Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Сценарий реализации портфеля проектов.
  2. Структура проектов портфеля EPS.
  3. Связь между проектам.
  4. Портфель проектов в MS Project Professional.
  5. Портфель проектов в MS Project Online.

Сценарий реализации портфеля проектов

Управление портфелем в системе MS Project Online – процесс управления портфелем проектов. Данный процесс реализуется в зависимости от наличия проектов в портфеле. Периодичность реализации процесса устанавливается руководителем портфеля проектов (рекомендуемая периодичность - ежемесячно). Данный процесс работает с проектов на фазах планирования и выполнения.

управление портфелем проектов

Название функции

Принятие решений о реализации проекта или о завершении проекта

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов, Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов анализирует отчетность о реализации проектов и отчет об анализе портфеля проектов, а также планы управления проектами. На основании данного анализа руководитель портфеля проектов руководитель портфеля проектов принимает решения о реализации или о завершении проекта. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов рассматривает эффективность реализации задач проектов в рамках отчетного периода
  2. Руководитель портфеля проектов инициирует процесс завершения реализации проекта. В системе MS Project Online в разделе информация о проекте устанавливается в поле "Этапы проекта" как "Завершен".

Название функции

Установка приоритетов проектов в портфеле

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов указывает приоритеты проектов портфеля. На основании данных приоритетов проводится распределение ресурсов между проектами портфеля в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов пересматривает приоритеты проектов. При изменении приоритета проекта вносятся изменения в поле "Приоритет" для проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов вносит изменения приоритета в план-график проекта в MS Project Pro.

Название функции

Утверждение базовых планов проектов

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание

функции

Руководитель портфеля проектов при необходимости сохраняет базовые планы проектов. На основании сохраненных базовых параметров проводится оценка эффективности управления проектами компании. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов cогласовывает новый базовый план проекта в случае если основные показатели оценки качества управления проектом привышает установленные ограничения.
  2. Если руководитель проекта согласовал изменения базового плана проекта аналитик портфеля проектов сохраняет новый базовый план проекта в MS Project Pro или MS Project Online. 

Название функции

Мониторинг реализации портфеля проектов

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов

Описание функции

Администратор портфеля проектов проводит анализ портфеля на предмет качества управления: временем, затратами, контрактами, взаимодействием, качеством, рисками. В результате данного анализа аналитик портфеля проектов формирует отчет об анализе портфеля проектов в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Аналитик портфеля проектов проводит анализ качества планирования и управления проектами портфеля и помогает руководителям проектам исправлять ошибки. Замечения к качеству планированию и управению указывается в заметках к заадчам в MS Project Pro.
  2. Аналитик портфеля проектов сообщает руководителю портфеля проектов о возможных проблемах в проектах портфеля. Замечания к проектам указывается в документах "Отчет о реализации портфеля проектов", который размещается на MS Project Online.

Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению портфелем проектов.


Структура проектов портфеля EPS

Структура портфеля проектов

Портфель проектов компании, может включать следующие группы

  1. Общий портфель проектов. Это перечень всех проектов реализуемых в компании.
  2. Портфели проектов. Это проекты сгруппированные за определенными признаками, Зачастую проекты и программы группируют в портфели для передачи контроля над ними одному из кураторов. Куратора назначают из числа руководителей высшего звена. Кураторы портфелей проектов входят в совет по управлению проекта.
  3. Программы. Программа это перечень проектов связанных между собой общими целями и результатами . 
  4. Отдельные проекты. Отдельные проекты реализовываются в рамках портфеля проектов и не входят не в одну из программу компании.

структура портфеля проектов

Типы проектов в портфеле:

Все проекты компании разделяются на две группы: внешние и внутренние проекты. Внешние проекты инициируются на основании запросов от клиентов компании и направлены на обслуживание клиентов компании и получение прибыли. Внутренние проекты инициируются на основании стратегии развития компании и направлены на развитие активов компании.

1. Внешние проекты. 

  1. Программы оказания услуг клиентам компании. 
  2. Проекты оказания услуг клиентам компании.

2. Внутренние проекты.

  1. Программа развития информационных систем. В программу развития информационных систем входят проекты создания и/или развития информационных систем и бизнес-процессов компании. 
  2. Программа развития линейки продуктов компании.В программу развития линейки продуктов компании входят проекты по создания и развитию новых продуктов и услуг компании.
  3. Программа развития филиальной сети. В программу развития филиальной сети входят проекты по созданию новых филиалов сети и проекты по развитию уже существующий филиалов компании.
  4. Рекламные проекты. Проекты направленные на реализацию маркетинговых мероприятий для рекламы как самой компании так и отдельных продуктов и/или услуг компании.

Связь между проектами

Программа отличается от портфеля проектов наличием связей между проектами внутри программы. Связь между проектами устанавливается через промежуточные и финальные результаты проекта. Планирование связей между проектами осуществляется за счет анализа жизненного цикла продукта.

связь между проектами


Портфель проектов в MS Project Professional

Портфель проектов компании без распределения по времени приводит к тому, что использование ресурсов компании неравномерно. В моменты пиковой нагрузки в портфеле проектов ресурсов не хватает, что приводит к  отклонениям в большинстве проектов компании.
Набор персонала для решения проблемы с ресурсами приводит к тому, что в моменты спада активности в реализации проектов компании приходится содержать большое количество незанятых сотрудников. Необходимо анализировать портфель проектов и распределять проекты по времени в зависимости от приоритетов.

Самым простым и экономичным инструментом формирования портфеля проекта компании является MS Project Professional. Для того что бы сформировать портфель проектов в MS Project необходимо:

  1. Открыть пустой проект в MS Project Professional.
  2. В столбце «Название задачи» укажите перечень проектов, которые уже реализуются или планируются к реализации.
  3. Добавьте столбцы  для описания классификации проектов. Обязательно должны быть добавлены: «Тип проекта» - текстовое поле с указание типа проекта, «Место» - место реализации
  4. Добавьте текстовый столбец, в котором будет указано имя руководителя проекта.
  5. В поле «Длительность» укажите плановую длительность проектов
  6. В поле «Затраты» укажите плановые затраты проектов.
  7. В поле «Начало» укажите даты начала каждого проекта.
  8. Укажите текущий фактический процент завершения проектов. Для этого Вы можете воспользоваться кнопкой «Обновить проект» на закладке «Проект», в открывшемся окне выберите пункт «Обновить трудозатраты как завершенные по:» с текущей датой.
  9. В поле «Фактические затрат» укажите фактически затраченные финансовые ресурсы.
  10. Для более точного планирования затрат Вы можете воспользоваться единым ресурсом типа затраты. Назначьте ресурсы на задачи описывающие проекты, и укажите необходимое распределение затрат по времени реализации проекта.

портфель проектов


Портфель проектов в MS Project Online.

Портфель проектов в MS Project Online

Для создания портфеля проектов необходимо сделать следующие шаги:

  1. Определить группы, на которые будут разбиты проекты. Это можно сделать на основании принятой в компании классификации проектов. Проекты можно группировать по городах, в которых они реализуются, или по типу проектов. Рекомендуем создавать простые структуры при первой настройке.
  2. Установить таблицу значений структуры. Для снижения количества ошибок установите фиксированный перечень значений для структуры. Что бы это сделать переходим на закладку "Параметры сервера" и выбираем в блоке "Корпоративные данные" пункт "Корпоративные настраиваемые поля и таблицы подстановки". В открывшемся окне в блоке "Таблицы подстановки для настраиваемых полей" нажимаем кнопку "Создать таблицу подстановки". Зачастую группы проектов определяются для делегирования контроля за проектами от руководителя компании его замам. Решения, для которых не хватает компетентности руководителей проектов, могут приниматься руководителями портфелей проектов (кураторами).
  3. Создаем таблицу подстановки. Для этого указываем имя таблицы (к примеру "Типы проектов"). Указываем его тип, в нашем случае это "Текст". Указываем маску кода, точнее структуру. если у Вас будет несколько уровней (к примеру "Строительные проекты", а в них "Проекты коттеджного строительства" и "Строительство таунхаусов"), указывайте количество уровней и тип данных в них. В пункте "Таблица подстановки" укажите в столбце "Значения" укажите перечень значений структуры. После всех изменений нажмите кнопку сохранить.
  4. Создаем сам столбец. Для это переходим в блок "Корпоративные настраиваемые поля" и нажимаем кнопку "Создать поле". В открывшемся окне указываем название поля (к примеру "Тип проекта"). Указываем объект - "проект" и тип - "текст". В разделе "Настраиваемые атрибуты" выбираем пункт "Таблица подстановки". Выбираем название таблицы подстановки и значение по умолчанию. После чего нажимаем кнопку "Сохранить". Более подробно о создании корпоративных столбцов.
  5. Распределение проектов по портфелям. Для указания какие проекты к какому портфелю относятся перейдите на закладку "Проект", выберите проект и нажмите на его название. В открывшемся окне проекта перейдите на пункт левого меню "Информация о проекте". В открывшемся окне будут выведены настраиваемые поля. Если система не дает возможности редактировать эти поля нажмите на пункт верхнего меню "Проект" и нажмите кнопку "Изменить". Установите значение в поле (к примеру в поле "Тип проекта"). После чего нажмите кнопки "Сохранить" и "Закрыть".
  6. Настройка отображения портфеля. Для того чтобы отобразить портфель нужно изменить представление в центре проектов. Для этого нажимаем на пункт левого меню "Параметры системы", в блоке "Настройка интерфейса пользователя" выбираем пункт "Управление представлениями" и в открывшемся окне выбираем группы представлений "Центр проектов". В данном окне можно изменить любое представление (к примеру "Сводка") - для этого нажмите на его название. В блоке "Поля" добавьте наше новое поле структуры в блок "Отображаемые поля" и нажмите кнопку "Сохранить". Более подробно о настройке представлений.
  7. Группировка по портфелям. Для группировки портфелей перейдите на пункт левого меню "Проект". В верхнем меню выберите закладку "Проект" и в поле "Группировать по" выбираем название столбца структуры (к примеру "Тип проекта"). Для группировки сразу по нескольким столбцам выбираем пункт "Настраиваемая группа" и в открывшемся окне выбираем поля для группировки.

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта