Управление сроками

Управление сроками

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Описание базового плана проекта.
  2. Отслеживание сроков проекта.
  3. Фиксация факта выполнения.
  4. Установка факта выполнения.
  5. Подтверждение и контроль изменений содержания.

Описание базового плана проекта

Базовый план проекта – это совокупность начальных оценок  ключевых показателей проекта.В базовом плане хранится следующая информация:

1. Для задач:
– Сроки начала и завершения задачи.
– Длительности задач.
– Трудоемкость задачи.
– Стоимость задачи.
– Разбиение задачи на участки.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
2. Для ресурсов:
– Работа ресурса.
– Суммарные затраты на ресурс.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
3. Для назначений:
– Сроки начала и завершения.
– Работа по назначению.
– Затраты.
– Распределение работы по времени.
– Распределение затрат по времени.
Базовый план проекта является основным инструментом для контроля выполнения проекта. Начальные оценки, которые он содержит, являются ориентирами, с которыми Вы можете сравнивать обновленные данные о задачах, ресурсах, назначениях и затратах, вводимые в файл проекта по мере выполнения проекта. Если Вы создаете базовый план проекта, вы можете отслеживать выполнение проекта, просматривая различия между базовыми оценками и данными, получаемыми по графику выполнения проекта.
Регулярно отслеживая различия, Вы можете предпринимать действия для того, чтобы основные показатели проекта, были как можно ближе к начальным оценкам. Но, следует помнить о том, Вы можете увидеть различия только для тех показателей, для которых Вы указали начальные оценки. Например, если Вы не указали стоимость ресурсов перед тем, как сохранить план проекта, то Вы не сможете отслеживать различия для стоимости ресурсов. 

Базовый план-график. Критический путь

Когда Вы сохраняете базовый план проекта, MS Project сохраняет данные базового плана проекта как часть файла проекта. Базовый план проекта не хранится в отдельном файле. Вы можете модифицировать данные базового плана для того, чтобы отобразить изменения в проекте, например, объединение задач, добавление или удаление задач. Вы также можете очистить базовый план, например, когда проект завершен, и Вы хотите использовать файл проекта как шаблон для будущих проектов.
Базовый план проекта следует сохранять после того, как Вы создали и оптимизировали план Вашего проекта. Поскольку базовый план проекта содержит опорные точки, с которыми Вы будете сравнивать фактические данные, необходимо постараться составить начальный план проекта как можно более точно.
Если какие-либо данные из базового плана существенно не согласуются с другими данными, это свидетельствует о том, что исходный план проекта является неточным. Обычно такие разногласия возникают вследствие изменения содержания проекта. Если эти разногласия обоснованы, то следует модифицировать базовый план проекта.
Хотя создание базового плана позволяет контролировать выполнение проекта, в некоторых случаях использование базового плана нерационально. Например, у Вас может не быть времени для того, чтобы сравнивать данные, получаемые по ходу выполнения проекта с базовым планом. В Вашем плане может быть слишком мало задач для того, чтобы было необходимо контролировать выполнение проекта.
Наряду с базовым планом проекта Вы также можете использовать до 10 промежуточных планов проекта. Промежуточный план проекта содержит набор текущих данных проекта, который Вы сохраняете после начала выполнения проекта. Данные промежуточного плана сравниваются с базовым планом проекта для оценивания прогресса в выполнении проекта. В промежуточном плане хранятся только текущие данные о датах начала задач и данные о завершении задач.


Отслеживание сроков проекта

Контроль графика - Отслеживание хода выполнения проекта и изменений, носимых в первоначальную версию графика

Когда Вы создаете базовый план и затем обновляете Ваше расписание, Вы получаете возможность сравнения данных базового плана с фактическими данными. Различия между этими указывают на то, что часть задач Вашего проекта выполняется не так, как это было запланировано. Вы можете отслеживать следующие различия:

  1. Задачи, которые несвоевременно заканчиваются или начинаются.
  2. Задачи, которые не выполняются по плану.
  3. Задачи, которые требуют больше или меньше работы, чем это планировалось.

По ходу выполнения проекта Вы можете определить различия по стоимости, сравнивая затраты согласно базовому плану с затратами согласно расписанию. Затраты согласно расписанию отражают самую свежую картину затрат по проекту. Эта информация поможет Вам предотвратить крупный перерасход средств.
При обнаружении различий в расписании Вы можете:

  1. Выверить зависимости между задачами.
  2. Выделить дополнительные ресурсы для выполнения задач.
  3. Изменить назначения ресурсов.
  4. Удалить или объединить некоторые задачи.
  5. Изменить бюджет.
  6. Увеличить длительность задач.
  7. Отложить предельные сроки

Контроль графика в MS Project


Фиксация факта выполнения

Факт выполнения работ проекта фиксируется в процентах. Использование процентов при определении уровня завершенности работы вносить определенную субъективность в оценку.
Предлагается использовать следующих три подхода к определению выполнения работ проекта:

  1. 0% Работа не выполнена , 100% Работа выполнена.
  2. 0% Работа не выполнена, 50% Работа выполнена, но не принята руководителем проекта , 100% Работа выполнена.
  3. 0% Работа не выполнена, 25% Работа выполняется, 50% Работа выполнена, но не принята руководителем проекта, 75% Результаты работы на согласовании, 100% Работа выполнена.

Выбор и установки одного из предложенных методов оценки фактов выполнения позволит снизить конфликты при реализации проектов.


Установка факта выполнения

Установка факта в MS Project

Установка факта выполнения возможна нескольким методами:

  1. Установка процента выполнения работ.
  2. Установка фактических трудозатрат на работу.
  3. Установка фактический трудозатрат на ресурсы, назначенные на работы.
  4. Установка фактических трудозатрат на каждый день реализации работы.

Чем больше определены трудозатраты для работ, тем боле детальный подход к установке факта выполнения.


Подтверждение и контроль изменений содержания

Контроль изменений содержания - управление изменениями в содержании проекта.
Подтверждение содержания - формальное утверждение описанного замысла проекта. 

Установка факта в MS Project

Подтверждение содержания проводится путем принятия промежуточных результатов заказчиком проекта. Рекомендуется документировать прием заказчиком результатов. Изменения содержания проекта приводит к изменению трудозатрат по созданию продукта проекта. Контроль за трудозатратами проекта позволит зафиксировать изменения в содержании и уточнить их причину.


Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта