Внедрение проектного офиса

Внедрение проектного офиса

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Внедрение проектного офиса.
  2. Развитие проектного офиса.


Внедрение проектного офиса

Подходы к организации проектного офиса

Внедрять и поддерживать проектный офис в компании дорогое удовольствие, так как при этом нужны:

  1. Опытные специалисты с системными знаниями методов и средств проектного управления;
  2. Специалисты со знаниями подходов к развитию и опытом развития системы управления проектами.

Аутсорсинг позволяет сократить затраты на содержание проектного офиса. Часть функций, требующих специальных навыков и опыта, предаются опытным консультантам. При этом руководством должен быть назначен специалист, представляющий интересы компании и являющийся ответственным за систему управления проектами.
В процессе развития системы управления проектами уточняются процессы и шаблоны, а также нарабатывается опыт специалистами проектного офиса, что впоследствии приводит к снижению потребности в консультантах. Таким образом, налаживается работа проектного офиса компании, сотрудников, вовлеченных в развитие системы управления проектами.

Назначение ответственного за проектное управление

Начать создание проектного офиса можно с назначения ответственного за проектное управление. Это может быть как отдельный специалист, так и руководитель уже имеющегося подразделения (например «отдел развития»). Требования к данному специалисту могут быть следующие:

  1. Доступ к стратегической информации компании и процессу принятия стратегических решений.
  2. Обладать большим доверием со стороны высшего руководства.
  3. Наличие свободного времени для выполнения дополнительных функций.
  4. Обладать авторитетом у сотрудников компании.
  5. Открытость к новым идеям и желание внедрять новые подходы к управлению.

На первых порах будет достаточно и одного специалиста. В будущем с ростом количества и сложности проектов может быть создан проектный офис или центр управления проектами.

Для оценки необходимости создания проектного офиса предлагается следующий анализ сильных и слабых сторон этого решения:

Сильные стороны Слабы стороны
  • Обеспечивает качественный контроль за реализацией проектов со стороны руководства компании;
  • Позволяет увеличить количество проектов при ограниченном количестве сотрудников;
  • Сокращается нагрузка на руководителей проектов (с руководителей снимается рутина);
  • Возможно увеличить сложность и объем проектов без значительного увеличения рисков;
  • Сокращаются сроков и затраты проекта;
  • Обеспечивается поддержка руководителям портфелей проектов и программ;
  • Обеспечивается накопление знаний в области проектно управления компании.
  • Затраты на содержание проектного офиса
  • Необходимость изменений в системе управления компании
  • Дополнительные задачи для всех сотрудников компании

Развитие проектного офиса

Проектный офис должен изменяться так же как изменяется сама компания и проекты которые она реализовывает. Есть ряд критериев, которые влияют развитие проектного офиса: 

  • Увеличивается количество проектов. Чем больше проектов реализовывает компания тем больше нагрузка на проектных менеджеров и на специалистов проектного офиса. С увеличение количества проектов, необязательно нанимать дополнительных проектных менеджеров. Для нескольких проектов с низким приоритетом или низкой уникальностью может быть назначен один проектный менеджер. 
  • Возрастает сложность и уникальность проекта. Для сохранение конкурентных позиций компания увеличивает сложность реализуемых проектов. С ростом сложности и уникальности возрастает и перечень методов и инструментов проектного управления. 
  • Возрастает требования к качеству управления проектами. Руководство компания желает сократить сроки и затраты реализуемых компанией проектов. В результате растут отклонения сроков и затрат и для возврата проекта в базовые ограничения компании необходимо усложнять используемые методы управления.

развитие проектного офиса

Специалист по внедрению проектного управления в компании

Функции специалиста по внедрению проектного управления в компании:

  • Реализация процесса инициации проектов в компании.
  • Мониторинг портфеля проектов компании.
  • Мониторинг проектов компании.
  • Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
  • Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.

Проектный офис

Функции проектного офиса:

  • Реализация процесса инициации проектов в компании.
  • Мониторинг портфеля проектов компании.
  • Решение ресурсный конфликтов между проектами.
  • Мониторинг проектов компании.
  • Разработка и развитие регламентов, шаблоны документов, процедур, положений о проектных группах ролевых инструкций.
  • Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
  • Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.

Департамент управления проектами

Ключевые задачи департамента управления проектами

  • Реализация процесса инициации проектов в компании.
  • Мониторинг портфеля проектов компании.
  • Решение ресурсный конфликтов между проектами.
  • Мониторинг проектов компании.
  • Разработка и развитие регламентов, шаблоны документов, процедур, положений о проектных группах ролевых инструкций.
  • Обучение сотрудников компании методам и инструментам проектного управления
  • Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
  • Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.
  • Развитие информационно системы управления проектами

Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта