Движение денежных средств

Движение денежных средств

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

У данного материала нет видео

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Платежи и акты выполненных работ.
  2. План движения денежных средств.
  3. Контроль платежей.
  4. Связь между задачами проекта и платежами.

План движения денежных средств

Платежи в проекте могут осуществляться до начала проекта и закончится поле получения всех результатов проекта. Кроме этого для создания продукта проекта и его реализации могут быть реализованные несколько проектов обеденные в программу. Для того чтобы запланировать платежи по проекту Вы можете создать план-график движения денежных средств. Этот график состоит из вех с помощью которых планируют платежи и отмечают факт оплат.

Информацию о платежах для плана движения денежных средств Вы можете взять с:

  1. Договора с инвесторами. Особенностью данных договор является наличие как платежей поступления денежных средств от инвестора, так и платежей по возврату инвестиций. Так что вехи платежей должны быть как с отрицательным там и положительным значением.
  2. Договоров с клиентами. Договора с клиентами дают платежи поступления финансовых средств и поэтом на их основании формируются вехи с положительным значением затрат.
  3. Договоров с подрядчиками и поставщиками проекта. На основании договоров с подрядчиками и поставщиками формируются вехи с отрицательными значениями затрат.

Для создания плана-графика движения денежных средств:

  1. Создайте пустой проект в MS Project Pro или MS Project Online.
  2. Занесите все платежи в виде вех. Создать веху можно указав длительность задачи 0 дней.
  3. В столбце «Начало» укажите дату проведения оплаты.
  4. В столбце «Затраты» укажите сумму оплаты, Ваших платежей подрядчикам и поставщикам, а также оплаты со стороны инвестором. Поступления финансовых средств (оплаты инвестора) вы можете указать положительный числом. Оплаты подрядчиков и поставщиков указываются с отрицательным числом.
  5. Оптимизируйте план затрат. Первым шагом запланируйте оплаты таким образом, чтобы итоговая сумма по проекту не была отрицательна. Вторым шагом перейдите на представление «Использование задач» и разместите вехи так чтобы итоговые суммы за месяц были положительными.
  6. Согласуйте план движения денежных средств у руководства и сохраните базовый план.

План движения денежных средств в MS Project

Количество платежей, относящихся к проекту может быть довольно много. В приведенном выше примере приведен очень мало платежей. При большем количестве платежей ими довольно сложно управлять. Для удобства Вы можете использовать WBS структуру, сгруппировав вехи платежей по контрагентам и договорам. Такой подход легче в реализации, но в последствии будет сложно проводить анализ портфеля проектов или программы. Мы рекомендуем использовать корпоративные поля MS Project Online. Мы рекомендуем создать три столбца «Контрагент», «Договора» и «Платежки».

Корпоративные столбцы управление движением денежных средств:

  1. Создайте пользовательский столбец «Контрагенты» типа «Текст» и укажите либо название типа компании, либо название реальной компании, с которой заключен договор. Значения поля должны совпадать с перечнем подрядчиков в корпоративном пуле ресурсов.
  2. Создайте пользовательский столбец «Договора» типа «Текст» и укажите в нем номер и дату заключения договора. Вы можете запланировать оплаты до подписания договоров и в таком случае значения в данном столбце могут отсутствовать.
  3. Создайте пользовательский столбец «Платежки» типа «Текст». В этом столбце указываются дата и номер платежного документа. Если платеж еще не совершен информация в этом столбце может отсутствовать. После осуществления платежа укажите что веха, выполненная на 100%.
  4. Создайте группировку по столбцам «Контрагенты» и «Договора» используйте эту группировку для анализа правильности заполнения информации. 

Для каждой работы и платежа необходимо указать номер договора. Таким образом, группируя работы проекта по номеру договора, возможно, отследить отклонения в стоимости и платежах по тому или иному договору проекта.

План движения денежных средств по договорам в MS Project


План движения денежных средств

Разработка плана финансирования проекта осуществляется за счет установки вех платежей проекта.Суммы платежей по проекту должны быть указаны с минусом, что бы избежать двойного счета при планировании затрат. Платежи, указанные в договорах как проценты от общей суммы должны быть конкретизированы. В проекте, должно быть точно указано, какие суммы и на какие даты запланированы.

Планирование денежных средств в MS Project

План движения денежных средств должен быть построен таким образом что бы поступающее финансы покрывали затраты в полном объеме. Создавать большие резервы финансов на счетах проекта хоть и является одним из антирисковых мероприятий против финансовых рисков, но приводит к заморозке финансовых средств.
Хорошо построенный план движения денежных средств должен обеспечивать своевременные платежи без заморозки средств на проекте. 

Планирование денежных средств в MS Project


Управление движением денежных средств проекта

 

Контроль платежей в MS Project

При осуществлении платежа необходимо указать веху платежа как выполненную. При любых изменения суммы платежа или даты его осуществления необходимо указать это в проекте.Если принято решение об изменении дат и сумм платежей необходимо внести эти данные сразу в проект.
При своевременной актуализации проекта проблемы с финансированием проекта видны сразу на всех уровнях портфеля проектов.

Контроль платежей в MS Project

Кроме этого Вы можете проверить правильность указания затрат как в проектах, так и в планах движения денежных средств. Это можно сделать на уровне портфеля сгруппировав задачи портфеля по контрагентам и договорам. Так как поля с указания контрагентов и договоров мы указываем как в проектах, так и в планах движения денежных средств, это дает возможность увидеть разницу между оплатами и объемами выполненных работ. Если разница положительная это значит подрядчик выполнил больше чем мы оплатили. Если разница отрицательная это значит, что мы оплатили подрядчику больше чем стоимость объема выполненных подрядчиком работ. В идеале разница равна нулю, но так на практике бывает только для закрытых договоров.


Связь между задачами проекта и платежами

Планирование платежей, как и другие экономические расчеты часто выносят за границы плана-графика. Это связано с тем, что график усложняется и для работы с ним нужны более квалифицированные специалисты.  При этом планирование платежей поднимает работу с планом-графиком проекта на более высокий уровень и позволяет делать более качественное планирование и анализ проекта.

При планировании платежей  необходимо учитывать ряд ограничений:

  1. Необходимо точно знать дату и сумму платежа
  2. Если в договоре оговорены условия платежа связанные с выполнением задач проекта. К примеру: провести 30% предоплату до начала выполнения задач. Необходимо связать веху оплаты с оговоренными задачами таким образом, что бы веха была предшественником.
  3. Если в договоре оговорены сроки оплат, необходимо указать фиксированную дату платежа.

В проекте вы можете запланировать три типа оплат:

  1. Предоплата. Платеж планируется до выполнения реализации задач договора. Для задач договора указываются предшественником веха оплаты. Отсрочка по оплате может привести к сдвигу дат начала реализации задач подрядчиком.
  2. Предоплата с плавающей датой. Веха оплата связывается с результатом реализации задач договора. Оплату можно провести по всей длительности реализации задач договора. Наиболее используемый метод планирования оплат.   
  3. Финальная оплата. Веха оплат связывается с вехой результатов реализации задач договора. 

Планирование платежей в MS Project

Влияние платежей на движение денежных средств в MS Project

Внесите в план-график проекта в MS Project Professional данные о платежах:

Договор Сумма Условия платежа
Договор №1 $13 000,00 Предоплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения монтажа кровли
Договор №1 $13 800,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта
Договор №2 $4 000,00 Предоплата по Договор№1. Оплата должна быть проведена до начала реализации задач по договору.
Договор №2 $5 710,00 Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Назначение затрат и подрядчиков на задачи проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта