Проведение конкурсов

Проведение конкурсов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Сценарий прямых закупок
  2. Сценарий закрытого конкурса
  3. Сценарий открытого конкурса
  4. Сравнение типов закупок
  5. Выбор типов конкурса и критериев оценки
  6. Оценка компаний
  7. Выбор победителя

Сценарий прямых закупок

Прямые закупки

Название функции

Подготовка технического задания на оказания услуг/поставку товара

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Лоты на закупку

Исходящие документы

Техническое задание

Описание функции

На основании перечня лотов проекта менеджер по закупкам готовит предварительное техническое задание с видением заказчика о результатах и технологиях реализации.

Название функции

Согласование с подрядчиком условий выполнения технического задания

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Оферт

Исходящие документы

Техническое задание

Описание функции

Менеджер по закупкам уточняет условия реализации работ с сотрудниками подрядной компании и обновляет техническое задание. В случае необходимости менеджер по закупкам проводит интеграцию новой информации в план-график проекта.

Название функции

Подготовка и подписание договора на оказание услуг/поставку товаров

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание

Исходящие документы

Договора

Описание функции

На основании обновленного технического задания проводится подготовка и подписания договора с подрядной организацией. За данную процедуру ответственный менеджер по закупкам.


Сценарий закрытого конкурса

Закрытый конкурс

Название функции

Подготовка технического задания на оказания услуг/поставку товара

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Лоты на проект

Исходящие документы

Техническое задание

Описание функции

На основании перечня лотов проекта менеджер по закупкам готовит предварительное техническое задание с видением заказчика о результатах и технологиях реализации.

Название функции

Подготовка критериев оценки подрядчиков

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание

Исходящие документы

Критерии оценки подрядчиков

Описание функции

Менеджер по закупкам совместно со специалистами по предметной области на основании технического задания определяет перечень критериев, по которым осуществляется оценка компаний претендентов.

Название функции

Подготовка списка подрядчиков для выполнения технического задания

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание, Критерии оценки подрядчиков

Исходящие документы

Список подрядчиков

Описание функции

Менеджер по закупкам готовит список подрядных организаций на основании перечня организация с которыми компания уже заключала контракты на выполнения данного вида работ.

Название функции

Открытое предложение от подрядчиков

Ответственный

Конкурсная комиссия

Входящие документы

Список подрядчиков, Оферты

Исходящие документы

Протокол открытия офертов

Описание функции

Конкурсная комиссия открывает полученные оферты и регистрирует их содержимое.

Название функции

Оценка подрядчиков на основании разработанных критериев

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Протокол открытия офертов

Исходящие документы

Результаты оценки подрядчиков

Описание функции

На основании полученных от компаний офертов менеджер по закупкам проводит оценку компаний по утвержденным критериям оценки.  При необходимости уточняет значения критериев у представителей компаний.

Название функции

Выбор поставщиков на основании анализа подрядчиков

Ответственный

Конкурсная комиссия

Входящие документы

Результаты оценки подрядчиков

Исходящие документы

Оферт

Описание функции

На основании результатов оценки подрядчиков и офертов конкурсная комиссия принимает решение о выборе подрядчика победителя.

Название функции

Согласование с подрядчиком условий выполнения технического задания

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Оферт

Исходящие документы

Техническое задание

Описание функции

Менеджер по закупкам уточняет условия реализации работ с сотрудниками подрядной компании и обновляет техническое задание. В случае необходимости менеджер по закупкам проводит интеграцию новой информации в план-график проекта.

Название функции

Подготовка и подписание договора на оказание услуг/поставку товаров

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание

Исходящие документы

Договора

Описание функции

На основании обновленного технического задания проводится подготовка и подписания договора с подрядной организацией. За данную процедуру ответственный менеджер по закупкам.


Сценарий открытого конкурса

Прямые закупки

Название 
функции

Подготовка технического задания на оказания услуг/поставку товара

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Лоты на закупку

Исходящие документы

Техническое задание

Описание 
функции

На основании перечня лотов проекта менеджер по закупкам готовит предварительное техническое задание с видением заказчика о результатах и технологиях реализации.

Название 
функции

Подготовка критериев оценки подрядчиков

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание

Исходящие документы

Критерии оценки подрядчиков

Описание 
функции

Менеджер по закупкам совместно со специалистами по предметной области на основании технического задания определяет перечень критериев, по которым осуществляется оценка компаний претендентов.

Название задачи

Публикация объявления о проведении открытого конкурса

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Критерии оценки подрядчиков, Техническое задание

Исходящие документы

Публикация

Описание задачи

Менеджер по закупкам готовит информацию о проведении конкурса для публикации, а также отвечает за её публикацию в средствах массовой информации.

Название

функции

Подготовка списка подрядчиков для выполнения технического задания

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Публикация, Оферты

Исходящие документы

Список подрядчиков

Описание 
функции

Менеджер по закупкам получает и регистрирует оферты от компаний изъявивших желание участвовать в конкурсе, а также дает консультации по вопросам, возникшим по требованиям или процедуре проведения конкурса.

Название 
функции

Открытое предложение от подрядчиков

Ответственный

Конкурсная комиссия

Входящие документы

Список подрядчиков

Исходящие документы

Протокол открытия офертов

Описание 
функции

Конкурсная комиссия открывает полученные оферты и регистрирует их содержимое.

Название задачи

Оценка подрядчиков на основании разработанных критериев

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Протокол открытия офертов

Исходящие документы

Результаты оценки подрядчиков

Описание 
функции

На основании полученных от компаний офертов менеджер по закупкам проводит оценку компаний по утвержденным критериям оценки.  При необходимости уточняет значения критериев у представителей компаний.

Название 
функции

Выбор поставщиков на основании анализа подрядчиков

Ответственный

Конкурсная комиссия

Входящие документы

Результаты оценки подрядчиков

Исходящие документы

Оферт

Описание задачи

На основании результатов оценки подрядчиков и офертов конкурсная комиссия принимает решение о выборе подрядчика победителя.

Название задачи

Согласование с подрядчиком условий выполнения технического задания

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Оферт

Исходящие документы

Техническое задание

Описание 
функции

Менеджер по закупкам уточняет условия реализации работ с сотрудниками подрядной компании и обновляет техническое задание. В случае необходимости менеджер по закупкам проводит интеграцию новой информации в план-график проекта.

Название
функции

Подготовка и подписание договора на оказание услуг/поставку товаров

Ответственный

Менеджер по контрактам

Входящие документы

Техническое задание

Исходящие документы

Договора

Описание 
функции

На основании обновленного технического задания проводится подготовка и подписания договора с подрядной организацией. За данную процедуру ответственный менеджер по закупкам.


Сравнение типов закупок

Критерии Запрос-предложение Закрытый конкурс Открытий конкурс
Сложность услуги / товара Низкая Средняя Высокая
Разница в стоимости услуги/товара среди фирм поставщиков Незначительная Малозначительная и зависит от типа решений Значительная и зависит от типа решений
Время поставки услуги/товара Несоизмеримо мало по сравнению с длительностью проекта или не является критичным Сравнимо с временными резервами проекта Немного больше временных резервов проекта
Требование к качеству услуги/товара Не определены либо не критичны для проекта Критичны но исправимы резервами проекта Критичны для результатов проекта
Наличие у компании опыт работы с подрядчиками по данному лоту У компании есть проверенный удовлетворяющий всем требованиям поставки данной услуги/товара У компании есть несколько проверенных компаний предоставляющих товары/услуги У компании нет проверенных поставщиков предоставляющих товары/услуги ранее

Выбор типов конкурса и критериев оценки

Эксперты с членов конкурсной комиссии определяют критерии оценки компаний участников. Каждый лот оценивается отдельным набором критериев. Желательно что бы у компании был постоянный набор критериев оценки лотов.
После выбора перечня критериев для оценки лотов проводится оценка критериев и присвоение весовых коэффициентов. Члены конкурсной комиссии выбирают тип  сценария, по которому будет проводиться закупка.

Название критериев Вес критериев (1-10)
1 Критерий 1 10
2 Критерий 2 3
3 Критерий 3 4
4 Критерий 4 7
5 Критерий 5 2

Оценка компаний

По выбранным критериям менеджер по закупкам проводит оценку компаний претендентов. Первая оценка проводится в количественных параметрах (килограммах, граммах, метрах). После оценки менеджер по закупкам переводит количественные параметры в качественные.
Необходимо привести все качественные критерии к единой системе измерения.

Название компании Критерий 1 Критерий 2 Критерий 3 Критерий 4 Критерий 5
1 Компания 1 4 10 3 8 6
2 Компания 2 2 6 10 10 8
3 Компания 3 6 9 4 9 10
4 Компания 4 3 7 6 7 5
5 Компания 6 10 3 4 9 5

Выбор победителя

Выбор победителя проводится на основании произведения весов показателей и значений показателей для компании. Компания, которая набрала максимальное значение по выбранным критериям, выбирается победителем.
Данный метод носить определенную долю субъективности, так как весы критериев и значения критериев для компаний определяется экспертами.

Название компании Критерий 1 Критерий 2 Критерий 3 Критерий 4 Критерий 5 Сумма
1 Компания 1 38 30 11 53 12 143
2 Компания 2 19 17 40 70 16 162
3 Компания 3 56 26 17 60 20 179
4 Компания 4 31 21 23 47 10 133
5 Компания 5 100 9 17 60 10 195

Данный материал рассматривается на практическом практическом тренинге "Назначение затрат и подрядчиков на задачи проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта