Отчеты по состоянии в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Создание запроса о состоянии в MS Project Server
Помимо ведения календарно-сетевых графиков и учета точных часов в табелях, в проектном управлении критически важна качественная (текстовая) обратная связь от команды. Руководство компании, кураторы портфелей и руководители функциональных подразделений могут централизованно запрашивать информацию о текущем статусе работ, ключевых проблемах или достигнутых результатах.
Для этих целей в MS Project Server (Project Online) реализован специализированный инструмент «Отчеты о состоянии» (Status Reports), позволяющий автоматизировать сбор периодических текстовых справок.
Настройка и запуск нового запроса на отчет (Инструкция для руководителя)
Чтобы запустить периодический сбор текстовой информации по проектам или подразделениям, инициатор процесса (менеджер или директор) настраивает единый регламент запроса в интерфейсе Project Web App (PWA):
- Переход в модуль: В навигационном меню PWA перейдите в раздел «Отчеты о состоянии» (Status Reports).
- Инициация запроса: На верхней панели инструментов в блоке «Запросы на отчеты о состоянии» нажмите кнопку «Создать» (New).
- Заполнение основных параметров:
- В открывшейся форме в поле «Название:» (Name) введите понятное имя (например, «Еженедельный отчет по рискам и проблемам ИТ-департамента»).
- В блоке «Частота» (Frequency) настройте периодичность сбора данных (каждую неделю по пятницам, раз в месяц, раз в две недели).
- В поле «Дата начала» (Start date) укажите точную календарную дату, начиная с которой запустится первый цикл отправки уведомлений исполнителям.
- Определение пула респондентов: Выберите из корпоративного пула ресурсов компании тех сотрудников, которые будут обязаны регулярно предоставлять данный отчет.
- Формирование опросника: В блоке «Разделы» (Sections) сформулируйте конкретные вопросы, тезисы или структуру, по которой сотрудники должны отчитаться (например: 1. Что сделано за период; 2. Ключевые проблемы и блокировки; 3. План на следующий период).
- Запуск: После завершения конфигурации нажмите кнопку «Отправить» (Send). Система автоматически поставит задачи респондентам в соответствии с заданным расписанием.
Предоставление отчета о состоянии (Инструкция для сотрудника)
Когда наступает отчетный период, назначенные сотрудники получают уведомления и должны внести качественные данные в веб-интерфейсе системы:
- Авторизуйтесь в PWA, перейдите в раздел отчетов о состоянии и найдите блок «Ответы» (Responses).
- Из списка активных запросов руководства выберите необходимый отчет и зайдите внутрь (кликнув по его наименованию).
- Адресация копий: В блоке «Кому» (To / CC) при необходимости укажите дополнительных смежных руководителей или коллег, которым нужно автоматически отправить копию данного отчета для ознакомления.
- Выбор временного среза: Выберите конкретный период, за который вы отчитываетесь в данный момент (текущая неделя или месяц).
- Ввод содержательной части: В блоке «Разделы» (Sections) последовательно заполните текстовые поля, содержащие ответы на поставленные руководством вопросы.
- Завершение: Нажмите кнопку отправки, чтобы отчет ушел на верификацию инициатору запроса.
Отчитаться о состоянии в MS Project Server
Методологические преимущества текстовых отчетов
- Сбор качественных данных "из первых уст": В отличие от сухих цифр прогресса (например, выполнения задачи на 50%), текстовые отчеты позволяют исполнителю подробно описать внешние факторы, влияющие на проект.
- Единый архив управления изменениями: Все присланные ответы сохраняются на сервере. Руководитель может в любой момент поднять историю за прошлые месяцы, чтобы проанализировать, как развивалась или решалась та или иная проблема на проекте.
- Снижение административной нагрузки: Автоматическое напоминание о необходимости отчитаться снимает с проектного офиса (PMO) рутинные задачи по «ручному» сбору справок в почте или мессенджерах.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Печать проекта в MS Project
Перечень задач в MS SharePoint
