Подпишитесь и будете получать важную информацию в нашей рассылке.

Планирование портфеля проектов

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

У данного материала нет видео

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание:

  1. Структура проектов портфеля EPS.
  2. Портфель проектов в MS Project Online.
  3. Портфель проектов в MS Project Pro

Структура проектов портфеля EPS

Структура портфеля проектов

Портфель проектов компании, может включать следующие группы

  1. Общий портфель проектов. Это перечень всех проектов реализуемых в компании.
  2. Портфели проектов. Это проекты сгруппированные за определенными признаками, Зачастую проекты и программы группируют в портфели для передачи контроля над ними одному из кураторов. Куратора назначают из числа руководителей высшего звена. Кураторы портфелей проектов входят в совет по управлению проекта.
  3. Программы. Программа это перечень проектов связанных между собой общими целями и результатами . 
  4. Отдельные проекты. Отдельные проекты реализовываются в рамках портфеля проектов и не входят не в одну из программу компании.

структура портфеля проектов

Типы проектов в портфеле:

Все проекты компании разделяются на две группы: внешние и внутренние проекты. Внешние проекты инициируются на основании запросов от клиентов компании и направлены на обслуживание клиентов компании и получение прибыли. Внутренние проекты инициируются на основании стратегии развития компании и направлены на развитие активов компании.

1. Внешние проекты. 

  1. Программы оказания услуг клиентам компании. 
  2. Проекты оказания услуг клиентам компании.

2. Внутренние проекты.

  1. Программа развития информационных систем. В программу развития информационных систем входят проекты создания и/или развития информационных систем и бизнес-процессов компании. 
  2. Программа развития линейки продуктов компании.В программу развития линейки продуктов компании входят проекты по создания и развитию новых продуктов и услуг компании.
  3. Программа развития филиальной сети. В программу развития филиальной сети входят проекты по созданию новых филиалов сети и проекты по развитию уже существующий филиалов компании.
  4. Рекламные проекты. Проекты направленные на реализацию маркетинговых мероприятий для рекламы как самой компании так и отдельных продуктов и/или услуг компании.

Портфель проектов в MS Project Online.

Портфель проектов в MS Project Online

Для создания портфеля проектов необходимо сделать следующие шаги:

  1. Определить группы, на которые будут разбиты проекты. Это можно сделать на основании принятой в компании классификации проектов. Проекты можно группировать по городах, в которых они реализуются, или по типу проектов. Рекомендуем создавать простые структуры при первой настройке.
  2. Установить таблицу значений структуры. Для снижения количества ошибок установите фиксированный перечень значений для структуры. Что бы это сделать переходим на закладку "Параметры сервера" и выбираем в блоке "Корпоративные данные" пункт "Корпоративные настраиваемые поля и таблицы подстановки". В открывшемся окне в блоке "Таблицы подстановки для настраиваемых полей" нажимаем кнопку "Создать таблицу подстановки". Зачастую группы проектов определяются для делегирования контроля за проектами от руководителя компании его замам. Решения, для которых не хватает компетентности руководителей проектов, могут приниматься руководителями портфелей проектов (кураторами).
  3. Создаем таблицу подстановки. Для этого указываем имя таблицы (к примеру "Типы проектов"). Указываем его тип, в нашем случае это "Текст". Указываем маску кода, точнее структуру. если у Вас будет несколько уровней (к примеру "Строительные проекты", а в них "Проекты коттеджного строительства" и "Строительство таунхаусов"), указывайте количество уровней и тип данных в них. В пункте "Таблица подстановки" укажите в столбце "Значения" укажите перечень значений структуры. После всех изменений нажмите кнопку сохранить.
  4. Создаем сам столбец. Для это переходим в блок "Корпоративные настраиваемые поля" и нажимаем кнопку "Создать поле". В открывшемся окне указываем название поля (к примеру "Тип проекта"). Указываем объект - "проект" и тип - "текст". В разделе "Настраиваемые атрибуты" выбираем пункт "Таблица подстановки". Выбираем название таблицы подстановки и значение по умолчанию. После чего нажимаем кнопку "Сохранить". Более подробно о создании корпоративных столбцов.
  5. Распределение проектов по портфелям. Для указания какие проекты к какому портфелю относятся перейдите на закладку "Проект", выберите проект и нажмите на его название. В открывшемся окне проекта перейдите на пункт левого меню "Информация о проекте". В открывшемся окне будут выведены настраиваемые поля. Если система не дает возможности редактировать эти поля нажмите на пункт верхнего меню "Проект" и нажмите кнопку "Изменить". Установите значение в поле (к примеру в поле "Тип проекта"). После чего нажмите кнопки "Сохранить" и "Закрыть".
  6. Настройка отображения портфеля. Для того чтобы отобразить портфель нужно изменить представление в центре проектов. Для этого нажимаем на пункт левого меню "Параметры системы", в блоке "Настройка интерфейса пользователя" выбираем пункт "Управление представлениями" и в открывшемся окне выбираем группы представлений "Центр проектов". В данном окне можно изменить любое представление (к примеру "Сводка") - для этого нажмите на его название. В блоке "Поля" добавьте наше новое поле структуры в блок "Отображаемые поля" и нажмите кнопку "Сохранить". Более подробно о настройке представлений.
  7. Группировка по портфелям. Для группировки портфелей перейдите на пункт левого меню "Проект". В верхнем меню выберите закладку "Проект" и в поле "Группировать по" выбираем название столбца структуры (к примеру "Тип проекта"). Для группировки сразу по нескольким столбцам выбираем пункт "Настраиваемая группа" и в открывшемся окне выбираем поля для группировки.

Портфель проектов в MS Project Pro

Портфель проектов компании без распределения по времени приводит к тому, что использование ресурсов компании неравномерно. В моменты пиковой нагрузки в портфеле проектов ресурсов не хватает, что приводит к  отклонениям в большинстве проектов компании.
Набор персонала для решения проблемы с ресурсами приводит к тому, что в моменты спада активности в реализации проектов компании приходится содержать большое количество незанятых сотрудников. Необходимо анализировать портфель проектов и распределять проекты по времени в зависимости от приоритетов.

Самым простым и экономичным инструментом формирования портфеля проекта компании является MS Project Professional. Для того что бы сформировать портфель проектов в MS Project необходимо:

  1. Открыть пустой проект в MS Project Professional.
  2. В столбце «Название задачи» укажите перечень проектов, которые уже реализуются или планируются к реализации.
  3. Добавьте столбцы  для описания классификации проектов. Обязательно должны быть добавлены: «Тип проекта» - текстовое поле с указание типа проекта, «Место» - место реализации
  4. Добавьте текстовый столбец, в котором будет указано имя руководителя проекта.
  5. В поле «Длительность» укажите плановую длительность проектов
  6. В поле «Затраты» укажите плановые затраты проектов.
  7. В поле «Начало» укажите даты начала каждого проекта.
  8. Укажите текущий фактический процент завершения проектов. Для этого Вы можете воспользоваться кнопкой «Обновить проект» на закладке «Проект», в открывшемся окне выберите пункт «Обновить трудозатраты как завершенные по:» с текущей датой.
  9. В поле «Фактические затрат» укажите фактически затраченные финансовые ресурсы.
  10. Для более точного планирования затрат Вы можете воспользоваться единым ресурсом типа затраты. Назначьте ресурсы на задачи описывающие проекты, и укажите необходимое распределение затрат по времени реализации проекта.

портфель проектов


Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project
Онлайн курс по MS Project Professional
Работа руководителем проекта

Присоединяйтесь: #studyoberemokii #pmway

© Copyright PM Way - управляй комфортно 2011-2013. Все права защищены.