Формирование целевого плана

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

1. Сценарий формирование целевого плана.
2. Формирование целевого плана заинтересованных сторон.
3. Целевой план встреч с заинтересованными сторонами.
4. Целевой план.
5. Сценарий проведения совещаний.
6. Протоколы проведения совещаний.

Сценарий формирование целевого плана

Формирование целевого плана заинтересованных сторон

Составление целевого плана

1. Почему необходимо сотрудничество с заказчиком проекта?
2. Когда нужно начинать взаимодействие с заказчиком проекта?
3. Каким образом использовать полученную информацию?

Подготовка выборки

1. С кем общаться для получения достоверной информации?
2. Где находится эти доверенные лица?
3. Сколько доверенных лиц необходимо для построения надежной модели?

Разработка рекомендаций для обсуждения

1. Какая информация действительно нужна?
2. Каким образом составить вопросы для получения необходимой информации?
3. Является ли ответ на вопрос информацией для проекта?

Определение состава команды

1. Кто из команды наиболее подготовлен для ведения переговоров?
2. Хватит ли выбранным сотрудникам времени для общения и обработки информации?
3. Запланировано ли обучение сотрудников для более эффективного общения?

Общение с заказчиком

1. Продумана ли логистика проекта для обеспечения успеха контакта?
2. Был ли заказчик уведомлен о предстоящих контактах?
3. Были ли определен и согласован способ фиксации информации?

Обработка информации

1. Была ли собрана воедино вся информация по всем контактам?
2. Будет ли конечный отчет написан и разослан членам команды проекта?
3. Зафиксирован ли накопленный опыт для улучшения работы на следующих этапах взаимодействия с заказчиком?

«Встраивание» информации в границы

1. Определены ли факторы ценности для заказчика?
2. Усвоила ли команда проекта эти факторы?
3. Были ли факторы ценности интегрированы в процессы и проектные продукты?

Целевой план встреч с заинтересованными сторонами

Границы проекта:

1. Каким должен быть результат проекта?
2. Какие цели проекта?

Пояснение цели:

1. Какие деловые причины встреч?
2. Зачем утраивать эту последовательность встреч?
3. Какая задача команды для встреч?
4. На основании какого показателя можно определить, что цели, поставленные перед встречей достигнуты?
5. Какие области проекта будут затронуты этими встречами?
6. Какие области проекта следует изучить перед встречей?
7. Какие области проекта не будут затронуты встречами?

Определение ключевых дат и бюджета: Ожидаемое время начала и завершения встреч. Узловые точки (выборки, презентации итогового отчета и т.д.).
Определение ролей и степеней ответственности:

1. Кто несет ответственность за принятие или отклонение конечного отчета?.
2. Кто руководит командой, проводящей встреч?
3. Каков состав команды?
4. Кто станет общаться с заказчиком?
5. Кто будет составлять итоговый отчет?

Целевой план

Сценарий проведения совещаний

1. Выбор вопросов совещания. Администратор проекта готовит перечень вопросов, которые будут обсуждаться на совещании. Для формирования перечня вопросов используется реестр запросов на изменения и отдельный перечень вопросов проекта.
2. Обеспечение формирования перечня участников совещания. На основании анализа перечня вопросов администратор проекта совместно с ключевыми участниками проекта формирует перечень участников совещания.
3. Обеспечение назначения ответственных. Главный инженер проекта назначает ответственных за обсуждение вопросов совещания. Ответственный за вопрос, готовит материалы для обсуждения, а так же варианты возможных решений вопросов.
4. Подготовка подборки документов к совещанию. Администратор проекта совместно с ответственными за вопросы подбирает документы, относящиеся к решению данного вопроса. После подготовки подборки документов администратор проекта рассылает её всем участникам совещания
5. Обеспечения проведение совещания. Администратор проекта обеспечивает логистическую поддержку проведения совещания.
6. Формализация результатов проведения совещаний. Администратор проекта фиксирует результаты проведения совещания и рассылает протокол совещания всем участникам совещания.

Протоколы проведения совещаний

Фиксация вопросов на совещание проводится в следующей форме: 

Полный перечень вопросов совещания выглядит так: