Установка факта в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Установка процента завершения задачи в MS Project Server
Успех календарно-сетевого планирования напрямую зависит от своевременности и достоверности поступающих фактических данных. В крупных организациях менеджер проекта физически не может ежедневно опрашивать десятки сотрудников, чтобы узнать статус выполнения каждой мелкой работы. Для автоматизации этого процесса в MS Project Server заложена распределенная логика сбора факта.
Программный комплекс предоставляет рядовым специалистам и исполнителям возможность самостоятельно фиксировать прогресс по задачам, на которые они назначены. В этой статье мы подробно разберем, как устроен механизм актуализации графиков со стороны команды и как исполнителю правильно отправить свои трудозатраты на утверждение руководителю проекта.
Логика взаимодействия: Исполнитель - Сервер - Менеджер
Прежде чем перейти к пошаговому алгоритму, важно понять архитектурный принцип совместной работы в MS Project Server.
1. Делегирование: Менеджер проекта формирует график в десктопной версии MS Project Professional и назначает корпоративные ресурсы на задачи. После публикации проекта на сервере задачи автоматически появляются в личных кабинетах сотрудников.
2. Фиксация: Исполнители видят только свои задачи и отмечают по ним прогресс через веб-интерфейс Project Web App (PWA).
3. Утверждение: Введенный сотрудником факт не попадает в официальный график мгновенно. Он отправляется менеджеру проекта в виде электронной заявки. Только после того как PM (Project Manager) проверит и утвердит эти данные, сервер пересчитает проект и обновит общие дашборды для руководства.
Такой подход гарантирует защиту графика от деструктивных или ошибочных изменений со стороны рядовых пользователей.
Пошаговый алгоритм установки факта в веб-интерфейсе
Для специалистов компании, которые должны еженедельно или ежедневно отмечать факт выполнения работ, предоставляется доступ к облачной или локальной системе MS Project Server. Для старта работы специалист должен запустить интернет-браузер и зайти в систему по корпоративной ссылке .
После прохождения авторизации выполните следующие действия:
Шаг 1. Переход к списку персональных задач. В левом навигационном меню PWA найдите и выберите пункт «Задачи». На экране откроется персонализированное представление (таймшит), где будут сгруппированы все работы из всех текущих проектов компании, на которые назначен данный сотрудник. В таблице отображаются плановые даты начала и окончания, а также текущие показатели трудозатрат.
Шаг 2. Детализация и редактирование задачи. Найдите в списке нужную работу (например, этап «Управление ресурсами»). Чтобы открыть форму отслеживания состояния, нажмите прямо на ее текстовое название.
Шаг 3. Ввод процента выполнения. В открывшемся диалоговом окне «Общие сведения» найдите блок «Ход выполнения задачи». Установите фактический прогресс в поле «Процент завершения».
- Если задача полностью закрыта - введите 100%. При этом система автоматически обнулит поле «Оставшиеся трудозатраты».
- Если работа в процессе - укажите промежуточное значение (например, 50%). При необходимости вы можете добавить текстовое пояснение для руководителя проекта в поле «Заметки» (например, «Я молодец, первый этап сдан»).
Шаг 4. Промежуточное сохранение. Вы можете устанавливать процент выполнения постепенно в течение рабочей недели и не отправлять его руководителю сразу. Чтобы зафиксировать данные в своем черновике, нажмите кнопку «Сохранить» на верхней панели инструментов. Данные останутся доступны для вас, но менеджер проекта их пока не увидит.
Шаг 5. Отправка состояния на утверждение PM. Чтобы введенный факт ушел на верификацию руководителю, необходимо воспользоваться функцией отправки:
- Для одной или нескольких конкретных задач: В общем списке задач установите галочки напротив нужных пунктов, нажмите кнопку «Отправить состояние» на вкладке «Задачи» и выберите пункт меню «Выбранные задачи».
- Для всего пула работ разом: Если вы заполнили прогресс по всем своим активностям за отчетный период, нажмите кнопку «Отправить состояние» и выберите пункт «Все задачи».
После отправки статус задачи изменится, и в журнале появится системное уведомление (например, «Обновление принято: % завершения: 50 на 29.09.2016 4:29»). Это означает, что заявка успешно ушла в личный кабинет менеджера проекта.
Советы для эффективной работы команды
- Регулярность: Рекомендуется вносить данные по пятницам до конца рабочего дня. Это позволит проектному офису (PMO) формировать актуальные аналитические отчеты для топ-менеджмента к утру понедельника.
- Повременной учет: Если в вашей компании настроен жесткий учет не просто в процентах, а в часах, используйте правую повременную сетку в представлении «Задачи». Там можно разносить фактические часы строго по дням недели (например, по 8 часов в Пн, Вт, Ср).
- Коммуникация: Всегда используйте поле «Заметки», если реальный ход дела отличается от плана. Если вы ставите 100%, но понимаете, что результаты требуют доработки, напишите об этом менеджеру прямо в интерфейсе PWA.
Внедрение этой простой пятишаговой процедуры позволяет компании избавиться от бумажной рутины и бесконечных созвонов. Система работает как единые часы: исполнители тратят всего 5 минут в неделю на заполнение веб-формы, а руководство получает прозрачную, математически выверенную картину реализации всего портфеля проектов.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Структура WBS (СДР) проекта в MS Project
Описание задач проекта в MS Project Pro
