Пользовательские столбецы в представление в MS Planner
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
- Добавление пользовательского столбца в MS Planner
- Использование пользовательского столбца в представлении в MS Planner
Добавление пользовательского столбца в MS Planner
Microsoft Planner эволюционировал из простого Kanban-инструмента в гибкую систему управления задачами, которая теперь поддерживает табличные представления, схожие с MS Project или Excel. Одной из самых мощных функций этого обновления стала возможность создания пользовательских столбцов.
Пользовательские столбцы в Microsoft Planner — это дополнительные поля, которые можно создать в таблице задач проекта. Они позволяют хранить специфическую информацию, не предусмотренную стандартными полями, такими как «Название задачи», «Начало», «Окончание», «Назначенные ресурсы» и «Прогресс». Это превращает Planner из «доски с карточками» в структурированную базу данных проекта.
Зачем нужны пользовательские поля?
Стандартный набор полей в Planner (срок, приоритет, метки) покрывает базовые нужды, но в реальных проектах всегда возникают уникальные атрибуты. Без пользовательских столбцов менеджеры вынуждены записывать важные данные в описание задачи или в комментарии, где их невозможно отфильтровать или проанализировать.
Примеры использования в разных сферах:
- Тип задачи: Разделение работ на административные, технические, маркетинговые или юридические. Это помогает понять структуру трудозатрат.
- Клиент/Стейкхолдер: Если в одном плане смешаны задачи для разных заказчиков, этот столбец станет ключевым для отчетности.
- Бюджет и финансовые показатели: Поля типа «Число» позволяют фиксировать предполагаемые затраты или фактические расходы прямо в карточке.
- Риски: Поле типа «Выбор» с вариантами (Низкий, Средний, Высокий) поможет сфокусировать внимание на критических узлах.
- Чек-листы «Да/Нет»: Для верификации этапов (например, «Документы подписаны?», «Оплата получена?»).
Пошаговая инструкция: Как создать пользовательский столбец в MS Planner
Процесс создания интуитивно понятен, но требует перехода в специфический режим просмотра — «Сетка» (Grid). Именно в этом режиме Planner превращается в мощную таблицу.
1. Перейдите на представление «Сетка»: В верхней панели управления вашим планом выберите вкладку «Сетка». Вы увидите список всех задач в виде таблицы.
2. Активация добавления: Прокрутите таблицу вправо до конца существующих колонок и нажмите на заголовок «+ Добавить столбец».
3. Создание нового атрибута: В выпадающем меню выберите самый нижний пункт — «+ Новое поле».
4. Выбор типа данных: В открывшемся окне вам будет предложено выбрать формат информации. Это критический шаг, так как тип данных определяет, как вы сможете работать с полем в дальнейшем:
- Текст: Для коротких заметок или уникальных идентификаторов.
- Дата: Для фиксации промежуточных дедлайнов (например, «Дата согласования»).
- Число: Для ведения бюджета, веса задачи или оценки в часах.
- Да или Нет: Идеально подходит для триггеров и флажков готовности.
- Выбор (Drop-down list): Самый популярный тип для классификации задач.
5. Присвоение имени: Введите название в поле «Имя поля». Старайтесь делать его кратким, чтобы оно не занимало слишком много места в шапке таблицы.
6. Настройка вариантов (для типа «Выбор»): Если вы выбрали этот тип, добавьте конкретные пункты (например, названия отделов или уровни сложности).
7. Расширение списка: Если количество вариантов выбора больше трех, нажмите на ссылку «Добавить выбор», чтобы создать полный список категорий.
Использование пользовательского столбца в представлении в MS Planner
После того как структура таблицы создана, начинается этап наполнения и эксплуатации данных. Пользовательские поля синхронизируются между всеми участниками проекта в режиме реального времени.
После добавления столбца в представление вы должны добавить значение для каждой задачи плана. Это можно делать прямо в сетке, кликая по соответствующей ячейке, либо открыв карточку задачи — новое поле появится в общем списке параметров задачи под стандартными полями.
Главная ценность кастомных полей раскрывается при анализе. В дальнейшем вы можете устанавливать фильтр для задач проекта по созданному полю.
- Пример: Отфильтровать все задачи, где в поле «Риск» выбрано «Высокий», чтобы провести антикризисное совещание.
- Пример: Отсортировать таблицу по полю «Бюджет», чтобы увидеть самые дорогостоящие этапы проекта.
Данные из пользовательских столбцов учитываются в общих отчетах плана. Если вы используете Power BI для визуализации данных из Planner, ваши кастомные поля будут доступны для построения расширенной аналитики, что выводит контроль над проектом на уровень профессиональных ERP-систем.
Полезные советы:
- Единообразие: Договоритесь с командой об использовании полей типа «Выбор» вместо «Текст» там, где это возможно. Это исключит опечатки и обеспечит корректную работу фильтров.
- Лишнее - скрыть: Если столбцов стало слишком много, вы можете скрыть ненужные в данный момент колонки через меню управления видом, не удаляя при этом сами данные.
- Порядок имеет значение: Вы можете перетаскивать пользовательские столбцы влево или вправо, чтобы самые важные данные всегда были перед глазами в левой части экрана.
Использование пользовательских полей превращает MS Planner в полноценную среду для управления сложными проектами, позволяя каждой команде настроить инструмент «под себя» без написания кода или сложного администрирования.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Календарь проекта в MS Project Pro
Корпоративные календари в MS Project Server
