Создание проекта в MS Planner

Создание проекта в MS Planner

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание

  1. Типы проектов для MS Planner
  2. Создание проекта в MS Planner
  3. Создание задач проекта в MS Planner
  4. Редактирование информации о проекте в MS Planner

Типы проектов для MS Planner

Прежде чем обсуждать особенности программного продукта управления проектами MS Planner необходимо четко обозначить проекты для управления которыми рекомендуется использовать этот продукт и их особенности.

Особенности проектов для MS Planner

  • Техническое задание отсутствует. Мы знаем какой хотим получить результат проекта, но не знаем каким будет продукт. Зачастую такой продукт относится к нематериальными. К примеру хотим увеличить клиентскую базу, повысить степень удобства для клиентов и т.д. Перечень продуктов проекта может быть определен, но их параметры определяются в процессе реализации проекта. 
  • Технология реализация проекта не определена. Под технологией реализации понимается связанная последовательность действий, выполнение которых гарантирует получение нужного результата. Так-как продукт проекта нам точно неизвестен то и точную технологию определить довольно сложно. Мы можем знать шаги и действия на ближайший период. Выполнение этих действий должно обеспечить получение продуктов в необходимости и параметрах которых Заказчик полностью уверен. У проекта нет плана-график и нет базового плана, но при этом осуществляется эффективное управление.
  • Большое количество запросов на изменения. Так как проект направлен на получение нематериальных результатов Заказчик проекта в процессе его реализации уточняет свое видение продукта проекта что связано с постоянным потоком изменений. Участие в проекте заказчика проекта является обязательным условием эффективной реализации процесса управления проектом. Как итог запросы на изменения являются необходимой частью процесса управления. Изменения не проблема это элемент процесса управления.

Типы проектов для MS Planner

  • Startup-проекты
  • ИТ-проекты
  • Маркетинговые проекты
  • Ивент-проекты
  • Проекты организационного развития

Плюсы и минусы MS Planner

Плюсы

Минусы

  • Просто в планировать задачи проекта
  • Легко обеспечить взаимодействие между членами команды проекта
  • Просто внесения изменений в проект
  • Простой мониторинг проекта
  • Отсутствует инструмент планирования затрат
  • Отсутствует инструмент оценки объемов трудозатрат
  • Отсутствует инструмент оптимизации использования ресурсов

Несмотря на указанные минусы программный продукт позволяет эффективно управлять проектами по формированию нематериального результата.


Создание проекта в MS Planner

Программный продукт MS Planner работает в облаке компании Microsoft. Все данные находятся на серверах компании Microsoft. Для того что бы войти в MS Planner:

  1. Зайти на страницу portal.office.com.
  2. На домашней странице Microsoft Office 365 нажмите на кнопку MS Planner.

Описание проекта в MS Planner

Для создания проекта в MS Planner выполните следующие шаги:

  1. Нажмите на кнопку "Создать план" в верхней левой части экрана
  2. В открывшемся окне "Создание плана" укажите имя проекта. Рекомендуем название указать краткое и понятное название. К примеру это может быть имя компании заказчика или описание основного продукта (Проект внедрения корпоративной системы управления проектами для компании "Строитель" - КСУП "Строитель" ).
  3. В поле "Электронный адрес плана" укажите одно слово латинецей описывающее название проекта. К примеру проект с название КСУП "Строитель"  можно назвать "ksupstroit"
  4. При указании значения "Да" в поле "Опубликовать план" все значения и изменения будут видны всем остальным кленам команды. Если хотите подготовить план без информирования членов команды установите значения "Нет" в поле "Опубликовать план".
  5. В поле "Описание плана" Вы можете указать описание проекта. Указывать значение в этом поле необязательно.

Описание проекта в MS Planner


Создание задач проекта в MS Planner

В программном продукте MS Planner Вы сможете указать не более трех уровней. В проекте Вы можете описать не более трех уровней:

  1. Первый уровень - сегмент. В название уровня Вы можете указать название продукта или результата проекта
  2. Второй уровень - задача. Название задачи это классическая задачи проекта.
  3. Третий уровень - элемент контрольного списка. Элемент контрольного списка может быть веха или продукт проекта.

Для описания задач проекта выполните следующие действия:   

  1. Зайдите в проект для это просто нажмите на название проекта в левой части и перейдите представление "Доска" в верхней части.
  2. Для добавления или переименования уровня нажмите на текст "+ Добавить новый сегмент". 
  3. Нажмите на знак плюса. В поле укажите название задачи.
  4. Для установки даты окончания задачи нажмите на текст "Установить срок" и в календаре  вы сможете выбрать дату.
  5. Тут же при желании Вы сможете назначить исполнителя для этого нажмите на текст "Добавить назначение".
  6. Для создания задачи нажмите кнопку "Добавить задачу"

Для создания задачи вы можете просто указать название задачи и нажать кнопку "Добавить задачу"

Описание задач проекта в MS Planner

Для более детального описания задач проекта кликните по задаче мышкой. После это будет открыто окно редактирования задачи. 

  • Для переименования задачи дважды нажмите мышкой на текущей задаче. После чего откроется поле в котором Вы можете изменить название задачи.
  • В поле "Сегмент" вы можете изменить блок в который входит задача.
  • В поле "Ход выполнения" Вы можете указать текущее состояние задачи. Выбрать между "Не начато" "Выполняется" и "Завершено".
  • В поле "Дата начала" Вы можете указать дату когда планируете начать выполнение задачи.
  • В поле "Дата выполнения" указывается крайний срок выполнения задачи установленных руководителем.
  • В правой части экрана задаче присваевается категория. Под категорией может пониматься: приоритет задачи, уровень риска или важности задачи для заказчика. Вы можете присвоить сразу несколько категорий задаче.
  • В блоке контрольный список указывается перечень продуктов проектов. Вы можете указать сразу несколько продуктов. При получении продукта вы можете установить галочку возле продукта. Для контроля списка продуктов Вы можете вывести его на карточку поставив галочку в пункте "Показать на карточке"
  • В поле "Описание" Вы можете указать описание основные параметры задачи. В качестве описания Вы можете прикрепить в задаче документы для этого нажать на кнопку "Вложить". Для того что-бы вставить интересую ссылку нажмите на кнопку "Отправить ссылку".
  • В поле "Примечания" Вы можете указать комментарии и вести обсуждение процесса реализации задачи (задавать вопросы, делать предложения и т.д.). 

Информация записывается сразу при переходе на следующее поле. После редактирования информации нажмите на крестик вверху окна. Для того что бы удалить задачу нажмите на три точки вверху окна после чего откроется окно с с одним пунктом "Удалить".

Описание задач проекта в MS Planner


Редактирование информации о проекте в MS Planner

Для изменения представлений перечня задач Вы можете воспользоваться группировкой, которая находится в правой части экрана. Вы можете посмотреть весь перечень задач проекта сгруппировав их по следующим группам:

  • "Сегменты" - это группировка по верхнему уровню проекта. Вы сможете посмотреть сколько задач запланировано для получения каждого из результатов проекта. При этом Вы можете добавлять либо изменять перечень задач направленных на получение запланированного продукта или результата проекта.
  • "Кому назначено" - все задачи группируются по исполнителям. Сверху указывается фамилия и имя исполнителя и весь перечень задач для выполнения. Выделены отдельно не назначенные задачи которые Вы можете перетянуть в столбец исполнителя которому эта задача назначается. Так же Вы можете переназначить задачи между исполнителями перетянув задачу из одного столбца в другой.
  • "Ход выполнения" - задачи группируются на три группы "Не начато", "Выполняется" и "Завершено". При этом Вы сможете контролировать процессе выполнения задач проекта.

Описание задач проекта в MS Planner

Для изменения описания проекта нажмите на три точки над задачами. В открывшемся меню Вы можете получить доступ к остальным программным продуктам системы MS Office 365.

В открывшемся окне появятся пункты меню позволяющие изменить информацию о проекте:

  • "Изменить план" - при выборе этого пункта откроется окно в котором Вы можете отредактировать информацию о проекте. В этом окне Вы можете отредактировать название и описание проекта, опубликовать проект, установить оправку уведомления о завершении задач проекта, а так же удалить проект.

Описание проекта в MS Planner

 

  • "Покинуть план" - при выборе этого пункта проект не будет отображаться на Вашей доске, но для этого необходимо назначить другого администратора проекта.
  • "Добавить в избранное" - при добавлении в избранные планы, проект будет выводится в отдельном, всегда открытом списке "Избранные планы", и будет выводится его состояние при загрузке MS Planner.
  • "Подписаться на новости по почте" - при этом по всем изменениям в проекте Вам на почту будет поступать информация их описывающая.

Описание задач проекта в MS Planner


Данный материал рассматривается на практическом-тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта