Реестр стейкхолдеров проекта в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Реестр стейкхолдеров проекта в MS Project Server
Управление заинтересованными сторонами — это критически важная область знаний в управлении проектами (согласно PMBOK). Стейкхолдеры — это люди или организации, которые могут влиять на проект или на которых проект может оказать влияние. В MS Project Server (и его современной версии Project Online) создание реестра стейкхолдеров на базе SharePoint-сайта проекта является стандартной практикой, позволяющей централизовать коммуникации и обеспечить прозрачность взаимодействия.
Наличие актуального реестра позволяет не только хранить контактные данные, но и анализировать степень влияния и интереса каждой стороны, что необходимо для разработки стратегии вовлечения.
Пошаговая инструкция по созданию реестра
Для создания структурированного реестра заинтересованных сторон проекта на портале MS Project Server необходимо выполнить следующие шаги:
- Переход на сайт проекта. Работа со стейкхолдерами ведется в контексте конкретного проекта. Чтобы попасть в рабочее пространство:
- Откройте ваш проект в PWA (Project Web App).
- В верхней панели инструментов в пункте меню «Проект» нажмите на кнопку «Веб-сайт проекта». Вы будете перенаправлены на выделенный SharePoint-сайт, созданный специально для хранения документов, рисков, вопросов и контактов данного проекта.
- Подготовка инфраструктуры (Приложение «Контакты»). Стандартных списков не всегда достаточно для специфических нужд проекта, поэтому мы создаем специализированное хранилище:
- В правом верхнем углу сайта нажмите на иконку шестеренки «Параметры» и выберите пункт «Добавить приложение».
- В открывшемся перечне доступных шаблонов найдите и выберите приложение «Контакты». Присвойте ему понятное название, например, «Реестр стейкхолдеров».
- После создания вернитесь на главную страницу сайта или через «Содержимое сайта» выберите созданное приложение.
- Кастомизация реестра (Добавление метаданных). Простой список имен малоэффективен для анализа. Чтобы классифицировать участников, необходимо добавить дополнительные поля:
- Перейдите в настройки списка и добавьте столбец «Тип стейкхолдера».
- Выберите тип данных «Выбор» (меню с вариантами). Это позволит избежать опечаток и обеспечит корректную группировку в будущем. Рекомендуемые значения: Заказчик, Подрядчик, Поставщик, Регулятор, Куратор, Команда проекта.
- Настройка представления для визуального анализа. Для того чтобы реестр выглядел так, как на представленном скриншоте (см. изображение 9787c1.png), необходимо изменить настройки представления по умолчанию:
- Перейдите на вкладку «Список» и выберите «Изменить представление».
- В разделе «Группировка» установите двухуровневую иерархию:
- Первый уровень: «Тип стейкхолдера» (например, Подрядчики, Поставщики).
- Второй уровень: «Организация».
- Это позволит вам видеть структурированный список, где четко разделены компании и их представители (например, в группе «Подрядчики» сразу видны сотрудники Компании «Подрядчик» и ТОВ «Подрядчик»).
Методологические аспекты управления стейкхолдерами
Создание технического списка в MS Project Server — это только половина дела. Важно правильно наполнить его данными для последующего анализа.
Анализ по методу Матрицы Влияния/Интереса. При заполнении реестра рекомендуется учитывать два ключевых параметра (которые также можно добавить в виде столбцов):
- Влияние: Насколько сильно этот человек может изменить ход проекта (бюджет, сроки, требования).
- Интерес: Насколько сильно проект важен для этого человека лично или для его подразделения.
Классификация стейкхолдеров (на примере скриншота). Как видно на изображении интерфейса, эффективный реестр включает:
- ФИО и Должность: Для понимания иерархии (Руководитель, Финансист и т.д.).
- Контактные данные: Рабочий телефон и электронная почта для оперативной связи (например, podridchik@gmail.com).
- Организационная принадлежность: Помогает понять, чьи интересы представляет конкретное лицо.
Преимущества использования метода трендов и реестра в связке
Интеграция реестра стейкхолдеров с другими инструментами анализа, такими как Метод трендов (см. изображение a96466.png), дает синергетический эффект.
Анализируя график трендов по срокам, руководитель проекта может заметить резкое потребление резервов на определенном этапе реализации (например, на 60–70% времени проекта). Если реестр стейкхолдеров настроен верно, менеджер может быстро сопоставить этот тренд с активностью конкретной группы заинтересованных сторон (например, задержки в согласовании со стороны «Подрядчиков» или «Поставщиков»).
Сводный график метода трендов, построенный на основании процентных значений использования резервов, позволяет выявить общую тенденцию. Если в портфеле проектов у одного и того же «Подрядчика» постоянно наблюдаются отрицательные тренды, это повод для пересмотра стратегии работы с данной стороной в будущем.
Резюме
Реестр стейкхолдеров в MS Project Server — это не просто адресная книга. Это стратегический актив проекта.
• Использование SharePoint-приложений позволяет настроить гибкую систему метаданных.
• Группировка по типам участников и организациям делает структуру проекта прозрачной.
• Сочетание данных реестра с аналитическими графиками (методом трендов) позволяет выявлять скрытые проблемы в коммуникациях и реализации, обеспечивая достижение целей проекта в рамках установленных резервов.
Систематическое ведение такого реестра минимизирует риски внезапного сопротивления со стороны влиятельных лиц и помогает выстроить доверительные отношения со всеми участниками процесса.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Целевой план в MS Project Pro
Стейкхолдеры проекта
