Описание задач проекта в MS Project Pro

Описание задач проекта в MS Project Pro

Текстовое описание
Тест по материалу

Видео материала

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.


Содержание

  1. Создание задачи в MS Project Pro
  2. Календарь задач в MS Project Pro
  3. Добавление вспомогательной информации к задаче в MS Project Pro
  4. Создание вехи в MS Project Pro

Создание задачи в MS Project Pro

Основной инструмент для создания и описания задач в MS Project – это представление «Диаграмма Ганта». В этом представлении Вы можете не только вводить и просматривать задачи, но также просматривать дополнительную информацию о задачах, которую MS Project рассчитывает самостоятельно.
Желательно создавать задачи в том порядке, в котором они будут выполняться. Это сделает проект более наглядным. MS Project дает возможность добавлять, изменять и удалять задачи в любой момент.

Создание задач в MS Project

Чтобы создать задачу в представлении «Диаграмма Ганта»:
1. Перейдите на закладку «Задачи».
2. Нажмите на кнопку «Задача» на панели управления. В поле, где отображается имя задачи в столбце «Название задачи» отобразится текст <Новая задача>. В данном поле введите имя задачи. Нажмите Enter.
Вы можете создать задачу следующим путем. Наведите курсор мышки на пустое поле в таблице в столбце «Название задачи», где должно отображаться имя задачи, и нажмите левую клавишу мышки. В данном поле введите имя задачи. Нажмите Enter. 
В описанных случаях при вводе имени задачи рекомендуется использовать словосочетания состоящие из глагола и существительного, например, имя задачи «Закупить стройматериалы».
3. При нажатии на кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов или левую клавишу мышки два раза или горячие клавиши Shift+F2 будет выведено окно редактирования задач:

Сведения о задаче в MS Project

В окне редактирования Вы можете указать следующие значения:
1. Название задачи указывается в поле «Название:».
2. Длительность реализации работы указывается в поле «Длительность:» (подробнее разд. длительность).
3. Для указания предварительных значений длительности поставьте галочку «Предв. оценка» в значениях длительности добавляется знак «?».
4. В данном окне указывается процент выполнения работ в поле «Процент завершения».
5. Приоритет работы указывается в поле «Приоритет».
6. Режим планирования в пунктах «Вручную» и «Автоматически». Данная установка определяет будет ли система помогать планировать проект или установка всех значений отдана пользователю.
7. Установка задачи неактивной в поле «Неактивные», что определяет является ли данная задача активной для данного проекта.
8. В полях «Начало:» и «Окончание:» возможно указать даты начала или окончания реализации работы. После указания на данную работу автоматически накладываются ограничения (подробнее разд. ограничения задач).
9. Установив галочку на пункт «Скрыть отрезок задач» возможно скрыть работу на диаграмме.
10. Установив галочку на пункт «Сводить отрезки диаграммы Ганта к суммарным» возможно отображать текущее положение и состояние работы на верхних уровнях графика. Удобно использовать для отображения важных для руководства задач.

Настройка диаграммы Ганта MS Project

Существуют альтернативные способы создания задач:
1. Вызовите команду «Вставка задачи» из меню «Вставить» на панели инструментов. Ту же команду можно вызвать при помощи клавиши Ins. Если в таблице списка задач была выбрана какая-нибудь задача, то новая задача будет вставлена перед ней. Команда создает задачу без имени, поэтому Вам необходимо дополнительно ввести имя задачи.
2. Нажмите на левую кнопку мыши в тот момент, когда указатель мыши находится на графической области представления «Диаграмма Ганта». Не отпуская кнопку, протащите указатель мыши вдоль оси времени, растягивая или сжимая прозрачный прямоугольник. Растянув прямоугольник, отпустите левую кнопку мыши. Задача созданная этим способом также не имеет имени.
После создания задачи MS Project приравнивает начало задачи времени начала проекта для всех создаваемых задач. Позднее, когда Вы укажете дополнительную информацию о задачах, например длительность каждой задачи и зависимости между ними, MS Project автоматически рассчитает время начала каждой задачи.
Когда Вы создаете задачу и сразу не вводите ее длительность, MS Project вычисляет длительность задачи (если Вы создали задачу при помощи мыши). Длительность задачи при этом будет отмечена вопросительным знаком. Это означает, что MS Project пометил длительность этой задачи как оцененную. Оцененные длительности не накладывают никаких ограничений на расчет расписания (графика) проекта, они только служат напоминанием. Вопросительный знак пропадает после того, как Вы укажете новое значение длительности задачи.
Вы можете самостоятельно пометить длительность задачи как оцененную, если введете вопросительный знак после длительности задачи.

Чтобы удалить задачу:
1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Нажмите левой клавишей мыши на поле в столбце с порядковым номером задачи, которую хотите удалить. Таким образом Вы выделите всю строку задачи.
3. Нажмите правой клавишей мыши на выделенную строку задачи, которую хотите удалить и в выпавшем списке выберите команду «Удалить задачу». Также можно просто нажать клавишу Del.
4. Ваши действия могут быть отменены при помощи команды "Отменить".

MS Project предоставляет два способа для перемещения задач внутри списка:
1. Использование перетаскивания задачи при помощи мыши.
2. Использование команд «Копировать», «Вырезать», «Вставить».

Перетаскивание задач
1. Выделите задачу, нажав левой клавишей мыши на ее порядковый номер. Таким образом Вы выделите всю строку задачи.
2. Наведите мышью на рамку вокруг выделенной строки задачи.
3. Нажмите на левую кнопку мыши и перетаскивайте рамку до тех пор пока она не окажется на нужном месте.
4. Отпустите кнопку мыши.
Команды «Копировать», «Вырезать» и «Вставить»:
1. Выделите задачу, которую Вы хотите переместить или скопировать.
2. Чтобы переместить задачу нажмите на кнопку «Вырезать» или горячие клавиши Ctrl+X.
3. Чтобы скопировать задачу нажмите на кнопку «Копировать» или горячие клавиши Ctrl+C.
4. Выберите ячейку, в которую Вы хотите вставить задачу.
5. Нажмите на кнопку «Вставить» или горячие клавиши Ctrl+V.

Для того чтобы указать длительность задачи необходимо:
1. В представлении «Диаграмма Ганта» выберите задачу, для которой Вы хотите указать длительность, и нажмите на кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов или левую клавишу мышки два раза или горячие клавиши Shift+F2. В результате появится окно «Сведения о задаче».
2. В поле Длительность укажите требуемую длительность задачи. Для указания длительности с учетом выходных дней перед единицей времени введите букву а (русскую), далее единицы времени, которые можно использовать при указании длительности, и нажмите кнопку «OK».

Для указания длительности задачи существует еще два способа:
1. В представлении «Диаграмма Ганта» найдите задачу, для которой Вы хотите указать длительность. В таблице представления укажите длительность в поле «Длительность».
2. Длительность можно также указать при помощи мыши. Для этого на графической части представления «Диаграмма Ганта» мышью укажите на конец прямоугольника задачи (при этом он должен изменить свою форму).
Нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте конец прямоугольника до тех пор пока длительность задачи не достигнет требуемой величины.

Растягивания задач в MS Project


Календарь задач в MS Project Pro

Вы также можете назначить календарь задачи для фазы. Однако в отличие от повторяющихся задач, календарь задачи не будет распространен на каждую задачу входящую в фазу. MS Project использует календарь, назначаемый фазе, для расчета рабочего времени, затраченного на выполнение задач, составляющих фазу.
Календари задач позволяют Вам рассчитывать график выполнения задач на основе описания рабочего и нерабочего времени, не связанного ни с календарем проекта, ни с календарем ресурсов, назначенных на задачу. Если задача имеет свой календарь, то ресурсы, назначенные на задачу, не будут работать в нерабочее время календаря этой задачи.
Например, каждую среду утром на станке должны проводится профилактические работы. Для описания факта недоступности станка в это время, необходимо соответствующим образом настроить календарь для каждой задачи, которая связана с использованием этого станка. Ресурсы, назначенные на станок задачи, станут свободными во время профилактических работ на станке и их можно будет распределить на выполнение других задач. Ві можете назначить отлько один календарь на одну задачу проекта.
Для того чтобы задача могла иметь независимый календарь необходимо создать новый базовый календарь (см. работу с базовыми  календарями).
Календарь задачи назначается при помощи окна «Сведения о задаче».
Для того чтобы назначить календарь задачи:
1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Дважды щелкните мышкой по задаче, которой Вы хотите назначить собственный календарь.
3. В окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Дополнительно».
4. В поле «Календарь» выберите календарь, который Вы хотите использовать в качестве календаря задачи.
5. Если календарь задачи должен перекрывать календари ресурсов, назначенных на задачу, поставьте флажок в поле «Не учитывать календари ресурсов при планировании». Это поле недоступно, если не выбран календарь задачи. Когда первый раз выбирается календарь задачи, это поле не содержит флажка по умолчанию.

Календарь задач в MS Project


Добавление вспомогательной информации к задаче в MS Project Pro

MS Project позволяет Вам добавлять вспомогательную информацию для задач Вашего проекта. Это может быть:
– заметка к задаче;
– сопроводительный файл;
– гиперссылка.

Для того чтобы добавить примечание к задаче:
1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Выберите задачу, для которой Вы хотите добавить примечание.
3. Нажмите на кнопку «Сведения о задаче» или горячие клавиши Shift+F2.
4. В текстовом поле «Заметки» введите текст заметки. Вы можете отформатировать введенный текст, нажав на соответствующие кнопки «Шрифт», «По левому краю», «По центру», «По правому краю», «Маркированный список».

Заметки задач в MS Project

Если Вам необходимо хранить большой объем сопроводительной информации для Ваших задач (например, описание регламента работ и т.п.), рассмотрите возможность хранения этой информации в виде прикрепленного файла.

Для того, чтобы прикрепить файл к описанию задачи:
1. В окне «Сведения о задаче» на закладке «Заметки» нажмите на кнопку «Вставка объекта».
2. В появившемся окне «Вставка объекта» нажмите на кнопку «Создать из файла». Введите полное имя файла (включая путь), который Вы хотите прикрепить к Вашей задаче, или нажмите на кнопку «Обзор» и найдите Ваш файл.
3. Для внедрения объекта в файл проекта уберите флажок из поля «Связь с файлом». Для хранения только ссылки на этот объект оставьте этот флажок.
4. Чтобы отображать объект как значок поставьте флажок «Display As Icon (В виде значка)»:

Настройка объекта в MS Project

Вполне возможно, что часть информации, необходимой для выполнения задачи, находится в Интернете. В таком случае, Вы можете хранить ссылку на веб-сайт для задачи.
Для того чтобы добавить ссылку на веб-сайт к описанию задачи:
1. В представлении «Диаграмма Ганта» выберите задачу, к которой Вы хотите добавить гиперссылку.
2. Из меню «Вставка» выберите команду «Гиперссылка».
3. Выберите файл или веб-страницу, которые Вы хотите добавить к описанию задачи.
4. Нажмите «ОК».


Создание вехи в MS Project Pro

Под «вехой» в MS Project понимается задача, имеющая нулевую длительность. Вехи используются для того, чтобы обозначить важные события в Вашем плане. Например, завершение крупной фазы: получение результата или оплата. Когда Вы устанавливаете длительность задачи в ноль дней, она автоматически воспринимается как веха. На диаграмме Ганта веха обозначается символом ромб. На задачу может біть назначено неограниченное количество вех.
Для создания вехи необходимо  выбрать представление «Диаграмма Гранта»  и перейти на страницу «Задача»:
1. Стать на строчку, следующую после последней задачи, и нажать на кнопку «Вставить веху» в панели инструментов.
2. Создать новую задачу и указать длительность 0 дней.
Некоторые вехи могут потребовать указания длительности. Например, если Ваш проект имеет веху «Утверждение» в конце фазы, и Вы знаете, что процесс утверждения займет неделю. Чтобы пометить такую задачу как веху:
1. Создайте задачу, которая будет выступать в качестве вехи.
2. Нажмите на кнопку  "Сведения о задаче".
3. В появившемся окне перейдите на закладку «Дополнительно».
4. Выберите флажок «Пометить задачу как веху».
5. Нажмите кнопку «OK».

Создание вех в MS Project

Данный материал рассматривается на практическом-тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Управление проектами на базе Microsoft Project Работа руководителем проекта