Библиотека документов проекта в MS SharePont
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
- Библиотека документов проекта в MS SharePont
- Создать представление библиотеки документов проекта в MS SharePont
Библиотека документов проекта в MS SharePont
MS Planner имеетмного инструментов хранения и обмена документами. Любой документ Вы можете прикрепить непосредственно к задаче, для этого нужно просто открыть задачу в MS Planner и нажать кнопку "Добавить вложение".
После нажатие на эту кнопку откроется меню в котором Вы можете выбрать:
- С компьютера. Вы можете выбрать файл со своих дисков. После выбора файла, он загружается в библиотеку канала на MS SharePoint.
- Из файлов команды. Вы моеже сослаться на документ который уже есть в канале. Откроется окно в котором будут представлены все документы хранящиеся в библиотеках канала MS SharePoint. В этом окне Вы можете выбрать любой файл.
- Ссылка на URL-адрес. Вы можете указать ссылку на документ выложеннй на других ресурсах (сайты, Google диск). После чего откроется окно в котором Вы указываете ссылку на документ и его название.
Вы моеже работать с документами проекта в библиотеке канала в MS Teams. В библиотеке Вы можете:
- Нажав на кнопку "Создать" Вы можете создать: папку, документы Microsoft в облачных продуктах, ссыку на документ с других ресурсов.
- Нажав на кнопку "Отправить" Вы можете отправить любой файл с Вашего компьютера в библиотеку.
- Редактировать информацию о документах нажав на кнопку "Изменить в представлении сетки".
- Отправить документ другому участнику группы нажава на кнопку "Поделиться".
- Отправить ссылку на документ в чатах и меседжерах нажав на кнопку "Копировать ссылку".
- Добавить ссылку на текущую папку в OneDrive нажав на кнопку "Добавить ярлык в OneDrive".
- Добавить правело автоматической обработки нажава на пункт "Автоматизировать".
- Настроить оповищение об изменениях в библиотеке нажав на кнопку "Управление оповищениями".
Вы можете работать с документами в различных представлениях. Для работы с представлениями нажмите на пукнт "Все документы". Вы можете:
- Переключаться между представлениями списка документов.
- Создать новое представление для документов. выберите пункт "Создать представление".
- Сохранить как отдельное представление набор столбцов созданный для текущего представления и для этого выберите пункт "Сохранить представление".
- Создать новое представление на базе текущего и для этого выберите пункт "Сохранить представление как...".
- Изменить текущее представление в MS SharePoint и для этого выберите пункт "Изменить текущее представленике".
- Переименовать представление.
- Настроить инструменты выделения документов и для этого выберите пункт "Формировать текущее представление".
- Настроить перечень полей что выводтся в представлении и для этого выберите пункт "Добавление и удаление полей".
Управлять папками в MS Teams можно следующим образом. Выделите папку и нажмите на три точик возле названия:
- Поделится. В этом пункте Вы можете поделится ссылкой на папку по электронной почте.
- Копировать ссылку. Нажав на этот пункт сохранятся ссылка на папку.
- Управлять доступом. Настроить перечень пользователей или ролей, которым предоставляется доступ к документам папки.
- Удалить. Нажав этот пункт Вы удалите папку с документами с MS SharePoint.
- Скачать. При нажатии на этот пункт будет скачен архив с документами папки на Ваш компьютер.
- Переименовать. При выборе этого пункта Вы можете переименовать паку.
- Переместить. При выборе этого пункта Вы можете переместить документ в другую папку.
- Закрепить наверху. При выборе пункта ссылка на папку будет зафиксирована над все списком папок и документов библиотеки.
- Переместить в. Вы можете переместить папку с документами в другую папку или даже библиотеку.
- Копировать в. Вы можете скопировать папку с документами в другую папку или даже библиотеку.
- Цвет папки. Вы можете выделить папку другим цветом для удобства поиска.
- Автоматизировать. Настроить автоматическую обработку данных папки.
- Оповещение. Нажав на этот пункт будет открыто окно в котором Вы можете настроить оповещение про любые изменения именно этой папки.
Документами в SharePoint можно управлять следующим образом:
- Открыть. Вы можете открыть документ в как в облачном программном продукте так и наземном программном продукте в соответствии с типом документа.
- Поделится. В этом пункте Вы можете поделится ссылкой на документ по электронной почте.
- Копировать ссылку. Нажав на этот пункт сохранятся ссылка на документ.
- Скачать. При нажатии на этот пункт документ скачивается Вам на компьютер.
- Удалить. Нажав этот пункт Вы удалите документ с MS SharePoint.
- Закрепить наверху. При нажатии на этот пункт Вы зафиксируете документ вверху списка.
- Переместить. При выборе этого пункта Вы можете переместить документ в другую папку.
- Копировать. При нажатии на этот пункт Вы можете скопировать документ в другую папку.
- Журнал версий. Все изменения документа сохраняются и нажав на этот пункт Вы можете увидеть список дату и имя изменявшего.
- Оповещение. Нажав на этот пункт будет открыто окно в котором Вы можете настроить оповещение про любые изменения именно этого документа.
Создать представление библиотеки документов проекта в MS SharePont
Microsoft SharePoint — это мощная платформа для совместной работы, которая позволяет командам эффективно управлять документами, задачами и проектами. Одним из ключевых инструментов в SharePoint является библиотека документов, где хранятся все файлы, связанные с проектом. Для удобства работы с большим количеством документов важно уметь создавать представления, которые позволяют фильтровать, сортировать и группировать информацию по нужным критериям.
Быстрый поиск и анализ информации проекта возможен при создании специальных представлений. Для создания нового представления для библиотеки документов:
- Откройте библиотеку документов в MS Teams.
- Нажмите на кнопку "Все документы".
- Выберите пункт "Создать представление".
- Укажите название нового представления в поле "Имя представления".
- Выберите пункт "Список".
- Нажмите кнопку "Создать".
В новом представлении Вы можете создать новые столбцы, в которых можно указать данные описывающие документы. В представлении Вы можете добавить разные по типу столбцы. К примеру Вы можете добавить столбец выбора типа документа. Для создания столбца:
- В представлении нажмите на тутл последнего столбца "+ Добавить столбец".
- Выберите тип столбца. К примеру для создания столбца с выбором выберите тип "Вариант выбора".
- В открывшемся окне выберите название столбца в поле "Имя".
- Занесите дополнительные значения и настройки.
- Нажмите кнопку "Сохранить".
Для специфических настроек представления:
- В меню "Все документы" выберите пункт "Изменить текущее представления".
- В блоке "Фильтр" Вы можете установить правило выбора документов для отображения.
- В блоке "Группировка" Вы можете выбрать поле по которому хотите группировать документы.
- В блоке "Папки" Вы можете отменить отображение документов в папках (мы рекомендуем отменить папки для группировки документов).
- Для изменения представления нажмите кнопку "Ок"
В специальных представлениях Вы можете сортировать, фильтровать и искать документы разных групп.
Создание представлений в библиотеке документов SharePoint — это простой, но мощный способ повысить эффективность работы над проектом. Грамотно настроенное представление помогает команде быстро ориентироваться в документации, избегать дублирования и своевременно реагировать на изменения.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Метод трендов при формировании отчетности
Печать проекта в MS Project
