Планирование содержания
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Сценарий планирования содержания
Управление содержанием (Project Scope Management) является фундаментом любого проекта. Без четко определенного объема работ проект неизбежно сталкивается с «раздуванием» границ, перерасходом бюджета и срывом сроков. Сценарий планирования содержания представляет собой последовательный процесс превращения абстрактных идей заказчика в детализированный план-график с конкретными результатами.
1. Детализация целей и результатов проекта
Первый и самый важный шаг — это синхронизация ожиданий. Главный инженер проекта (ГИП) совместно с заказчиком проекта конкретизируют и детализируют цели и результаты.
На этом этапе важно перейти от общих формулировок («построить здание») к измеримым показателям («сдать в эксплуатацию административное здание общей площадью 2500 кв.м. с чистовой отделкой»).
- Документирование требований: Формируется иерархия результатов, где каждый верхний уровень разбивается на более мелкие компоненты.
- Критерии приемки: ГИП фиксирует, по каким признакам заказчик поймет, что результат достигнут. Это позволяет избежать конфликтов на этапе завершения.
2. Разработка и детализация задач: Создание ИСР
На основании утвержденной структуры результатов ГИП совместно со специалистами по предметной области разрабатывают иерархическую структуру работ (ИСР/WBS). ИСР является основой плана-графика в MS Project.
Процесс декомпозиции включает:
- Разделение на фазы: Например, «Проектирование», «Закупки», «СМР».
- Определение пакетов работ: Минимальные элементы ИСР, для которых можно определить длительность, стоимость и ответственного.
- Нормирование: Как обсуждалось ранее, для каждой задачи определяются нормы трудозатрат. Например, если трудоемкость задачи составляет 48 часов, при участии 1.5 ресурсов длительность составит 4 дня.
В MS Project это реализуется через создание иерархических уровней задач. На скриншоте наглядно виден процесс планирования: использование различных типов задач и назначение ресурсов для реализации конкретных пунктов содержания.
3. Подтверждение реализации содержания
В процессе реализации проекта содержание должно постоянно контролироваться. ГИП утверждает факт выполнения каждой задачи, что фиксируется в плане-графике.
Инструменты контроля в MS Project:
- Физический % завершения: Как было отмечено, этот показатель используется для фиксации реального объема (например, уложено 100 из 200 метров кабеля), что напрямую влияет на расчет освоенного объема (EVM).
- Базовый план: Факт выполнения всегда сравнивается с утвержденным «снимком» проекта. Любое отклонение содержания (добавление новых задач или удаление старых) должно проходить через процедуру управления изменениями.
- Отметки выполнения: В плане-графике проставляются фактические даты начала и окончания. Если задача выполнена, она помечается галочкой в столбце индикаторов, что визуально подтверждает закрытие части содержания.
4. Анализ результативности управления содержанием
На этапе завершения проекта или его крупных фаз менеджер по затратам совместно с ГИПом проводят анализ результативности. Главный вопрос здесь: «Получили ли мы запланированный результат в рамках утвержденных границ?»
Ключевые аспекты анализа:
- Отклонение содержания (Scope Creep): Анализ того, сколько дополнительных работ было внесено в проект без увеличения бюджета.
- Эффективность освоения: Сравнение плановых затрат на содержание с фактическими. Если физический процент завершения ниже планового при полных затратах, управление содержанием признается неэффективным.
- Анализ причин (Диаграмма Исикавы): Если сроки или содержание пострадали, используется метод Исикавы для выявления причин (Люди, Методы, Машины и т.д.). Например, если задержка произошла из-за «Методов», в отчет о реализации попадет рекомендация по изменению технологических процессов в будущих проектах.
Роль информационной системы (PWA)
Использование корпоративной системы, такой как MS Project Server (PWA), позволяет автоматизировать этот сценарий.
- Сайт проекта: Реестр стейкхолдеров помогает определить, кто именно должен утверждать результаты.
- Сводные отчеты: Данные о выполнении содержания из сотен задач агрегируются в сводные диаграммы Excel, позволяя руководству видеть общую картину реализации стратегии.
Резюме
Успешный сценарий планирования содержания превращает проект из «черного ящика» в прозрачную последовательность шагов. Детализация целей, строгая иерархия работ в MS Project и финальный аналитический отчет — это три столпа, на которых держится уверенность в том, что проект принесет именно тот результат, за который заплатил заказчик.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Структура WBS (СДР) проекта в MS Project
Описание задач проекта в MS Project Pro
