. На странице "Информация о проекте" в системе MS Project Online в поле "Этапы проекта" устанавливается значение "Инициирован"

Название функции

Интеграция проекта в портфель проектов

Ответственный Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

План-график Исходящие документы Портфель проектов

Описание функции

Проекты, для которых принято решение о реализации проводится анализ наличия зависимостей между проекта. При определении зависимостей для данных проектов устанавливается связи между вехами результатами. Шаги реализации функции:

  1. При необходимости новосозданный проект включается аналитиком портфеля проектов в уже созданные программы компании.
  2. Между проектами программы аналитиком портфеля проектов устанавливается связь между вехами проектов.

Документом регламентирующий данный процесс является регламент по выбору проектов.


Запрос на проект

Для удобства работы и доступа к данным о проектах регистрация запросов на проект может быть осуществлена в электронном виде. Для этого подходит программный продукт MS Project Online. Пример формы запроса на проект приведен ниже. В запросах на проект могут входить следующие данные:

  • Название проекта. В название проекта может может входить описание целей проекта и название продуктов проекта.
  • Тип проекта. Компания допускает реализацию определенного перечня типов проекта. Специалисты должны иметь выбрать один из тип проекта из перечня всех возможных для реализации проектов. 
  • Заказчик. Описание заказчика зависит от того является ли данный проект внутренним или внешним. Для внешних проектов в данном поле указывается название компании заказчика или физического лица с которым подписан договор на реализацию данного проекта. Для внутренних проектов компании указывается подразделение компании для которого реализуется проект.
  • Инициатор.В данном поле указывается название подразделения которое является инициатором проекта. До формирование проектной команды и назначения руководителя проекта специалисты данного подразделения участвуют в определении основные цели, результаты и продукты проекта.
  • Длительность. Предварительная длительность проекта за которую по мнению инициаторов и специалистов по предметной области будет реализован проект. Данную оценку можно сделать по проектам аналогам реализованным специалистами компании в прошлом.
  • Затраты. Предварительная оценка затрат проекта проводится специалистами компании на основании уже реализованных проектов данного типа.
  • Доход. В поле "Доход" указывается предварительный объем дохода который планируется получить при реализации проекта. Для внутренних проектов в данном моле указывается ноль.
  • Прибыль. Значение данного поля вычисляется на основании значений полей "Доход" и "Затраты". Формула расчета: "Доход" - "Затраты"
  • ROI. Значение данного поля вычисляется на основании значений полей "Прибыль" и "Затраты". Формула расчета: "Прибыль" / "Затраты".
  • Менеджер проекта. В данном поле указывается фамилия и имя менеджера проекта назначенного на проект. Менеджер проекта это специалист проектного офиса имеющий знания и опыт в области проектного управления. 
  • Руководитель проекта. В данном поле указывается фамилия и имя руководителя проекта назначенного на проект. Руководитель проекта это специалист компании обладающий достаточной компетенцией в предметной области проекта.
  • Описание проекта. В данном поле дано краткое описание целей, результатов и продуктов проекта. В данном поле так же может быть представлена аналитика специалистов компании по данному проекту.
  • Состояние запроса. В данном поле указывается на каком сейчас этапе находится запрос на проект. Перечень значений данного поля фиксированное и может содержать следующие этапы: подан, проанализирован, реализуется, архив. Используя данное поле руководитель проектного офиса может отслеживать работу над запросом на проект. 

Запрос на проект


Реестр запросов на проект

Реестр запросов на проект или банк запросы на проект содержит в себе все запросы на проект инициированные в компании. Для организации банка запросов на проекты может быть использован сервер MS Project Online. В данной системы настраивается несколько представлений в зависимости от проводимого анализа. Приведенное ниже представление направлено на анализ затрат и доходов запросов на проект. Для создания данного представления были сделаны следующие настройки:

  • Сгруппированы запросы по типу проекта. Данная группировка позволила увидеть суммарные значения для затрат и доходов для разных типов проектов.
  • Определены столбцы по которым будит проводится суммирование. В данном случае это затраты проекта и доходы.
  • Сортировка. Была настроена сортировка по значение показателя возврата инвестиций ROI. Самым доходным оказался проект строительства коттеджа №2.

Реестр запросов на проект в MS Project Online


Реестр портфеля проектов

реестр портфеля проектов

Данный материал рассматривается на коучинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта