Отчет по проекту в MS Project

Отчет по проекту в MS Project

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание

1. Отчеты
2. Наглядные отчеты
3. Печать текущих представлений
4. Настройка параметров печати
5. Настройка страниц


Отчеты в MS Project 

На основании всех данных Вашего проекта возможно сформировать отчет. Для этого перейдите на закладку "Отчет". Разработчики системы предоставляют стандартный набор отчетов. Они сгрупированы на следующие группы:

  1. Панель мониторинга. Отчеты группы: "Выборка", "Обзор затрат", "Обзор проекта", "Обзор трудозатрат", "Предстоящие задачи"
  2. Ресурсы. Отчеты группы: "Обзор ресурсов", "Ресурсы с превышением доступности"
  3. Затраты. Отчеты группы: "Движение денежных средств", "Обзор затрат на задачи", "Обзор затрат на ресурсы", "Отчет об освоенном объеме", "Превышение затрат"
  4. Выполняются. Отчеты группы: "Задачи с задержкой", "Запаздывающие задачи", "Критические задачи", "Отчет о вехах"

Отчеты MS Project

Вы можете создать отчет используя пункт меню "Создать отчет" или изменив стандартные отчеты системы. При создании отчета с помощью пункта "Создать отчет" Вы можете использоваться следующими шаблонами: "Пустой", "Диаграмма", "Таблица", "Сравнение".

Для изменения отчета Вы должны перейти в пункт меню "Конструктор". Используя линейку инструментов Вы можете изменять следующие параметры отчета:

  • Цвет, фон и параметры шрифта отчета. Для любого элемента отчета отчета вы можете изменить формат вывода. 
  • Изображения.Вы можете вставить любую картинку. Это может быть голотип компании или фотография продукта проекта (объекта строительства).
  • Фигуры.Графические структуры различной формы. Они могут быть использованы для выделения других элементов отчета.
  • Диаграмма. Диаграммы различного типа построенные на данных проекта.
  • Таблица.Любые данные проекта могут быть выведены в табличном виде.
  • Надпись. Заметки по задачам или ресурсам проекта содержащие много текста выводятся в формате надписи.
  • Параметры страницы. В параметрах страницы устанавливается формат вывода на печать страниц проекта. 

Конструктор отчета MS Project

Для редактирования информации, которая выводится в элементе отчета выделите го мышкой. После чего в правой части выводится список полей проекта, фильтр который будет применяться к данным, группировка применяемая к данным, уровень структуры данных. Для редактирования формата ввода элементов отчета Вы также можете воспользоваться закладками "Конструктор" и "Макет". 

Отчет по проекту MS Project


Наглядные отчеты в MS Project 

Для формирования наглядных отчетов перейдите на страницу «Проект» и с в строке инструментов нажмите на кнопку «Наглядные отчеты».

Наглядные отчеты MS Project

В открывшемся окне «Наглядные отчеты – создание отчета» представлен набор стандартных отчетов системы. Отчеты формируются относительно стандартных программных продуктов Microsoft Excel и Microsoft Visio. Если у Вас не установлен какой-то из продуктов, уберите в верхней части окна галочку возле данного продукта.
Все отчеты сгруппированы по следующим группам:
- Все.
- Использование назначений.
- Сводка по задачам.
- Сводка по ресурсам.
- Сводка по назначениям.
- Использование задач.
- Использование ресурсов.
Выбрав необходимый отчет нажмите на кнопку «Просмотреть», после чего вся необходимая информация будет перенесена в соответствующий продукт. Все дальнейшие манипуляции с данными Вы будете выполнять в открывшемся продукте.
Вы также можете создать свой отчет нажав на кнопку «Создать шаблон…». Для создания отчета на основании уже имеющегося, выберите шаблон со списка и нажмите «Изменить шаблон».
Для изменения уровня данных выберите период данных в пункте «Выберите уровень данных использования для включения в отчет».
Вы можете загрузить шаблон отчета с файла для этого поставьте галочку «Включить шаблон из:» и нажав кнопку «Изменить» выберите файл с отчетом.


Печать текущего представления в MS Project 

Печать в MS Project

Кроме возможности распечатывания отчетов, Вы также можете печатать и текущие представления. Распечатанное представление включает в себя информацию, отображаемую на экране. Чтобы напечатать представление перейдите на страницу «Файл» и выберите закладку «Печать». В левой части экрана расположены параметры печати, в правой части - приводится предварительный просмотр страниц для печати. 
Для печати Вам необходимо настроить следующие параметры:
1. В пункте «Принтер» Вы можете выбрать принтер для печати из списка. Нажав на кнопку «Свойства принтера» открывается окно, в котором Вы можете настроить свойства Вашего принтера.
2. В пункте «Настройка» вы можете выбрать:
2.1. Для конфигурации «Печать всего проекта» на печать выводится все данные проекта.
2.2. Для конфигурации «Печать определенных дат» выводятся только данные попавшие в указанный диапазон. Диапазоны дат указываются ниже.
2.3. Для конфигурации «Печать определенных страниц» выводятся только указанные страницы. Диапазоны страницы указывается ниже.
2.4. Для конфигурации «Печать настраиваемых дат и страниц» выводятся только указанные страницы с данными, попавшими в указанный диапазон. Диапазоны дат и страницы указываются ниже.
3. Вы также можете указать ориентацию данных на странице: «Альбомная ориентация», «Книжная ориентация».
4. В самом низу указывается формат листа для печати.
После указания всех параметров нажмите «OK», укажите количество копий и нажмите на кнопку «Печать» вверху экрана.


Настройка параметров печати

Настройка параметров страницы MS Project

После того как Вы решите какой отчет или представление Вам необходимо напечатать, Вы можете изменить его форматирование для  соответствия корпоративным стандартам или сделать его более воспринимаемым. MS Project позволяет легко установить параметры полей, колонтитулов и наилучшим образом разместить информацию на странице.
В колонтитулы и легенды Вы можете набрать или вставить текст, добавить информацию о проекте (например, цель проекта, имя автора плана, ключевые слова), информацию о документе (например, номер страницы, дата, время и название файла), а также вставить графические изображения. Вы можете произвести форматирование текста, отображаемого на колонтитулах и легендах.
Верхний колонтитул может содержать до пяти строк информации, нижний колонтитул и легенда могут содержать до трех строк. Вы также можете изменять ширину легенды от 0 до 5 дюймов.
Чтобы добавить колонтитулы или легенду к представлению:
1. Перейдите на страницу «Файл» и нажмите на пункт «Печать». На открывшейся станице нажмите ссылку «Параметры страницы».
2. Перейдите на одну из закладок «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» или «Легенда».
3. Перейдите на одну из закладок «Влево», «По центру» или «Вправо».
4. В текстовом поле введите или вставьте текст, информацию о проекте или документе, или изображение.
5. Чтобы изменить форматирование текста, выберите текст, форматирование которого необходимо изменить и нажмите на кнопку «Шрифт», после чего установите параметры форматирования текста.
6. Чтобы добавить стандартную информацию, например, номер страницы, общее число страниц, дату, время или имя файла, нажмите на соответствующую кнопку под текстовым полем.
7. Чтобы добавить такую информацию как название проекта, руководитель проекта, название организации, дата начала проекта и пр., выберите соответствующую запись из списка поля, расположенного под текстовым полем, и нажмите на кнопку «Добавить».
Чтобы удалить колонтитулы или легенду из представления:
1. Перейдите на одну из закладок «Верхний колонтитул», «Нижний колонтитул» или «Легенда».
2. Выберите текст или изображение и удалите их.
Чтобы напечатать представление без легенды:
1. Перейдите на закладку «Легенда».
2. Выберите опцию «нет» в группе «Легенда».
3. Нажмите на кнопку «Печать».


Настройка страниц в MS Project 

Параметры страницы в MS Project

Один из способов, при помощи которого Вы можете уменьшить объем распечатанного представления, указать на каком количестве страниц в высоту и в ширину должно умещаться распечатанное представление. Если в распечатанном виде Ваше представление занимает 4 страницы в высоту и 2 страницы в ширину, Вы можете ужать его до двух станиц в высоту. Однако при помощи этого метода Вы не сможете увеличить количество страниц в представлении. Вы можете увеличить размер представления, только задавая размер страницы.
Чтобы настроить количество страниц для размещения представления:
1. Перейдите на страницу «Файл» и нажмите на пункт «Печать» на открывшейся станице нажмите ссылку «Параметры страницы» и перейдите на закладку «Страница».
2. Выберите опцию «Разместить не более чем на» в группе «Масштаб».
3. Укажите число страниц в ширину.
4. Укажите число страниц в высоту.
5. В поле «установить в % от нормальной величины» укажите степень увеличения или уменьшения в процентах от нормального размера страницы. 
Настройка размера страницы позволяет Вам увеличить размер представления при печати. Вы можете задать степень увеличения в процентах от нормального размера страницы. Если Вы укажете число больше 100%, MS Project увеличит размер страницы, меньше 100% - наоборот, уменьшит ее размер.
Обычно связанные между собой данные должны отображаться на одной странице (например, крупная задача (фаза) и ее подзадачи). Вы можете сделать это, используя разрывы страниц.

Данный материал рассматривается на практическом-тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта