Закрытие и анализ результатов проекта
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Закрытие проекта
Закрытие проекта — это финальная фаза жизненного цикла проекта, в рамках которой осуществляется формальное завершение отдельной технологической фазы или всего проекта в целом. Под формальным завершением понимается системная генерация, документирование, сбор и контролируемое распространение информации, подтверждающей официальный финиш всех работ.
Основным нормативным документом компании, который детально описывает шаги, роли, шаблоны и зоны ответственности на данном этапе, является Регламент по завершению проектов. Главная цель этой фазы — юридически и фактически подвести итоги, передать продукт заказчику и освободить связанные ресурсы.
Документом регламентирующий данный процесс является регламент по завершению проектов.
Причины закрытия проекта
Проекты не всегда завершаются стандартным образом. Методология разделяет причины закрытия на две полярные категории:
А. Успешное (штатное) завершение
- Получен конечный результат проекта. Команда полностью выполнила базовый план-график, создала требуемый продукт или услугу, а заказчик подписал финальный акт приемки-передачи без замечаний.
Б. Преждевременное завершение (Прекращение проекта)
Проект может быть остановлен решением Управляющего комитета досрочно, не достигнув своих первоначальных целей, по следующим веским причинам:
- Стратегическое несоответствие: В ходе реализации цели проекта перестали соответствовать обновленной стратегии или глобальным целям компании (например, из-за резкого изменения рыночной конъюнктуры).
- Финансовый дефицит: Острая нехватка финансовых ресурсов или изменение инвестиционных приоритетов организации, повлекшие заморозку бюджетов.
- Моральное устаревание: Создаваемый конечный продукт, технология или услуга безнадежно устарели прямо в ходе выполнения проекта (например, конкуренты выпустили более эффективное решение).
- Критический форс-мажор (Риски): Наступление нерешаемого или трудноустраняемого риска. Ярким примером является внезапное увольнение руководителя проекта (РП) или целой группы ключевых членов команды проекта (КП), чьи компетенции невозможно оперативно заместить на рынке.
Расформирование команды
Важным шагом регламента является демобилизация персонала. Стоит четко понимать: расформирование команды не обязательно означает, что сотрудники увольняются из компании.
Главный организационный маркер:
Расформирование команды проекта однозначно ведет к тому, что данная группа специалистов больше не соберется по данному конкретному проекту в официальном порядке. Проектный организационный фокус аннулируется.
В процессе демобилизации руководство решает четыре важнейшие задачи:
- Организационные выводы (Lessons Learned): Проводится финальное совещание (Retrospective). Анализируются ошибки планирования, успешные решения и заполняется «Реестр извлеченных уроков» для будущих графиков.
- Окончательный расчет: Фиксация фактических трудозатрат, оценка KPI и выплата финальных бонусов, премий или проектных вознаграждений членам КП.
- Закрытие контрактов: Если для выполнения этапов привлекались внешние фрилансеры или субподрядчики, производится закрытие срочных трудовых договоров (ГПХ, контрактов).
- Реаллокация персонала: Организация дальнейшего трудоустройства или плановый перевод высвобожденных членов КП в новые перспективные проекты компании либо возврат в их базовые функциональные подразделения.
Чек-лист завершения проекта в ИСУП (MS Project Professional / Server)
Чтобы проект считался официально закрытым в корпоративной системе управления, РП обязан выполнить технический чек-лист:
- Обнуление оставшихся трудозатрат: По всем незавершенным задачам (в случае досрочного закрытия) поле «Оставшиеся трудозатраты» принудительно выставляется в 0 ч.
- Фиксация 100% прогресса: Все фактически завершенные работы переводятся в статус выполненных.
- Сохранение и публикация: Финальная версия расписания публикуется на сервере PWA для корректного отражения в портфельной отчетности PMO.
- Изменение состояния проекта: В свойствах проекта на сервере системный статус меняется с «В реализации» на «Архив» или «Закрыт», что блокирует дальнейшее списание рабочего времени сотрудников в таймшитах.
У вас возникли вопросы по формированию итогового архива документов или настройке автоматических процедур высвобождения ресурсов на сервере Project Server? Задавайте свои вопросы в комментариях под видео.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Календарь проекта в MS Project Pro
Корпоративные календари в MS Project Server
