Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Сценарий реализации портфеля проектов
  2. Связь между проектам
  3. Портфель проектов в MS Project Professional
  4. Отчетность о реализации портфеля проектов

Сценарий реализации портфеля проектов

Управление портфелем в системе MS Project Online – процесс управления портфелем проектов. Данный процесс реализуется в зависимости от наличия проектов в портфеле. Периодичность реализации процесса устанавливается руководителем портфеля проектов (рекомендуемая периодичность - ежемесячно). Данный процесс работает с проектов на фазах планирования и выполнения.

управление портфелем проектов

Название функции

Принятие решений о реализации проекта или о завершении проекта

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов, Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов анализирует отчетность о реализации проектов и отчет об анализе портфеля проектов, а также планы управления проектами. На основании данного анализа руководитель портфеля проектов руководитель портфеля проектов принимает решения о реализации или о завершении проекта. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов рассматривает эффективность реализации задач проектов в рамках отчетного периода
  2. Руководитель портфеля проектов инициирует процесс завершения реализации проекта. В системе MS Project Online в разделе информация о проекте устанавливается в поле "Этапы проекта" как "Завершен".

Название функции

Установка приоритетов проектов в портфеле

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание функции

Руководитель портфеля проектов указывает приоритеты проектов портфеля. На основании данных приоритетов проводится распределение ресурсов между проектами портфеля в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов пересматривает приоритеты проектов. При изменении приоритета проекта вносятся изменения в поле "Приоритет" для проекта.
  2. Аналитик портфеля проектов вносит изменения приоритета в план-график проекта в MS Project Pro.

Название функции

Утверждение базовых планов проектов

Ответственный

Руководитель портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Портфель проектов

Описание

функции

Руководитель портфеля проектов при необходимости сохраняет базовые планы проектов. На основании сохраненных базовых параметров проводится оценка эффективности управления проектами компании. Шаги реализации функции:

  1. Руководитель портфеля проектов cогласовывает новый базовый план проекта в случае если основные показатели оценки качества управления проектом привышает установленные ограничения.
  2. Если руководитель проекта согласовал изменения базового плана проекта аналитик портфеля проектов сохраняет новый базовый план проекта в MS Project Pro или MS Project Online. 

Название функции

Мониторинг реализации портфеля проектов

Ответственный

Аналитик портфеля проектов

Входящие документы

Портфель проектов

Исходящие документы

Отчет о реализации портфеля проектов

Описание функции

Администратор портфеля проектов проводит анализ портфеля на предмет качества управления: временем, затратами, контрактами, взаимодействием, качеством, рисками. В результате данного анализа аналитик портфеля проектов формирует отчет об анализе портфеля проектов в системе MS Project Online. Шаги реализации функции:

  1. Аналитик портфеля проектов проводит анализ качества планирования и управления проектами портфеля и помогает руководителям проектам исправлять ошибки. Замечения к качеству планированию и управению указывается в заметках к заадчам в MS Project Pro.
  2. Аналитик портфеля проектов сообщает руководителю портфеля проектов о возможных проблемах в проектах портфеля. Замечания к проектам указывается в документах "Отчет о реализации портфеля проектов", который размещается на MS Project Online.

Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению портфелем проектов.


Связь между проектами

Программа отличается от портфеля проектов наличием связей между проектами внутри программы. Связь между проектами устанавливается через промежуточные и финальные результаты проекта. Планирование связей между проектами осуществляется за счет анализа жизненного цикла продукта.

связь между проектами


Портфель проектов в MS Project Professional

Портфель проектов компании без распределения по времени приводит к тому, что использование ресурсов компании неравномерно. В моменты пиковой нагрузки в портфеле проектов ресурсов не хватает, что приводит к  отклонениям в большинстве проектов компании.
Набор персонала для решения проблемы с ресурсами приводит к тому, что в моменты спада активности в реализации проектов компании приходится содержать большое количество незанятых сотрудников. Необходимо анализировать портфель проектов и распределять проекты по времени в зависимости от приоритетов.

Самым простым и экономичным инструментом формирования портфеля проекта компании является MS Project Professional. Для того что бы сформировать портфель проектов в MS Project необходимо:

  1. Открыть пустой проект в MS Project Professional.
  2. В столбце «Название задачи» укажите перечень проектов, которые уже реализуются или планируются к реализации.
  3. Добавьте столбцы  для описания классификации проектов. Обязательно должны быть добавлены: «Тип проекта» - текстовое поле с указание типа проекта, «Место» - место реализации
  4. Добавьте текстовый столбец, в котором будет указано имя руководителя проекта.
  5. В поле «Длительность» укажите плановую длительность проектов
  6. В поле «Затраты» укажите плановые затраты проектов.
  7. В поле «Начало» укажите даты начала каждого проекта.
  8. Укажите текущий фактический процент завершения проектов. Для этого Вы можете воспользоваться кнопкой «Обновить проект» на закладке «Проект», в открывшемся окне выберите пункт «Обновить трудозатраты как завершенные по:» с текущей датой.
  9. В поле «Фактические затрат» укажите фактически затраченные финансовые ресурсы.
  10. Для более точного планирования затрат Вы можете воспользоваться единым ресурсом типа затраты. Назначьте ресурсы на задачи описывающие проекты, и укажите необходимое распределение затрат по времени реализации проекта.

портфель проектов


Отчетность о реализации портфеля проектов

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта