Подпишитесь и будете получать важную информацию в нашей рассылке.

Движение денежных средств

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

У данного материала нет видео

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Платежи и акты выполненных работ.
  2. План движения денежных средств.
  3. Контроль платежей.
  4. Связь между задачами проекта и платежами.

План движения денежных средств

Платежи в проекте могут осуществляться до начала проекта и закончится поле получения всех результатов проекта. Кроме этого для создания продукта проекта и его реализации могут быть реализованные несколько проектов обеденные в программу. Для того чтобы запланировать платежи по проекту Вы можете создать план-график движения денежных средств. Этот график состоит из вех с помощью которых планируют платежи и отмечают факт оплат.

Информацию о платежах для плана движения денежных средств Вы можете взять с:

  1. Договора с инвесторами. Особенностью данных договор является наличие как платежей поступления денежных средств от инвестора, так и платежей по возврату инвестиций. Так что вехи платежей должны быть как с отрицательным там и положительным значением.
  2. Договоров с клиентами. Договора с клиентами дают платежи поступления финансовых средств и поэтом на их основании формируются вехи с положительным значением затрат.
  3. Договоров с подрядчиками и поставщиками проекта. На основании договоров с подрядчиками и поставщиками формируются вехи с отрицательными значениями затрат.

Для создания плана-графика движения денежных средств:

  1. Создайте пустой проект в MS Project Pro или MS Project Online.
  2. Занесите все платежи в виде вех. Создать веху можно указав длительность задачи 0 дней.
  3. В столбце «Начало» укажите дату проведения оплаты.
  4. В столбце «Затраты» укажите сумму оплаты, Ваших платежей подрядчикам и поставщикам, а также оплаты со стороны инвестором. Поступления финансовых средств (оплаты инвестора) вы можете указать положительный числом. Оплаты подрядчиков и поставщиков указываются с отрицательным числом.
  5. Оптимизируйте план затрат. Первым шагом запланируйте оплаты таким образом, чтобы итоговая сумма по проекту не была отрицательна. Вторым шагом перейдите на представление «Использование задач» и разместите вехи так чтобы итоговые суммы за месяц были положительными.
  6. Согласуйте план движения денежных средств у руководства и сохраните базовый план.

План движения денежных средств в MS Project

Количество платежей, относящихся к проекту может быть довольно много. В приведенном выше примере приведен очень мало платежей. При большем количестве платежей ими довольно сложно управлять. Для удобства Вы можете использовать WBS структуру, сгруппировав вехи платежей по контрагентам и договорам. Такой подход легче в реализации, но в последствии будет сложно проводить анализ портфеля проектов или программы. Мы рекомендуем использовать корпоративные поля MS Project Online. Мы рекомендуем создать три столбца «Контрагент», «Договора» и «Платежки».

Корпоративные столбцы управление движением денежных средств:

  1. Создайте пользовательский столбец «Контрагенты» типа «Текст» и укажите либо название типа компании, либо название реальной компании, с которой заключен договор. Значения поля должны совпадать с перечнем подрядчиков в корпоративном пуле ресурсов.
  2. Создайте пользовательский столбец «Договора» типа «Текст» и укажите в нем номер и дату заключения договора. Вы можете запланировать оплаты до подписания договоров и в таком случае значения в данном столбце могут отсутствовать.
  3. Создайте пользовательский столбец «Платежки» типа «Текст». В этом столбце указываются дата и номер платежного документа. Если платеж еще не совершен информация в этом столбце может отсутствовать. После осуществления платежа укажите что веха, выполненная на 100%.
  4. Создайте группировку по столбцам «Контрагенты» и «Договора» используйте эту группировку для анализа правильности заполнения информации. 

Для каждой работы и платежа необходимо указать номер договора. Таким образом, группируя работы проекта по номеру договора, возможно, отследить отклонения в стоимости и платежах по тому или иному договору проекта.

План движения денежных средств по договорам в MS Project


План движения денежных средств

Разработка плана финансирования проекта осуществляется за счет установки вех платежей проекта.Суммы платежей по проекту должны быть указаны с минусом, что бы избежать двойного счета при планировании затрат. Платежи, указанные в договорах как проценты от общей суммы должны быть конкретизированы. В проекте, должно быть точно указано, какие суммы и на какие даты запланированы.

Планирование денежных средств в MS Project

План движения денежных средств должен быть построен таким образом что бы поступающее финансы покрывали затраты в полном объеме. Создавать большие резервы финансов на счетах проекта хоть и является одним из антирисковых мероприятий против финансовых рисков, но приводит к заморозке финансовых средств.
Хорошо построенный план движения денежных средств должен обеспечивать своевременные платежи без заморозки средств на проекте. 

Планирование денежных средств в MS Project


Управление движением денежных средств проекта

 

Контроль платежей в MS Project

При осуществлении платежа необходимо указать веху платежа как выполненную. При любых изменения суммы платежа или даты его осуществления необходимо указать это в проекте.Если принято решение об изменении дат и сумм платежей необходимо внести эти данные сразу в проект.
При своевременной актуализации проекта проблемы с финансированием проекта видны сразу на всех уровнях портфеля проектов.

Контроль платежей в MS Project

Кроме этого Вы можете проверить правильность указания затрат как в проектах, так и в планах движения денежных средств. Это можно сделать на уровне портфеля сгруппировав задачи портфеля по контрагентам и договорам. Так как поля с указания контрагентов и договоров мы указываем как в проектах, так и в планах движения денежных средств, это дает возможность увидеть разницу между оплатами и объемами выполненных работ. Если разница положительная это значит подрядчик выполнил больше чем мы оплатили. Если разница отрицательная это значит, что мы оплатили подрядчику больше чем стоимость объема выполненных подрядчиком работ. В идеале разница равна нулю, но так на практике бывает только для закрытых договоров.


Связь между задачами проекта и платежами

Планирование платежей, как и другие экономические расчеты часто выносят за границы плана-графика. Это связано с тем, что график усложняется и для работы с ним нужны более квалифицированные специалисты.  При этом планирование платежей поднимает работу с планом-графиком проекта на более высокий уровень и позволяет делать более качественное планирование и анализ проекта.

При планировании платежей  необходимо учитывать ряд ограничений:

  1. Необходимо точно знать дату и сумму платежа
  2. Если в договоре оговорены условия платежа связанные с выполнением задач проекта. К примеру: провести 30% предоплату до начала выполнения задач. Необходимо связать веху оплаты с оговоренными задачами таким образом, что бы веха была предшественником.
  3. Если в договоре оговорены сроки оплат, необходимо указать фиксированную дату платежа.

В проекте вы можете запланировать три типа оплат:

  1. Предоплата. Платеж планируется до выполнения реализации задач договора. Для задач договора указываются предшественником веха оплаты. Отсрочка по оплате может привести к сдвигу дат начала реализации задач подрядчиком.
  2. Предоплата с плавающей датой. Веха оплата связывается с результатом реализации задач договора. Оплату можно провести по всей длительности реализации задач договора. Наиболее используемый метод планирования оплат.   
  3. Финальная оплата. Веха оплат связывается с вехой результатов реализации задач договора. 

Планирование платежей в MS Project

Влияние платежей на движение денежных средств в MS Project

Внесите в план-график проекта в MS Project Professional данные о платежах:

Договор Сумма Условия платежа
Договор №1 $13 000,00 Предоплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения монтажа кровли
Договор №1 $13 800,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта
Договор №2 $4 000,00 Предоплата по Договор№1. Оплата должна быть проведена до начала реализации задач по договору.
Договор №2 $5 710,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Назначение затрат и подрядчиков на задачи проектов".

Odessa Project Managemet Day 2018
Управление проектами на базе Microsoft Project
Онлайн курс по MS Project Pro экспресс
Онлайн курс по MS Project Professional
Работа руководителем проекта

Присоединяйтесь: #studyoberemok #pmway

© Copyright PM Way - управляй комфортно 2011-2013. Все права защищены.