Система управления проектами

Система управления проектами

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Место проектов в системе управления предприятием.
  2. Система управления проектами.
  3. Информационная система управления проектами.
  4. Развитие информационной системы управления проектами.
  5. Расширение лицензий информационных продуктов управления проектами компании Microsoft.

Место проектов в системе управления предприятием

Проекты компании обедняют стратегию компании и операционную деятельность.Цели компании, описанные в виде общих слов, требуют детализации и конкретизации, которая обеспечивается за счет описания проектов.
Система управления проектами обеспечивает процессы планирования и контроля, за реализацией стратегии развития компании. Система управления проектами необходима в первую очередь руководству компании как инструмент реализации стратеги компании.

место проектного управления в компании

Цель системы: Эффективно принимать решения и направлять ресурсы компании на достижение её стратегических целей.
Основные задачи системы управления:

  1. Помощь в принятии решений. Решения по развитию компании и реализации проектов компании. За счет планирования и отслеживания заданий на разных уровнях (стратегическом, тактическом и оперативном) руководитель видит всю картину целиком со всеми элементами и нюансами и может принять взвешенное решение.
  2. Помощь в решении конфликтов. Конфликты внутри коллектива компании и внутри команд управления проектами зачастую возникают из-за того, что сотрудники не видят всей картины целиком, у каждого из участников конфликта зачастую свое видение происходящего. Единая модель процесса реализации позволяет уменьшить конфликты и привести любые разногласия в русло конструктивного обсуждения ситуации.
  3. Помощь в эффективном распределении ресурсов компании. Хватает ли ресурсов компании (трудовых, финансовых, материальных) для достижения целей компании? Какие ресурсы являются критическими и как их оптимизировать? Как управлять ресурсами компании так, что бы с минимумом ресурсов достичь цели компании максимально быстро?

Как не трудно заметить, зачастую именно руководителям компании и руководителям проектов компании приходится постоянно принимать решения, решать конфликты и распределять ресурсы компании.
В большей мере система нужна руководителю компании, так как он, и только он, ответственный перед собственниками и инвесторами за все проекты и компанию в целом. Руководитель проекта хоть и несет ответственность за проект, но в конечном счете, «отдуваться» всегда приходится руководителю. Поэтому место руководителя компании в системе управления проектами компании ключевое и решающее.


Система управления проектами

Система управления проектами – система поддержки принятия решений, построенная на основании методологии управления проектами. Эффективность работы системы обеспечивается за счет интеграции стратегических целей компании, планов финансирования и планов использования ресурсов с учетом возможных рисков. Так как стратегические решения принимаются в организации любого типа и любого типа бизнеса, система управления проектами может быть создана для любой компании.

система управления проектами

Система управления проектами это комплекс, состоящий из трех взаимодействующих между собой элементов:
1. Регламентирующая документация. Документация разделяется по:

  • Типам регламентирующих документов: положения, регламенты, сценарии, инструкции, шаблоны документов.
  • Типам процессов: процессы управления проектами, процессы управления портфелем проектов, процессы развития системы управления проектами.
  • Типам областей знаний управления проектами: управление интеграцией, управление содержанием, управление временем, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством, управление взаимодействием, управление рисками.

2. Обученный персонал. Обученный персонал может включать в себя следующие роли: руководители портфеля проектов, руководители проектов, специалисты по управлению проектами, члены проектных команд.
3. Информационная система управления проектами: MS Project, P3E и т.д. Информационная система управления проектами включает в себя следующие модули: планирование проектов, мониторинг проектов, анализ портфеля проектов, управление документооборотом в проектах и т.д.

Система эффективно работает, когда успешно взаимодействуют три этих элемента (специалисты работают по утвержденным процессам, используют установленное программное обеспечение для управления проектами). Если регламенты скачиваются с интернета, специалисты посещают разные курсы и читают разные книги и при этом компания внедряет, пусть даже профессиональную информационную систему управления проектами – эти элементы зачастую слабо взаимодействуют.
Зачатую компании начинают свою деятельность с одного-двух проектов, основную роль в которых занимают технологические специалисты, при этом о дополнительном уровне управления никто не задумывается. Как только количество проектов в компании увеличивается до уровня, когда одновременная реализация всех проектов компании не обеспечивается в полной мере всеми необходимыми ресурсами по максимуму, в компании возникает борьба за ресурсы и конфликты тормозят реализацию проектов. В сложившейся ситуации есть два выхода:

  1. Поиск новых, желательно дешевых, трудовых и материальных ресурсов, а также поиск дополнительного финансирования для обеспечения всех проектов необходимыми ресурсами.
  2. Внедрение методов, которые бы позволили имеющимися ресурсами выполнить текущее количество проектов.

Внедрение системы управления проектами, это второй путь компании, который позволяет, оперируя имеющими ресурсами выполнять большее количество проектов, то есть «взять не числом, а умением».

Задачи системы управления проектами:
Основные задачи данной системы управления проектами:

  1. Обеспечение выбора и инициации проектов.
  2. Формирование портфеля проектов компании.
  3. Поддержка планирования проектов (планирование сроков, ресурсов, финансов).
  4. Поддержка принятия решений по реализации проектов компании.
  5. Контроль реализации проектов компании.
  6. Контроль использования в проектах финансовых, трудовых и материальных ресурсов компании.
  7. Анализ эффективности реализации проектов компании.

Вспомогательные задачи системы управления проектами:

  1. Сокращение сроков реализации проектов.
  2. Сокращение затрат на реализацию проектов.
  3. Сокращение отклонений по времени и финансам проектов.
  4. Развитие трудовых ресурсов участвующих в проектах.
  5. Повышение качества реализации проектов.
  6. Минимизация влияния рисков в проектах.

Технология работы системы управления проектами:

  1. В течении года в банке запросов на проект собираются запросы на проекты. Они обсуждаются и инициируются на заседаниях Совета по управлению проектами. Для всех запросов на проект, которые были инициированы, назначается Руководитель проекта.
  2. Руководитель проекта собирает команду управления, проводит предварительный анализ проекта и разрабатывает устав проекта. Устав проекта предоставляется совету по управлению проектами и принимается решение о более детальном планировании.
  3. После более детального планирования команда управления проектами разрабатывает план управления проектом. Совет по управлению проектами, рассмотрев план управления, принимает решение о выполнении проекта.
  4. В процессе реализации выполняются запланированные задачи проекта. Команда управления проектом под контролем руководителя портфеля проектов и проектного офиса управляет реализацией проекта. Периодически на заседании совета по управлению представляются результаты проекта, где принимается решение о дальнейшей реализации проекта или его закрытии.
  5. Закрыв проект, команда управления проектами готовит финальный отчет, где проводится полный анализ реализации проекта, фиксируется опыт и разрабатываются предложения об улучшении технологии управления и реализации проектов.
  6. Сотрудник проектного офиса контролирует весь путь реализации проекта и формирует предложения по развитию системы управления проектами и технологии реализации проектов компании.

Основных участников системы управления проектами компании можно разделить на четыре группы:

  1. Совет по управлению проектами. В данную группу входят руководители высшего звена, собственники и инвесторы компании. Основными задачами группы являются: утверждение запросов на проект, уставов проекта, планов управления проектом, рассмотрение текущих отчетов о реализации и закрытие проектов компании.
  2. Команда управления проектом. Руководителем данной группы, является руководитель проекта. В простых проектах руководитель проекта замещает команду управления проектом. Команда управления проектом выполняет функции планирования, мониторинга и анализа эффективности реализации проекта. Для компаний с развитым проектным офисом его сотрудники входят в команду управления проектом.
  3. Команда реализации проекта. В данную группу входят все остальные сотрудники компании (специалисты в предметной области), принимающее участие в создании продукта проекта.
  4. Проектный офис. Функциональное подразделение, основной задачей которого помощь, поддержка и контроль проектов компании, а также развитие системы управления проектами компании. 

Информационная система управления проектами ИСУП (Project Management Information System/PMIS)

информационная система управления проектами

Состав информационной системы управления проектами

  • Система управления программами и портфелем проектов.
  • Система планирования проекта.
  • Система контроля и мониторинга проекта.
  • Система контроля качества.
  • Система документооборота.
  • Система управления конфигурациями (Configuration Management System).
  • Система управления изменениями (Change Management System).
  • Система развития шаблонов проектов.
  • Другие инструмент.

Развитие информационной системы управления проектами

Один проект  в системе MS Project Professional. Проект стратегического развития компании.

  1. Несколько  проектов в системе MS Project Professional. Портфель проектов  стратегического развития и проекты клиентов компании.
  2. Несколько  проектов в системе MS Enterprise Project Management. Портфель проектов стратегического развития и обслуживания клиентов.

На первых этапах внедрения я рекомендую использовать MS Project Professional для управления как отдельным проектом так и всем портфелем проектов компании. Это позволит минимизировать затраты компании на внедрение системы управления проектами и дать сотрудникам время разработать основные модели и принципы управления проектами в компании. MS Project Professional - один из наиболее дешевых простых и удобных инструментов управления проектами. Данный инструмент позволяет ввести довольно большое количество работ и ресурсов проекта, а также удобно оперировать информацией, перенося ее в другие офисные продукты Microsoft.
Когда в компании будет сформирован высокий уровень корпоративной культуры управления проектами и возникнет жесткая потребность в более качественном взаимодействии участников проектной деятельности, Вы можете легко перейти к системе MS Enterprise Project Management.

  MS Project Server MS Project Online
Плюсы
  1. Вся информация о проектах компании находятся на серверах вашей компании.
  2. Отсутствия интернета не повлияет на работу специалистов компании с системой.
  1. Доступ к проектам возможен с любой точки мира.
  2. Вы платите только за те лицензии которые Вам необходимы.
  3. При необходимости новые лицензии можно докупить, а от ненужны избавится.
  4. Нет необходимости покупать дополнительное оборудование.
  5. Не нужны администратор для поддержания системы, систему поддерживают администраторы фирмы Microsoft.
  6. Все новшества и обновления устанавливают специалисты компании Microsoft.
  7. Все данные находятся на облаке и Вам нет необходимости делать резервные копии данных.
Минусы
  1. Доступ к проектам возможен только при условии входа в корпоративную сеть.
  2. Необходима покупка лицензий на все основные и вспомогательные программные продукты (MS Windows NT, MS SQL Server, и т.д.)
  3. При сокращении необходимости в лицензиях (сокращение персонала или количества проектов) Вы не можете вернуть или перепродать лицензии. 
  4. Необходима покупка серверов на которых будет развернут MS Project Server и вспомогательные программные продукты. 
  5. Необходимо или нанимать нового администратора и обучать имеющегося работе с MS Project Server-ом.
  6. При появлении новой версии программного продукта Вам будет необходимо мигрировать на новую версию. Старые версии продуктов компании поддерживает с трудом.
  7. Вы должны регулярно сохранять резервные копии данных. 
  1. При отсутствии интернета специалисты компании не имею доступа к проектам компании.

Расширение лицензий информационных продуктов управления проектами компании Microsoft

информационная система управления проектами

Выбор лицензий программных продуктов по управлению проектами от компании Microsoft решение, от которого зависит эффективность работы системы и уровень ежемесячных платежей компании. В процессе развития корпоративной системы управления проектами развивается и информационная система управления проектами (ИСУП). Каждый новый уровень системы требуют приобретение дополнительных лицензий к продуктам. Предлагаем несколько уровней внедрения ИСУП:

  1. Уровень 1. Одна лицензии MS Project Online. Данная лицензия дает возможность построения портфеля проектов компании с планами проектов верхнего уровня. 
  2. Уровень 2. Дополнительно одна лицензия MS Project Pro. Данную лицензию может использовать руководитель проектного офиса для удобства описания планов-графиков проектов любого уровня.
  3. Уровень 3. Дополнительно несколько лицензий MS Project Online. Если компания имеет несколько портфелей проектов с различными типами проектов и уровнем доступа, возможно приобрести несколько лицензий MS Project Online для руководителей портфеля проектов.
  4. Уровень 4. Дополнительно несколько лицензий MS Project Pro. Для руководителей проектов приобретается лицензии MS Project Pro для более качественного и детального управления проектами.
  5. Уровень 5. Дополнительно несколько лицензий MS Project Lite. Для эффективного взаимодействия членов проектных команд и руководителей подразделений принимающих участие в проектах приобретается лицензий MS Project Lite.

Определить сумму месячных отчислений за использование ИСУП Вы можете по ссылке. Там же Вы можете заказать бесплатный месячный доступ к продукту MS Project Online.

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта