Целевой план в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Целевой план в MS Project Pro
В управлении проектами критически важно разделять детальный рабочий график, необходимый команде, и высокоуровневое представление проекта для руководства. Целевой план — это перечень задач верхнего уровня и вех, определяющих основные результаты проекта, задекларированные заинтересованными сторонами.
Используя целевой план, вы можете отфильтровать из общего плана-графика только те ключевые точки и задачи, которые представляют стратегический интерес для заказчика. Это позволяет избежать информационной перегрузки стейкхолдеров и сфокусировать их внимание на соблюдении контрольных сроков.
Рабочий график проекта может содержать тысячи мелких операций. Если предоставить такой объем данных заинтересованным лицам, они потеряют фокус на главном. Целевой план решает следующие задачи:
- Упрощение коммуникации: предоставление четкой картины прогресса по ключевым этапам.
- Управление ожиданиями: фиксация только тех результатов, за которые менеджер проекта несет ответственность перед заказчиком.
- Повышение прозрачности: стейкхолдеры видят четкие вехи (Milestones) и могут быстро оценить риски срыва общих сроков.
Способы формирования целевого плана
Microsoft Project Professional предоставляет гибкий инструментарий для выделения контрольных точек из общей структуры WBS. Для выбора задач и вех плана-графика проекта вы можете использовать несколько способов.
- Фильтрация только вех. Самый простой способ создать целевой план — отобразить только события нулевой длительности.
- Фильтр по длительности: наложите фильтр на столбец «Длительность», выбрав значение «0 дней».
- Фильтр по признаку вехи: в стандартном столбце «Веха» выберите значение «Да».
- Системный фильтр: во вкладке «Вид» в группе «Данные» выберите встроенный системный фильтр «Веха». Это мгновенно скроет все промежуточные задачи, оставив только ключевые точки.
- Использование настраиваемых полей типа «Флаг». Этот метод более точен, так как позволяет вручную отметить задачи, которые не являются вехами, но важны для заказчика (например, крупные блоки работ).
- Создание поля: добавьте настраиваемый столбец типа «Флаг» (например, «Флаг1») и переименуйте его в «Задача заказчика».
- Маркировка: для каждой задачи или вехи, которую должен видеть стейкхолдер, установите значение поля «Да». Как показано на предоставленном скриншоте, именно так выделены ключевые этапы завершения фундаментов, каркаса и кровли.
- Применение: наложите фильтр на этот столбец, оставив только значения «Да».
- Использование настраиваемых полей типа «Текст». Если вам нужно разделить целевой план для разных групп стейкхолдеров (например, «Инвесторы», «Технадзор», «Маркетинг»), используйте текстовые поля.
- Настройка подстановки: создайте столбец типа «Текст» (например, «Текст1») и настройте таблицу подстановки со значениями имен групп стейкхолдеров.
- Классификация: укажите соответствующее значение для каждой задачи или вехи.
- Фильтрация: используйте фильтр для отображения задач, специфичных для конкретной заинтересованной стороны.
Визуализация на диаграмме Ганта
Формирование целевого плана не ограничивается простым списком. На диаграмме Ганта это выглядит как цепочка ромбов (вех), определяющих хронологию успеха проекта.
На изображении (Коттедж №1) видно, что структура проекта («Фундамент», «Каркас», «Кровля») сопровождается соответствующими вехами завершения этапов («Фундамент завершен», «Каркас завершен» и т.д.). Каждая веха имеет привязанную дату, что позволяет мгновенно оценить временной разрыв между фазами.
Практические советы по работе с целевым планом
- Связи между вехами: всегда связывайте вехи целевого плана с реальными задачами-предшественниками. Если рабочий процесс затягивается, веха в целевом плане автоматически сдвинется, сигнализируя о проблеме стейкхолдерам.
- Базовые планы: после согласования целевого плана с заказчиком обязательно сохраните Базовый план (Baseline). Это позволит вам сравнивать текущие прогнозные даты вех с теми, которые были задекларированы в начале проекта.
- Использование временной шкалы (Timeline): в MS Project Pro вехи из целевого плана идеально подходят для отображения в верхнем представлении «Временная шкала». Это самый эстетичный и понятный способ визуализации для презентаций руководству.
Системный подход к ведению целевого плана в MS Project Pro превращает сложный технический документ в понятный инструмент управления бизнесом, обеспечивая доверие со стороны всех участников проекта.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Стейкхолдеры проекта
Формирование целевого плана
