Отчет по портфелю в MS Excel

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Подключение к данным в MS Project Online
  2. Создание отчета в MS MS Excel
  3. Сохранение отчета MS Excel

Подключение к данным в MS Project Online

Кроме стандартные средств работы с данных портфеля проектов MS Project Online Вы можете анализировать данные с помощью инструмента MS Excel. В программном продукте MS Excel Вы можете создать отчет с неограниченном количество страниц. Нужно учитывать что чем больше данных будет выгружаться тем дольше будет обновляться отчет, так что по возможности разделите отчеты на отдельные файлы. Для выгрузки и анализа данных необходимо создать отчетов в MS Excel:

  1. Откройте MS Excel и создайте пустой лист.
  2. Перейдите в пункт меню "Данные".

На  закладке "Данные" представленные все инструменты необходимые для работы с данными. Вы можете получать данные с различных  источников не только с сервера MS Project Online, но и с других ресурсов к которым у Вас сеть доступ. Вы также можете получать данные и из локальных файлов. 

Работа с данными в MS Excel

Для начала работы с данными необходимо их получить. Чтобы получить данные с сервера MS Project Online:

  1. Выбрать пункт меню "Получить данные"
  2. Выберите пункт меню "Из других источников" и подпункт "Из канала OData".

Выбор типа подключения к данным в MS Excel

3. В открывшемся окне "Канал OData" укажите стоку доступа к данным. Строка доступа к данных состоит из url центральной страницы сервера и дополнительных символов "/_api/ProjectData". После указания строки доступа к данным нажмите кнопку "Ок"

Подключение к данным в MS Project Online

4. Если подключение было неудачным будет открыто окно где будет предложено войти в систему. Выберите пункт "Учетная запись" и нажмите на кнопку "Вход". После чего в открывшемся окне введите логин и пароль MS Project Online.

5. После удачного подключения к базе данных MS Project Online будет открыто окно "Навигатор". В этом окне Вы можете выбрать одну или несколько таблиц с данными.

6. По умолчанию Вы можете выбрать только одну таблицу. Выделив таблицу Вы можете посмотреть в правой части окна какие данных в ней хранятся. 

7. Для выбора нескольких таблиц поставьте галочку в пункте "Несколько элементов". После чего поставьте галочик напротив таблиц, которые Вам нужны.

Выбор таблиц в MS Project Online

8. Для загрузки данных сразу всех таблиц на листы нажмите кнопку "Загрузить".

9. Для загрузки данных в специальную форму нажмите кнопку "Загрузить в ...". Под специальными формами понимается: таблица, отчет сводной таблицы, сводная диаграмма, только создать подключение.

10. Для редактирования запроса к данными в редакторе запросов нажмите кнопку "Правка".


Создание отчета в MS Excel

Вы можете создать отчет на основании данных сервера MS Project Online перейдя на страницу "Вставка". Данные Вы можете представить в виде:

  • Таблица. В таблице выводятся все поля выбранной таблицы MS Project Online. Вы можете изменить только количество строк выводимых в таблице и изменение формы представления таблицы.
  • Сводной таблицы. Сводная таблица выводит какие столбцы и строки будут выводится. Также сводная таблица позволяет использовать дополнительные эллементы фильтрации данных. 
  • Сводная диаграмма. Сводная диаграмма позволяет построить график на основании данных сводной таблицы. При выборе диаграмм следует учесть что не каждый тип диаграммы подойдет для Вашей сводной таблицы

Создание отчета в MS MS Excel

После нажатия на кнопку "Загрузить" при подключении к данным информация будет выгружена на страницы книги, каждая таблица выгружается на отдельный лист. Перейдя на страницу Вы можете изменить представление данных перейдя в верхнее меню "Конструктор". Для настройки таблицы Вы можете:

  • Переформатировать таблицу в сводную таблицу для этого нажмите на кнопку "Сводная таблица". После чего определите на основании какой таблицы или диапазон данных создана сводная таблица. Кроме этого Вы можете выбрать подключение с перечня подключений книги.
  • Удалить повторяющиеся строки таблицы нажав на кнопку "Удалить дубликаты". В открытом окне выберите поля данные в которых должны быль уникальны.
  • Для добавления дополнительные элемент фильтрации данных нажмите на кнопку "Вставить срез". В открывшемся окне выберите поле на основании данных которого будет проводится фильтрация. После добавления среза добавляется дополнительное окно с переченем уникальных значений поля.
  • Для обновления данных нажмите на кнопку "Обновить", чуть ниже открывается окно элементов обновления.  Вы можете обновить как все подключения (кнопка "Обновить все") книги так и текущее подключение "Обновить".  Кроме этого Вы можете настроить механизм обновления выбрав пункт "Свойства подключения". В открывшемся окне Вы можете установить обновление в фоновом режиме (пункт "Фоновое обновление"), установить периодичность обновления (пункт "Обновить каждые"). установить обновление при открытии файла (пункт "Обновить при открытии файла").

Создание отчета в MS Excel


Сохранение отчета MS Excel

Созданные отчет Вы можете сохранить на жестком диске своего компьтера, а также вылогить его для общего доступа не сервер. Для того что-бы выложить отчет на сервер необходимо:

  1. Выбрать MS Excel пункт меню "Файл" и подпункт "Сохранить как"
  2. Выбрать пункт "Сайт " с название Вашего сервера. 
  3. Откроется перечень папок и приложений дял храние документов на сервере куда Вы можете или уже сохраняли отчет. Если У Вас нет подходящего приложения для хранения документов для хранения отчетов. Как єто сделать можно узнать в материале "Настройка библиотек на MS Project Online".
  4. Сохраните отчет в открывшейся папке или выберите другую папку сервера.

Хранение отчета в MS Share Point

В приложении для хранения документов Вы можете хранить отчеты для общего пользования. Там же Вы можете открывать отчет в MS Excel Online. Для это просто нажмите на названии отчета и на отдельной вкладке браузера будет открыт отчет. Наличие наземной версии MS Excel на компьютере необязетельно.

Открытие отчета в MS Excel Online


Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Работа руководителем проекта