Управление сроками

Управление сроками

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Описание базового плана проекта.
  2. Отслеживание сроков проекта.
  3. Описание критического пути.
  4. Даты и резервы работ.
  5. Методы оценки длительности проекта.
  6. Сокращение критического пути.
  7. Фиксация факта выполнения.
  8. Установка факта выполнения.
  9. Подтверждение и контроль изменений содержания.
  10. Обновление без сдвига.
  11. Обновление со сдвигом.
  12. Перепланирование проекта.

Описание базового плана проекта

Базовый план проекта – это совокупность начальных оценок  ключевых показателей проекта.В базовом плане хранится следующая информация:

1. Для задач:
– Сроки начала и завершения задачи.
– Длительности задач.
– Трудоемкость задачи.
– Стоимость задачи.
– Разбиение задачи на участки.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
2. Для ресурсов:
– Работа ресурса.
– Суммарные затраты на ресурс.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
3. Для назначений:
– Сроки начала и завершения.
– Работа по назначению.
– Затраты.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
Базовый план проекта является основным инструментом для контроля выполнения проекта. Начальные оценки, которые он содержит, являются ориентирами, с которыми Вы можете сравнивать обновленные данные о задачах, ресурсах, назначениях и затратах, вводимые в файл проекта по мере выполнения проекта. Если Вы создаете базовый план проекта, вы можете отслеживать выполнение проекта, просматривая различия между базовыми оценками и данными, получаемыми по графику выполнения проекта.
Регулярно отслеживая различия, Вы можете предпринимать действия для того, чтобы основные показатели проекта, были как можно ближе к начальным оценкам. Но, следует помнить о том, Вы можете увидеть различия только для тех показателей, для которых Вы указали начальные оценки. Например, если Вы не указали стоимость ресурсов перед тем, как сохранить план проекта, то Вы не сможете отслеживать различия для стоимости ресурсов. 

Базовый план-график. Критический путь

Когда Вы сохраняете базовый план проекта, MS Project сохраняет данные базового плана проекта как часть файла проекта. Базовый план проекта не хранится в отдельном файле. Вы можете модифицировать данные базового плана для того, чтобы отобразить изменения в проекте, например, объединение задач, добавление или удаление задач. Вы также можете очистить базовый план, например, когда проект завершен, и Вы хотите использовать файл проекта как шаблон для будущих проектов.
Базовый план проекта следует сохранять после того, как Вы создали и оптимизировали план Вашего проекта. Поскольку базовый план проекта содержит опорные точки, с которыми Вы будете сравнивать фактические данные, необходимо постараться составить начальный план проекта как можно более точно.
Если какие-либо данные из базового плана существенно не согласуются с другими данными, это свидетельствует о том, что исходный план проекта является неточным. Обычно такие разногласия возникают вследствие изменения содержания проекта. Если эти разногласия обоснованы, то следует модифицировать базовый план проекта.
Хотя создание базового плана позволяет контролировать выполнение проекта, в некоторых случаях использование базового плана нерационально. Например, у Вас может не быть времени для того, чтобы сравнивать данные, получаемые по ходу выполнения проекта с базовым планом. В Вашем плане может быть слишком мало задач для того, чтобы было необходимо контролировать выполнение проекта.
Наряду с базовым планом проекта Вы также можете использовать до 10 промежуточных планов проекта. Промежуточный план проекта содержит набор текущих данных проекта, который Вы сохраняете после начала выполнения проекта. Данные промежуточного плана сравниваются с базовым планом проекта для оценивания прогресса в выполнении проекта. В промежуточном плане хранятся только текущие данные о датах начала задач и данные о завершении задач.


Перепланирование проекта

Перепланирование проекта в MS Project

Перепланирование проекта необходимо только для возвращения ключевых параметров проекта к базовым значениям. Перепланирование может быть направлено как на увеличение, так и на уменьшении сроков реализации проекта.
В основном перепланирование направлено на сокращение сроков проекта за счет сокращения длительности критических работ проекта. Снимая ресурсы с некритических работ, и перенося их на критические, мы сокращает длительность критических работ. Такой процесс, конечно, решает проблемы с отклонениями, но за счет временных резервов некритических работ.
Если часто использовать временные резервы они иссякнут, и все работы будут лежать на критическом пути. В таком случае каждое перепланирование будет приводить к внесению серьезных изменений и трате резервов проекта.


Отслеживание сроков проекта

Контроль графика - Отслеживание хода выполнения проекта и изменений, носимых в первоначальную версию графика

Когда Вы создаете базовый план и затем обновляете Ваше расписание, Вы получаете возможность сравнения данных базового плана с фактическими данными. Различия между этими указывают на то, что часть задач Вашего проекта выполняется не так, как это было запланировано. Вы можете отслеживать следующие различия:

  1. Задачи, которые несвоевременно заканчиваются или начинаются.
  2. Задачи, которые не выполняются по плану.
  3. Задачи, которые требуют больше или меньше работы, чем это планировалось.

По ходу выполнения проекта Вы можете определить различия по стоимости, сравнивая затраты согласно базовому плану с затратами согласно расписанию. Затраты согласно расписанию отражают самую свежую картину затрат по проекту. Эта информация поможет Вам предотвратить крупный перерасход средств.
При обнаружении различий в расписании Вы можете:

  1. Выверить зависимости между задачами.
  2. Выделить дополнительные ресурсы для выполнения задач.
  3. Изменить назначения ресурсов.
  4. Удалить или объединить некоторые задачи.
  5. Изменить бюджет.
  6. Увеличить длительность задач.
  7. Отложить предельные сроки

Контроль графика в MS Project


Фиксация факта выполнения

Факт выполнения работ проекта фиксируется в процентах. Использование процентов при определении уровня завершенности работы вносить определенную субъективность в оценку.
Предлагается использовать следующих три подхода к определению выполнения работ проекта:

  1. 0% Работа не выполнена , 100% Работа выполнена.
  2. 0% Работа не выполнена, 50% Работа выполнена, но не принята руководителем проекта , 100% Работа выполнена.
  3. 0% Работа не выполнена, 25% Работа выполняется, 50% Работа выполнена, но не принята руководителем проекта, 75% Результаты работы на согласовании, 100% Работа выполнена.

Выбор и установки одного из предложенных методов оценки фактов выполнения позволит снизить конфликты при реализации проектов.


Установка факта выполнения

Установка факта в MS Project

Установка факта выполнения возможна нескольким методами:

  1. Установка процента выполнения работ.
  2. Установка фактических трудозатрат на работу.
  3. Установка фактический трудозатрат на ресурсы, назначенные на работы.
  4. Установка фактических трудозатрат на каждый день реализации работы.

Чем больше определены трудозатраты для работ, тем боле детальный подход к установке факта выполнения.


Подтверждение и контроль изменений содержания

Контроль изменений содержания - управление изменениями в содержании проекта.
Подтверждение содержания - формальное утверждение описанного замысла проекта. 

Установка факта в MS Project

Подтверждение содержания проводится путем принятия промежуточных результатов заказчиком проекта. Рекомендуется документировать прием заказчиком результатов. Изменения содержания проекта приводит к изменению трудозатрат по созданию продукта проекта. Контроль за трудозатратами проекта позволит зафиксировать изменения в содержании и уточнить их причину.


Обновление без сдвига 

Удаление без сдвига в MS Project

Обновление без сдвига отмечает как выполненные все те работы или части работ, которые попали в промежуток до даты обновления. Данное обновление не сдвигает работы проекта при обновлении и как результат проект не нуждается в перепланировании.

Более подробно об обновлении в MS Project Professional в материале "Контроль расписания и установка факта"


Обновление со сдвигом

Удаление со сдвигом в MS Project

Обновление со сдвигом переносит все невыполненные работы или части работ на дату обновления проекта. При обновлении со сдвигом необходимо проводить перепланирование, что бы вернуть ключевые вехи проекта в  базовые даты. Обновление необходимо для актуализации проекта и является обязательным элементом управления.

Более подробно об обновлении в MS Project Professional в материале "Контроль расписания и установка факта"


Апрель:

1. В результате работы с проектной командой было предложено декомпозировать задачи. Внесите данные предложение в план-график:

Название декомпозируемой задачи Название задачи Длительность Ресурсы СДР предшественники СДР последователи
Разработка и подписание договора на строительство коттеджа Разработка договора на строительство коттеджа 1 день Юрист – 100% Нч Дог.4
Разработка и подписание договора на строительство коттеджа Согласование договора на строительство коттеджа 5 день Юрист – 20% Дог.3 Фун.1; Кар.8.1; Кр.1.1; Бл.1.1
Разработка и заключение договора на изготовление окон Разработка договора на изготовление окон 1 день Юрист – 100% Дог.4 Кар.8.2
Разработка и заключение договора на изготовление окон Согласование договора на изготовления окон 5 день Юрист – 20% Кар.8.1 Кар.9
Разработка и заключение договора (Кровля) Разработка договора на монтаж кровли 1 день Юрист – 100% Дог.4 Кр.1.2
Разработка и заключение договора (Кровля) Согласование договора на монтаж кровли 5 день Юрист – 20% Кр.1.1 Кр.2; Кр.7
Разработка и подписание договору (Благоустройству) Разработка договора на благоустройство 1 день Юрист – 100% Дог.4 Бл.1.2
Разработка и подписание договору (Благоустройству) Согласования договора на благоустройство 5 день Юрист – 20% Бл.1.1 Бл.2; Бл.7

2.Решите возможные ресурсные конфликты после декомпозиции задач проекта.
3.Внесите в план-график факт выполнения задач проекта за апрель:

СДР Название задачи Фактическая длительность % завершения Фактические ресурсы
Нч Начало проекта 0 дней 100%  
Дог.3 Разработка договора на строительство коттеджа 1 дней 100% Юрист[8ч]
Дог.4 Согласование договора на строительство коттеджа 3 дней 100% Юрист[5ч]
Фун.1 Погружение свай  2 дней 100% Сваи[66 шт.]; Автокран[16ч]; Сваебойка[16ч]
Фун.2 Срубка свай  5 дней 100% Компрессор[40ч]; Монолитчики[66]
Фун.3 Армирование ростверка  4 дней 100% Арматура[2 пачка]; Монолитчики[2]
Фун.4 Бетонирование ростверка  5 дней 50% Бетон[16 куб.]; Монолитчики[16]; Автокран[20ч]; Разнорабочие[80ч]
Кар.8.1 Разработка договора на изготовление окон 1 дней 100% Юрист[8ч]
Кр.1.1 Разработка договора на монтаж кровли 1 дней 100% Юрист[8ч]
Кр.1.2 Согласование договора на монтаж кровли 5 дней 100% Юрист[8ч]

4. Обновите план-график проекта с обновлением. О том как это сделать подробнее рассказано в материале "Контроль расписания и установка факта".

Май

5. Решите возможные ресурсные конфликты после декомпозиции задач проекта.
6. Внесите в план-график факт выполнения задач проекта за май:

СДР Название задачи Фактическая длительность % завершения Названия ресурсов
Фун.4 Бетонирование ростверка  5 дней 100% Бетон[32 куб.]; Монолитчики[32];Автокран; Разнорабочие[400%]
Фун.5 Набор прочности  5 дней 100%  
Фун.6 Монолитный ростверк завершён 0 дней 100%  
Кар.1 Кладка из кирпича под плиту перекрытия  4 дней 100% Кирпич[6 пачка]; Раствор[5 куб.]; Каменщики[6 пачка]; Автокран[32ч]
Кар.2 Монтаж плит перекрытия 1 этаж  2 дней 100% ЖБИ[10 шт.];Автокран[16ч]
Кар.3 Кладка стен и перестенков 1-го этажа  8 дней 100% Кирпич[52 пачка]; Раствор[52 куб.]; Каменщики[52 пачка]; Автокран[64ч]
Кар.8.2 Согласование договора на изготовления окон 7 дней 100% Юрист[12ч]
Бл.1.1 Разработка договора на благоустройство 1 дней 100% Юрист[8ч]
Бл.1.2 Согласования договора на благоустройство 5 дней 100% Юрист[8ч]

7. Обновите план-график проекта с обновлением. О том как это сделать подробнее рассказано в материале "Контроль расписания и установка факта".

Июнь

8. Проанализировав задач на июнь, команда проекта приняла решение о декомпозиции самых длинных задач: Изготовление и транспортировка окон и Монтаж каркаса основной кровли. Внесите информацию о декомпозицию в план графики исходя из данных таблицы. 
Так как задача «изготовление и транспортировка окон» нужна для отслеживания процесса изготовления и доставки окон задачи оперативного плана можно запланировать, как вехи с длительностью (о том, как это сделать рассказано в материале «Описание задач проекта»). 
Задача «Монтаж каркаса основной кровли» выполняется подрядчиком, но мы не имеем информации о затратах подрядчика для задач оперативного плана. Поэтому при декомпозиции мы не назначаем ресурсы на задачи оперативного плана при этом учет затрат будет вестись по суммарной задаче.

Название декомпозируемой задачи Название задачи Длительность Ресурсы СДР предшественники СДР последователи
Изготовление и транспортировка окон Окна изготовлены 15 дней   Кар.6; Кар.8.2 Кар.9.2
Изготовление и транспортировка окон Окна доставлены на склад 5 дней   Кар.9.1 Кар .9.3
Изготовление и транспортировка окон Окна доставлены на объект 3 дней   Кар.9.2 Кар.10
Монтаж каркаса основной кровли Монтаж стропильной системы 10 дней   Кар.6; Кр.1.2 Кр.2.2
Монтаж каркаса основной кровли Обустройство слоя пароизоляции 5 дней   Кр.2.1 Кр.2.3
Монтаж каркаса основной кровли Укладка утепляющих материалов 4 дней   Кр.2.2 Кр.2.4
Монтаж каркаса основной кровли Устройство слоя гидроизоляции 3 дней   Кр.2.3 Кр.3

9. Решите возможные ресурсные конфликты после декомпозиции задач проекта.
10. В результате повышения курса доллара изменилась стоимость закупаемых строительных материалов (подробнее о том, как внести изменение к стоимости в материале «Описание ресурсов»). Внесите изменения к стоимости ресурсов согласно данных таблицы:

Дата изменения стоимости ресурса Название ресурса Стоимость
16.06.2015 Кирпич $170 за пачку
22.06.2015 Раствор $25 за куб

11. Внесите в план-график факт выполнения задач проекта за июнь:

СДР Название задачи Фактическая длительность % завершения Названия ресурсов
Кар.4 Монтаж плит перекрытия 2 этаж  2 дней 100% ЖБИ[10 шт.]; Автокран[16ч]
Кар.5 Кладка стен и перестенков 2-го этажа 10 дней 100% Кирпич[37 пачка]; Раствор[37 куб.]; Каменщики[37 пачка]; Автокран[80ч]
Кар.6 Монтаж плит прикрытия между вторым этажам и чердаком  2 дней 100% ЖБИ[10 шт.]; Автокран[16ч]
Кар.7 Кладка парапета и вентиляционных шахт  2 дней 100% Кирпич[4 пачка]; Раствор[11 куб.]; Каменщики[4 пачка]; Автокран[16ч]
Кр.2.1 Монтаж стропильной системы 7 дней 100%  

12. Обновите план-график проекта с обновлением. О том как это сделать подробнее рассказано в материале "Контроль расписания и установка факта".

Июль

13. За месяц стоимость работ по  Договор №1 изменилась. Внесите изменения в план график проекта:

СДР Название задачи Компания подрядчик Стоимость
Кр.3 Утепление кровли со стяжкой  Компания по установке кровли $ 7 000
Кр.4 Металлочерепица основной кровли  Компания по установке кровли $ 4 000

14. Внесите в план-график факт выполнения задач проекта за июль:

СДР Название задачи Фактическая длительность % завершения Названия ресурсов
Кар.9.1 Окна изготовлены 15 дней 100%  
Кар.9.2 Окна доставлены на склад 5 дней 100%  
Кар.9.3 Окна доставлены на объект 3 дней 100%  
Кр.2.2 Обустройство слоя пароизоляции 4 дней 100%  
Кр.2.3 Укладка утепляющих материалов  4 дней 100%  
Кр.2.4 Устройство слоя гидроизоляции 3 дней 100%  
Кр.3 Утепление кровли со стяжкой 10 дней 100% Компания по установке кровли[$7 000,00]
Кр.4 Металлочерепица основной кровли  5 дней 100% Компания по установке кровли[$4 000,00]

15. Обновите план-график проекта с обновлением. О том как это сделать подробнее рассказано в материале "Контроль расписания и установка факта".

Август

16. Так как подрядчики увеличили сумму договора по кровле (Договор №1). Внесите изменения в план-график и увеличьте сумму финальной оплаты для Договора №1 на $600.


Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта