Проектный офис

Проектный офис

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Место проектного офиса в системе управления портфелем проекта.
  2. Проектный офис.
  3. Модели проектного офиса.
  4. Помощь проектного офиса сотрудникам компании.

Место проектного офиса в системе управления портфелем проекта 

Работа без проектного офиса

И тогда все функции возлагаются в прямом или косвенном виде на руководителя портфеля проектов и проектных менеджеров. С увеличением сложности и количества проектов, реализуемых одновременно, увеличивается, растет нагрузка на руководителя проекта, что приводит к игнорированию некоторых задач и в итоге приводит к увеличению отклонения по срокам и затратам проекта.
Отсутствие проектного офиса приводит к потере накопленного опыта. Компании каждый новый проект приходится разрабатывать с нуля, что не позволяет сокращать сроки и затраты проекта. Как итог, компания в новых проектах «наступает на старые грабли».

проектный офис

Проектный офис объединяет стратегические цели и показатели компании и реальные отчеты о реализации проектов компании. Предоставляет отчет об эффективности реализации стратегии компании в четко выраженных показателях и результатах.

Реализация проектов в компании без проектного офиса можно сравнить с ведением эконоической деятельности компании без бухгалтерии. Это возможно, но довольно сложно так как каждый руководитель проекта сам определяет как ему реализовывать проекты и за что отчитываться руководству. Мы не представляем современую компанию без бугалетрии, но при этом считаем нормальной ситуацию когда компания реализующая проекты не имеет проектного офиса.


Проектный офис

Проектный офис (центр управления проектами) – функциональное подразделение, целью работы которого является помощь, поддержка и контроль реализации портфеля проектов компании. Проектный офис является центром компетенции для проектного управления, где накапливаются знания и опыт проектного управления компании. Контроль реализации проектов осуществляется за счет контроля плана-графика проектов и проектной документации (план-график при этом обязательно должен содержать базовые, плановые и фактические значения).

Наличие проектного офиса позволяет установить двойной контроль над проектами и всеми заинтересованными в них сотрудниками. Проектный офис не вносит изменения в проекты компании, а делает анализ эффективности реализации проектов и предоставляет его руководству. На основании данного анализа руководство может принимать обоснованные решения по портфелю проектов.

Два подхода к формированию проектного офиса:

  1. «Политика сдерживания затрат» (Cost Containment Model) – ориентирует проектный офис на ограничение затрат на проекты. Этот подход ориентирован на экономию пользуемых в проектах трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Анализируя проекты и задачи проектов на правленых на релизацию одинаковых ресультатов. Политика сдерживания затрат так же позволяет повысить эфективность использования ресурсов компании.
  2. «Модель производительности» (Throughput Model) – ориентирует на содействие организации в достижении поставленных целей. Этот подход позволяет сформировать портфель проектов относительно принятой стратегии развития компании. На соновании стратегии компании может быть не только сформирован портфель но и определены приоритеты проектов в портфеле. Мажной задачей является постоянная актуализации стратегии компании и портфеля проектов на основании поступающей информации.

проектный офис

Ключевым элементом управления проектами является план-график. Проектный офис взаимодействует с проектными менеджерами именно через план-график, что позволяет объективно представлять информацию о проекте, заранее видеть риски и планировать мероприятия по борьбе с их негативным влиянием.
План-график является единым языком, на котором говорят все участники проектного управления. Это обусловлено тем, что внесенные изменения в план-график проекта, разработанный в профессиональных программных продуктах по управлению проектами, всегда влияют на реализацию проекта. За счет того, что данный документ является объективным отображением реализации проекта, на его основании проводится борьба с основными рисками, конфликтами всех проектов. Так что в данном случае проектный офис выступает в роли рефери, помогая решать конфликты и тем самым обеспечивая проекту эффективную реализацию.


Модели проектного офиса

"Проектный офис - репозиторий"

Эта модель проектного офиса выполняет роль центра хранения и накопление информации по проектам организации. В рамкой этой модели может быть и не выделен отдельное подразделение с функциями проектного офиса. Описанные ниже функции зачастую выполняет руководитель ИТ отдела. Сотрудниками этого отдела может быть развернутая информационная система управления проектами и представлена как инструмент для руководителей портфелей проектов, программ и проектов. Эта модель самая простая для внедрения так как ее внедрение возможно при минимальных организационных изменениях в компании. Проект внедрения корпоративной системы управления и проектного офиса этой модели представляет собой ИТ-проект развертывания информационной системы управления проектами. Уровень контроля со стороны проектного офиса – отсутствует. К основным задачам относится:

  • Хранение информации в области проектного управления. Это могут быть: книги, статьи, видео-уроки. Хранилище информации зачастую носит название - "банк знаний проектного управления". Для построения "банка знаний проектного управления" на базе MS Project Online Вы можете использовать приложения MS SharePoint. Для хранения документов рекомендуем использовать приложение "Библиотека документов", для хранения полезных ссылок используйте приложение "Ссылки", для обсуждение вопросов и проблем проектного управления используйте приложение "Доска обсуждений".
  • Развертывание и поддержание информационной системы управления проектами (к примеру MS Project). Развернув информационную систему 

"Проектный офис - наставник"

Модель проектного офиса выполняет роль наставника для всех участников проектного управления в компании. Основной задачей этого типа является накопление и развитие базы знаний проектного управления в компании. Уровень контроля со стороны проектного офиса – слабый. К основным задачам относится:

  • Формирование информации в области проектного управления. В рамках данной задачи специалисты проектного офиса фиксируют положительный опыт руководителей проектов и программ, а также членов проектных команд полученный в процессе реализации проектов. Это могут быть: заметки или видео-презентации зафиксированные сотрудниками проектного офиса. Хранилище информации зачастую носит название - "банк знаний проектного управления".

Успешным примером создания "банка знаний проектного управления" можно назвать опыт ряда компаний, которые фиксировали на видео опыт своих сотрудников. Для начала в компании была принята практика еженедельных встреч специалистов занятых на проектах. Эти встречи организовывались по формату кружка качества. На них приглашались специалисты различного уровня с различных проектов, а точнее все желающие. На этих встречах обсуждались проблемы, методы и инструменты используемые при реализации проектов компании. На одно из встреч было принято решение что, каждый из участников, которые имеет интересные опыт или решение в рамках своего проекта, подготовит короткую презентацию после чего участники обсудят ее. И это принесло положительный результат. В последствии эти презентации и обсуждения сотрудники проектного офиса фиксировали на видео. Это позволило удобно развивать методы и инструменты проектного управления компании. Несмотря на разные типы реализуемых проектов многие специалисты нашли схожие проблемы подходящие для них решения. Новые сотрудники или сотрудники незанятые в кружке качества могли познакомится в опытом своих коллег на актуальном примере, что сократило затраты на обучение и консультации специалистов.

  • Консультация специалистов компании занятых в процессах проектного управления.
  • Организовывать и проводить обучение специалистов компании.

"Проектный офис - предприятия"

"Проектный офис - предпрития" оказывает поддержку руководителям проектов и программ, а также руководителям портфелей проектов. Для обеспечения контроля проектным офисам устанавливаются единые правила в различной форме (положения о проектном управлении в компании, регламенты и инструкции проектного управления). Специалисты проектного контролируют выполнению всеми участниками установленных правил. В зависимости от меняющихся требований к качеству управления проектами со стороны заказчиков и руководства компании сотрудники проектного офиса актуализируют регламенты и шаблоны проектного управления. Уровень контроля со стороны проектного офиса – средняя. К основным задачам относится:

  • Поддержание та контроль за реализацией портфеля проектов компании.
  • Управление программами компании.
  • Управление проектами компании.
  • Проведение аудита программ и проектов компании.

"Проектный офис нацеленный на немедленный результат"

Проектный офис этой модели направлен на реализацию стратегии компании. На базе стратегии компании проектным офисом формируется портфель проектов. На базе результатов реализации портфеля проектов обновляется стратегия компании. Уровень контроля со стороны проектного офиса – сильный. К основным задачам относится:

  • Формировать портфель проектов на базе стратегии компании.
  • Повысить эффективность использования трудовых ресурсов и оборудования компании. 
  • Оптимизировать процессы управления проектами компании.
  • Оптимизировать технологии реализации проектов компании в направлении сокращения сроков и затрат проектов.

Помощь проектного офиса сотрудникам компании

Помощь команде управления проектом (проектному менеджеру):

Специалисты проектного офиса оказывают консультационные услуги команде управления проектом. Функции аналитиков проектного проектного офиса можно классифицировать:

  1. Консультация проектных менеджеров по вопросам заполнения проектных документов. 
  2. Помощь в планировании: сроков проектов, финансирования проектов, контрактов проекта, мероприятий управления качеством, задач управления рисками.

Помощь руководителям портфеля проектов:

Руководитель и аналитики проектного офиса являются членами команда управления портфелем проектов.

  1. Распределение проектов относительно финансовых возможностей компании.
  2. Решение ресурсных конфликтов между проектами.
  3. Ведение корпоративного реестра рисков компании и управление стратегическими рисками. На основании анализа состояния рынка на котором работает компания и действий конкурентов формирует перечень корпоративных рисков компании. Антирисковыми мероприятиями компании могут быть как отдельный набор мероприятия так и целые проекты.
  4. Анализ эффективности реализации портфеля проектов по областям: планирования сроков проектов портфеля, финансирования проектов, управления контрактами, использования корпоративных ресурсов компании, управления качеством, управления рисками.

Помощь в развитии системы управления проектами:

За развитие системы управления проектами отвечает руководитель проектного офиса. Функции развития системы можно классифицировать:

  • Обучение проектных менеджеров и членов проектных команд.
  • Разработка, анализ и развитие процессов управления проектами, регламентирующей документации, шаблонов документов.
  • Разработка информационной системы управления проектами.
  • Помощь в развитии системы менеджмента качества компании. 

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта