Планирование контрактов

Планирование контрактов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Сценарий управление подрядчиками.
  2. Анализ «Произвести-купить».
  3. Разработка лотов.
  4. Зависимость элементов планирования затрат.
  5. Планирование работ по контрактам.
  6. Платежи по договорам проекта.
  7. Платежи и акты выполненных работ.
  8. План движения денежных средств.

Сценарий управление подрядчиками

Управление контрактами

  1. Разработка лотов проекта. Менеджер по контрактам совместно с командой проекта выделяет работы в реализации, которых принимает участие подрядные организации. Однотипные работы проекта группируются под одним типом лотов.
  2. Проведение конкурсов. Менеджер по контрактам координирует проведения конкурсов по лотам проекта. Для проведения конкурса может быть использовано несколько процедур: прямая закупка, закрытый конкурс, открытый конкурс.
  3. Заключение контрактов. Менеджер по контрактам обеспечивает процесс заключения контрактов.
  4. Подтверждение выполнения контрактов. На основании актов выполненных работ менеджер по контрактам закрывает выполненные работы проекта. При отклонении в реализации работ контрактов менеджер по контрактам инициирует запрос на изменения.
  5. Анализ результативности управления контрактами. На этапе завершения проекта менеджер по контрактам проводит анализ результативности управления контрактами. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта.

Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению контрактами.


Разработка лотов

Анализ «Произвести-купить»

Специалистами по предметной области проводится анализ работ и содержание проекта, и выбираются те работы для реализации, которых необходимо привлекать подрядные организации.
Реализация работ сотрудниками организации сокращает затраты на реализацию и позволяет контролировать реализацию работ.
Реализация работ подрядчиками сокращает риски связанные с реализацией работ.  Но привлечение подрядчиков увеличивает стоимость реализации работ и усложняет контроль за их реализацией.

Разработка лотов проводится на основании анализа «произвести или купить». Главный инженер проводит анализ задач проекта с целью выяснить, какие из них мы не можем реализовать собственными силами, а для реализации каких необходимо привлекать подрядчиков.

разработка лотов

Опишите лоты Вашего проекта в плане-графике в MS Project Professional для этого:

  1. Создайте столбец типа "Текст" с название "Лоты". (Подробнее о том как сделать столбец в материале "Настройка столбцов")
  2. Укажите данные лотов для задач проекта согласно данных таблицы: 
СДР Название задач Лоты
Кр.2 Монтаж каркаса основной кровли  Кровля
Кр.3 Утепление кровли со стяжкой  Кровля
Кр.4 Металлочерепица основной кровли  Кровля
Кр.5 Обшивка вентиляционных шахт и установка козырька  Кровля
Бл.2 Планировка территории  Благоустройство
Бл.3 Устройство тротуаров, подъездных путей к гаражу  Благоустройство
Бл.4 Озеленение участка  Благоустройство
Бл.5 Ограждение участка  Благоустройство

Зависимость элементов планирования затрат

Контроль договоров

Так как в большинстве проектов основные затраты идет на оплату работы подрядчиков, при описании плана финансирования и плана управления контрактами необходимо обеспечить взаимодействие двух моделей данных.
Модель контроля оплат состоит из:
1. Реестр договоров – Компании – Договора.
2. Реестр актов выполненных работ  - Договора - Акты выполненных работ.
3. Реестр оплат – Договора – Оплаты по договорам.
Модель контроля актов выполненных работ:
1. Реестр договоров – Компании – Договора – Работы по договорам.
2. Портфель проектов – Проект – Задача проекта - Работы проекта.
3. Реестр актов выполненных работ  - Договора - Акты выполненных работ- Работы по актам выполненных работ


Планирование работ по контрактам

Планирование поставок - Определение перечня закупаемых товаров и услуг, а также сроков, когда эти товары и услуги потребуются проекту.
Планирование работы с поставщиками - Документирование требований к закупаемым продуктам и услугам, определение потенциальных поставщиков.

Планирование поставщиков

При планировании работы с контрактами есть да подхода:
1. В иерархической структуре работ проекта установить дополнительный уровень декомпозиции, который будет описывать контракты, реализуемые в рамках данного проекта. Положительным качеством данного подхода есть статичность структуры, а  отрицательным то что при минимальных изменения в структуре модель получается очень громоздкой.
2. Ввести в проект дополнительную структуру, которая будет описывать контракты проекта. Положительным качеством данного подхода есть гибкость, а отрицательным необходимость проектным менеджерам разрабатывать данную структуру почти с нуля.
Для типовых проектов с минимальными изменениями я бы советовал применять первый подход. Для динамических и сложных проектов второй подход более приемлем.

Будем считать что тендер проведен и для каждого из наших лотов подобрана компании исполнитель. Опишите договора Вашего проекта в плане-графике в MS Project Professional для этого:

  1. Создайте столбце "Договора" типа "Текст". (Подробнее о том как сделать столбец в материале "Настройка столбцов").
  2. Создайте ресурс тип "Затраты" для описания компаний с которыми заключены договора на выполнение работ. В нашем примере создайте компании: "Компания по кровле" и "Компания по озеленению". (Подробнее о том как описывать ресурсы в материале "Описание ресурсов").
  3. Назначьте подрядчиков на задачи проекта согласно приведенной ниже таблицы. При этом укажите затраты компании для реализации каждой задачи (Подробнее о том как назначать ресурсы в материале "Назначение ресурсов").
    1. Компания по кровле выполняет Договор №1.
    2. Компания по озеленению выполняет Договор №2
  4. После ввода данных не забудьте удалить значения фиксированных затрат для задач проекта во избежание двойного подсчета. 
СДР Название задач Договора Стоимость
Кр.2 Монтаж каркаса основной кровли  Договора №1 $9 000,00
Кр.3 Утепление кровли со стяжкой  Договора №1 $6 800,00
Кр.4 Металлочерепица основной кровли  Договора №1 $3 600,00
Кр.5 Обшивка вентиляционных шахт и установка козырька  Договора №1 $7 400,00
Бл.2 Планировка территории  Договора №2 $2 800,00
Бл.3 Устройство тротуаров, подъездных путей к гаражу  Договора №2 $1 780,00
Бл.4 Озеленение участка  Договора №2 $3 400,00
Бл.5 Ограждение участка  Договора №2 $1 730,00

Платежи по договорам проекта

Планирование платежей , как и другие экономические расчеты часто выносят за границы плана-графика. Это связано с тем, что график усложняется и для работы с ним нужны более квалифицированные специалисты.  При этом планирование платежей поднимает работу с планом-графиком проекта на более высокий уровень и позволяет делать более качественное планирование и анализ проекта.

При планировании платежей  необходимо учитывать ряд ограничений:

  1. Необходимо точно знать дату и сумму платежа
  2. Если в договоре оговорены условия платежа связанные с выполнением задач проекта. К примеру: провести 30% предоплату до начала выполнения задач. Необходимо связать веху оплаты с оговоренными задачами таким образом, что бы веха была предшественником.
  3. Если в договоре оговорены сроки оплат, необходимо указать фиксированную дату платежа.

В проекте вы можете запланировать три типа оплат:

  1. Предоплата. Платеж планируется до выполнения реализации задач договора. Для задач договора указываются предшественником веха оплаты. Отсрочка по оплате может привести к сдвигу дат начала реализации задач подрядчиком.
  2. Предоплата с плавающей датой. Веха оплата связывается с результатом реализации задач договора. Оплату можно провести по всей длительности реализации задач договора. Наиболее используемый метод планирования оплат.   
  3. Финальная оплата. Веха оплат связывается с вехой результатов реализации задач договора. 

Планирование платежей в MS Project

 

Влияние платежей на движение денежных средств в MS Project

Внесите в план-график проекта в MS Project Professional данные о платежах:

Договор Сумма Условия платежа
Договор №1 $13 000,00 Предоплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения монтажа кровли
Договор №1 $13 800,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта
Договор №2 $4 000,00 Предоплата по Договор№1. Оплата должна быть проведена до начала реализации задач по договору.
Договор №2 $5 710,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта

Платежи и акты выполненных работ

Для каждой работы и платежа необходимо указать номер договора. Таким образом, группируя работы проекта по номеру договора, возможно, отследить отклонения в стоимости и платежах по тому или иному договору проекта.

Управление актами выполненных работ в MS Project


План движения денежных средств

План движения денежных средств должен быть построен таким образом что бы поступающее финансы покрывали затраты в полном объеме. Создавать большие резервы финансов на счетах проекта хоть и является одним из антирисковых мероприятий против финансовых рисков, но приводит к заморозке финансовых средств.
Хорошо построенный план движения денежных средств должен обеспечивать своевременные платежи без заморозки средств на проекте. 

Управление движением денежных средств в MS Project

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Назначение затрат и подрядчиков на задачи проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта