Документооборот проекта в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
План работы с документами
В современном проектном управлении действует строгое правило: результаты абсолютно всех работ и задач проекта должны быть подтверждены документально. Отсутствие четкой привязки материальных результатов к контрольным точкам графика приводит к размытию ответственности и срыву сроков. Напротив, интеграция документооборота в календарно-сетевую модель позволяет превратить план-график из абстрактного списка задач в прозрачный инструмент жесткого контроля.
План работы с документами на базе календарного графика
Интеграция документов в структуру проекта решает сразу несколько ключевых управленческих задач:
- Выделение ответственности и целевых работ. Указывая конкретные документы непосредственно в плане-графике, руководитель проекта может четко выделить ответственных специалистов и определить пул работ, реализация которых напрямую направлена на создание, согласование и развитие проектных артефактов.
- Прогнозирование и фиксация дат утверждения. Используя логические связи (зависимости), длительности и ограничения в плане-графике, система автоматически формирует точную расчетную дату утверждения документов. Это позволяет смежным подразделениям и заказчикам заранее планировать время на аудит и приемку.
- Верификация исполнения (План vs Факт). Сравнивая утвержденный перечень документов и текущий план-график, менеджер или проектный офис (PMO) могут в любой момент объективно подтвердить фактическую реализацию работ. Если задача отмечена как выполненная, но в реестре отсутствует привязанный к ней документ — верификация не пройдена.
Формирование плана создания документов
На основании календарно-сетевого плана-графика проекта формируется операционный план создания документов, регламентирующий жизненный цикл каждого артефакта.
При организации этого процесса проектный офис руководствуется правилом: чем точнее будет разработан шаблон документа, который является результатом работ проекта, тем быстрее и качественнее будет их реализация. Готовые стандартизированные шаблоны (с предзаполненной структурой, требованиями к содержанию и оформлению) снимают с исполнителей рутинную нагрузку и минимизируют риск того, что документ будет отклонен на этапе согласования.
Документы проекта
Организация структуры хранения документов компании
Для облегчения работы команды проекта, линейных руководителей и всех участников проектного управления с документами необходимо разработать и зафиксировать единую структуру хранения документов.
Утвержденная и единообразная структура документов компании позволяет исключить потерю критически важной информации и существенно ускорить реализацию проекта. При развертывании электронного архива (например, в библиотеках документов на сервере) рекомендуется использовать иерархический подход, жестко привязанный к фазам жизненного цикла или структуре декомпозиции работ (СДР):
У вас возникли вопросы по настройке пользовательских полей в MS Project для автоматического отслеживания статусов документов или интеграции библиотек SharePoint с вехами проекта? Задавайте свои вопросы в комментариях под видео.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Печать проекта в MS Project
Перечень задач в MS SharePoint
