Управление изменениями

Управление изменениями

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

1. Сценарий работы с запросами на изменения.
2. Координация изменений по всему проекту.
3. Реестр запросов на изменения.


Сценарий работы с запросами на изменения

Изменения обычный процесс для проекта, можно даже сказать обязательный для реализации. Проект не может быть без изменений, так как проект (по определению) обладает уникальностью, а значить должен корректироваться. Если Вы реализовали проект без единого изменения можно смело говорить что это процесс, а значить применять для его реализации методы и средства проектного управления не рационально.

Процесс управления больше всего необходим руководителю проекта так как качество его работы оценивается на основании значений показателей: отклонения по срокам, отклонения по затратам и отклонения по объемам. Чем больше фактический план проекта отклоняется от базового тем ниже качество работы руководителя проекта и всей проектной команды. При этом данные отклонения могут быть результатом не столько работы команды сколько большим количество изменений от заинтересованных сторон проекта. Так что при оценке работы команды проекта проводится оценка запросов на изменения пришедших в проект.

Основными инициаторами изменений являются заинтересованные стороны проекта. При описании заинтересованных сторон проекта необходимо определить какие изменения может инициировать каждая заинтересованная сторона проекта. Процесс управления изменения зависит от: типа и сложности проекта, от системы управления компании, от команды управления проектом. Давайте рассмотрим типовой процесс управления изменениями:

Управление изменениями

  1. Сформировать запрос на изменения. Любой представитель из числа заинтересованных сторон имеет право генерировать запрос на изменения. Запрос на изменения может быть сформирован администратором проекта на основании требований заинтересованной стороны.

  2. Зарегистрировать запросы на изменения. Администратор проекта регистрирует запросы на изменения и при необходимости проверяет правильность заполнении запроса на изменение.

  3. Проанализировать открытые запросы на изменения. Члены команды проекта анализируют запросы на изменение и описывают последствия внесения изменений в проект, а также разрабатывают мероприятия по внесению изменений в проект.

  4. Согласовать запросы на изменения.Администратор проекта согласует с заинтересованными сторонами, инициировавшими запрос на изменения, результаты анализа последствий внесения изменений. Заинтересованные стороны согласовывают внесения изменений в проект.

  5. Внести изменения в проект. Если принято решение о внесении изменений команда проекта реализует мероприятия по внесению изменений в проект.

Документом регламентирующий данный процесс является сценарий по управлению изменениями.


Координация изменений по всему проекту

Общее управление изменениями - Координация изменений на протяжении всего проекта.

Процесс контроля запросов на изменения является циклическим. Процессы результаты процессов контроля проекта отражаются в отчетах проекта. На основании отчетности инициируются запросы на изменения. В случае инициации любых изменений в содержании, сроках, затратах, рисках, требованиях качества необходимо реализовать сценарий реализации запросов на изменения.

Представленный выше сценарий работы с изменениями типовой (шаблонный). При внедрении данного процесса в вашей компании необходимо учитывать что изменения могут быть разными и соответственно сценарий реакции на эти изменения тоже должен быть разный. Внизу представлена таблица в которой описаны два критерия по которым могут разделятся изменения. Первый критерий это срочность, он определяет необходимое время реакции на изменения. Второй критерий это важность, он определяет на каком уровне необходимо согласовывать вносимые в проекте изменения. Руководитель проекта определяет к каким критериям отвечает поступивший запрос на изменения.

 

Срочность

Низкая

Средняя

Высокая

Важность

Низкая

1. Реализуется при согласовании с руководителем проекта
2. Вносится при наличии свободного времени

1. Реализуется при согласовании с руководителем проекта
2. Вносится при наличии свободного времени но не позднее чем одна неделя

1. Реализуется при согласовании с руководителем проекта
2. Вносится сразу после выявления

Средняя

1. Реализуется при согласовании с руководителем портфеля проектов
2. Вносится при наличии свободного времени

1. Реализуется при согласовании с руководителем портфеля проектов
2. Вносится при наличии свободного времени но не позднее чем одна неделя

1. Реализуется при согласовании с руководителем портфеля проектов
2. Вносится сразу после выявления

Высокая

1. Реализуется при согласовании с основными заинтересованными сторонами
2. Вносится при наличии свободного времени

1. Реализуется при согласовании с основными заинтересованными сторонами
2. Вносится при наличии свободного времени но не позднее чем одна неделя

1. Реализуется при согласовании с основными заинтересованными сторонами
2. Вносится сразу после выявления

 

По срочности:

  1. Низкая срочность - реализуются в случае наличия свободного времени. Низкая срочность присваивается запросам на изменения, которые еще не критичны для проекта. Любой участник проекта может увидеть рисковое событие, которая грозит проекта и предложить внести изменения в проекта. В зависимости от степени угрозы руководитель проекта принимает решение о разработке мероприятий по недопущению наступления рискового события и предложить вставить данные мероприятия в план-график проекта. Обсуждение данного изменения может быть вынесено ближайшее совещание проектной команды.
  2. Средняя срочность – реализуются после очередного совещания. При средней срочности рисковое событие наступает в течении ближайшего периода реализации (ближайшую неделю). Необходимо принять решение об изменениях на ближайшем заседании проектной команды или совета по управлению проектами (в зависимости от важности).  
  3. Высокая срочность – реализуются тут же. Рисковое событие уже наступило и необходимо в срочном порядке вносить изменения в проект. Для запросов данной группы может быть созвано внеочередное заседание проектной команды или совета по по управлению проектами (в зависимости от важности). 

 

По важности:

  1. Низкая важность – изменения вносимые членом команды. Изменения данной группы не затрагивают критически сроки или затраты проекта, то есть при их внесении в проект, сроки и/или затраты не увеличатся больше чем "выданный" руководителю проекта резерв. Для анализа и принятия решений об внесении изменений низкой важности возможно задействовать одного или двух членов команды проекта. Такие изменения вносятся постоянно для коррекции оперативных планов проекта. Для систем управления с высокой степенью делегирования данный уровень важности можно не использовать. 
  2. Средняя важность – изменения, вносимые всей командой проекта. Для принятия изменений средней важности необходимо участи всей команды проекта, так как вносимые изменения затрагивают все составляющие проекта (содержание, сроки, затраты, ресурсы и т.д.). Обсуждение данного изменения выноситься на совещание проектной команды в соответствии со уровнем срочности.
  3. Высокая важность – изменение вносимые только после согласования с руководством. Решение о внесении изменений данного типа принимает только совет по управлению проектами компании. Изменения данного типа максимально затрагивают все параметры проекта (объемы, сроки и затраты) и принятие данного решения должно быть согласованно со всеми заинтересованными сторонами проекта.

Реестр запросов на изменения

Самым простым решением для создания реестра запросов на изменения это использование MS Excel. Недостатком данного подхода является отсутствие общего доступа к реестру. Наиболее эффективный подходом является использование MS Project WebAccess или MS Project Online. 

Обязательными полями запроса на изменения должны быть:

  • Название запроса на изменение. В данном поле дается краткое название запроса на изменение уникальное для всего списка запросов.
  • Инициатор запроса на изменение. В данном поле указывается компания и должность заинтересованной стороной инициировавшей запрос. 
  • Дата инициации. В этом поле указывается дата регистрации запроса на изменении в реестре.
  • Ответственный на внесение изменений. По умолчанию в данном поле указывается руководитель проекта. Он же может делегировать внесение изменений другим членам проектной команды.
  • Состояние. Поле срочность определяет текущее состояние запроса. В данном поле могут быть указаны следующие значения: актуальный, закрытый, выполненный
  • Срочность. Описание данного поля дано в предыдущем параграфе.
  • Важность. Описание данного поля дано в предыдущем параграфе.
  • Трудозатраты на внесение изменений в проект. Определяется сколько времени понадобится команде проекта на внесение изменений в проект.
  • Влияние на длительность проекта. В данном поле указывается как изменится длительность проекта при внесении предлагаемых изменений.
  • Влияние на затраты проекта. В данном поле указывается на сколько изменятся затраты проекта при внесении предлагаемых изменений.

Реестр запросов на изменения  в MS Project OnlineИспользование реестра запросов на изменения с общим доступом эффективно работает совместно с процессом работы с вопросами проектаРеестр запросов на изменения в MS Project Web Access

 

Данный материал рассматривается на коучинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта