Контроль отклонений в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Контроль отклонений в MS Project Pro
Регулярный мониторинг базовых параметров - ключевая обязанность руководителя проекта. При управлении масштабными проектами или портфелями (например, при строительстве коттеджных поселков, как в наших кейсах на pm-way.com) менеджер сталкивается с огромным массивом данных. Отслеживать ручную аналитику по каждой отдельной задаче становится неэффективно.
Для оперативного контроля в MS Project Professional предусмотрена линейка системных аналитических показателей:
- Отклонение по длительности (Duration Variance) - сдвиг общих календарных сроков выполнения работы.
- Отклонение начала (Start Variance) и Отклонение завершения (Finish Variance) - маркеры смещения плановых дат относительно зафиксированного Базового плана.
- Отклонение по стоимости (Cost Variance) - показатель финансового перерасхода или экономии.
- Отклонение трудозатрат (Work Variance) - перегрузка или недогрузка назначенного персонала и техники.
Чтобы руководитель не тратил время на изолированный анализ каждой колонки, MS Project Pro позволяет спроектировать единый сквозной критерий. Он будет автоматически фильтровать задачи по критическим порогам и подсвечивать только те элементы, которые требуют немедленного управленческого вмешательства.
В этой статье мы подробно разберем, как создать и настроить такое комплексное поле с использованием логических формул и графических индикаторов (сигнальных «лампочек»).
Методологическая логика формулы: Ранжирование по критичности
Проектируя комплексный индикатор, мы закладываем в него двойную проверку: по времени и по деньгам, но применяем ее не ко всему графику, а только к стратегически важным вехам и этапам (например, ключевым технологическим процессам, таким как «Погружение свай» или «Бетонирование ростверка»). Для разделения задач на обычные и критически важные используется кастомный флаг [Стратеческая].
Наша управленческая логика звучит так: «Если задача является стратегической, и при этом ее отставание по срокам превышает 3 рабочих дня ИЛИ перерасход бюджета составляет более 5 000 единиц, то система должна выдать предупреждающий сигнал».
Пошаговый алгоритм настройки комплексного индикатора
Для реализации этой модели в десктоп-версии MS Project Professional выполните следующие шаги:
Шаг 1. Создание настраиваемого поля
- Откройте ваш проект (например, «Коттедж №6») и перейдите на вкладку верхнего меню «Проект».
- В блоке «Свойства» нажмите кнопку «Настраиваемые поля» (Custom Fields).
- В открывшемся диалоговом окне установите переключатель на объект «Задача», а в выпадающем списке типов выберите «Число».
- Выберите любое свободное числовое поле (например, Число1), нажмите кнопку «Переименовать...» и введите понятное название: Отклонение задач.
Шаг 2. Внедрение формулы расчета
Чтобы связать несколько системных аналитических колонок в одну математическую модель, активируем редактор формул.
- В блоке «Настраиваемые атрибуты» нажмите кнопку «Формула...».
- В окне ввода формулы вставьте следующее выражение: "IIf(([Стратегическая] = Да) And (([Отклонение длительности] > 3 * 480) Or ([Отклонение по стоимости] > 5000)); 1; 0)".
- Важно для PM-эксперта: > * Обратите внимание на конструкцию 3 * 480. На уровне базы данных MS Project Pro рассчитывает длительность и отклонения в минутах. Поскольку в стандартном рабочем дне содержится 8 часов, один день равен 480 минутам. Соответственно, чтобы задать порог отставания в 3 дня, мы умножаем 3 на 480 (1440 минут).
- Логический оператор Or (ИЛИ) связывает временные и финансовые риски. Сигнал сработает, если нарушен хотя бы один из этих параметров.
- Нажмите кнопку «ОК», подтвердив системное предупреждение о пересчете существующих данных.
Шаг 3. Настройка графических индикаторов («Лампочек»). Чтобы сделать таблицу легко читаемой для топ-менеджмента, заменим сухие цифры (1 и 0) на наглядные визуальные маркеры.
- В том же окне «Настраиваемые поля», чуть ниже формулы, найдите блок «Отображаемые значения» и кликните по кнопке «Графические индикаторы...».
- В таблице условий для некорневых строк задач настройте правила:
- Строка 1: Условие - «равно», Значение - 0, Рисунок - выберите пиктограмму «зеленого круга» (или оставьте пустой, если контролируются только проблемные зоны, то есть «не горящая лампочка»).
- Строка 2: Условие - «равно», Значение - 1, Рисунок - выберите пиктограмму «красного круга» («горящая лампочка», сигнализирующая о критическом отклонении).
- Нажмите «ОК» для сохранения параметров поля.
Визуализация контроля в представлении «Диаграмма Ганта»
После настройки добавьте созданную колонку Отклонение задач в ваше рабочее представление «Диаграмма Ганта».
Как видно на практическом примере, система начинает проводить автоматическую селекцию:
- Если у проекта зафиксировано общее отклонение по стоимости в $65 360,00 и сдвиг по длительности на 6 дней, то на уровне суммарной строки проекта или конкретной нарушенной стратегической задачи (например, на этапе фундаментных или кровельных работ) мгновенно загорается красный индикатор.
- Задачи, у которых отклонения находятся в пределах допустимых проектных допусков (меньше 3 дней или меньше $5000), остаются чистыми, не отвлекая внимание руководителя проекта.
Это позволяет реализовать классический метод управления по отклонениям (Management by Exception). Менеджер открывает многоуровневый график, мгновенно считывает глазами «красные зоны» и направляет ресурсы, дополнительное финансирование или внимание команды на выравнивание критического пути проекта.
Если у вас возникли вопросы по адаптации формулы под ваш внутренний календарь (например, при 12-часовом рабочем дне) — оставляйте свои комментарии под видео на youtube. Управляйте проектами на основе точных данных!
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Календарь проекта в MS Project Pro
Корпоративные календари в MS Project Server
