Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

1. Место проектов в системе управления предприятием
2. Система управления проектами
3. Задачи системы управления проектами

Место проектов в системе управления предприятием

Проекты компании обедняют стратегию компании и операционную деятельность.Цели компании, описанные в виде общих слов, требуют детализации и конкретизации, которая обеспечивается за счет описания проектов.
Система управления проектами обеспечивает процессы планирования и контроля, за реализацией стратегии развития компании. Система управления проектами необходима в первую очередь руководству компании как инструмент реализации стратеги компании.

Цель системы: Эффективно принимать решения и направлять ресурсы компании на достижение её стратегических целей.
Основные задачи системы управления:

1. Помощь в принятии решений. Решения по развитию компании и реализации проектов компании. За счет планирования и отслеживания заданий на разных уровнях (стратегическом, тактическом и оперативном) руководитель видит всю картину целиком со всеми элементами и нюансами и может принять взвешенное решение.
2. Помощь в решении конфликтов. Конфликты внутри коллектива компании и внутри команд управления проектами зачастую возникают из-за того, что сотрудники не видят всей картины целиком, у каждого из участников конфликта зачастую свое видение происходящего. Единая модель процесса реализации позволяет уменьшить конфликты и привести любые разногласия в русло конструктивного обсуждения ситуации.
3. Помощь в эффективном распределении ресурсов компании. Хватает ли ресурсов компании (трудовых, финансовых, материальных) для достижения целей компании? Какие ресурсы являются критическими и как их оптимизировать? Как управлять ресурсами компании так, что бы с минимумом ресурсов достичь цели компании максимально быстро?

Как не трудно заметить, зачастую именно руководителям компании и руководителям проектов компании приходится постоянно принимать решения, решать конфликты и распределять ресурсы компании.
В большей мере система нужна руководителю компании, так как он, и только он, ответственный перед собственниками и инвесторами за все проекты и компанию в целом. Руководитель проекта хоть и несет ответственность за проект, но в конечном счете, «отдуваться» всегда приходится руководителю. Поэтому место руководителя компании в системе управления проектами компании ключевое и решающее.

Система управления проектами

Система управления проектами – система поддержки принятия решений, построенная на основании методологии управления проектами. Эффективность работы системы обеспечивается за счет интеграции стратегических целей компании, планов финансирования и планов использования ресурсов с учетом возможных рисков. Так как стратегические решения принимаются в организации любого типа и любого типа бизнеса, система управления проектами может быть создана для любой компании.

Система управления проектами это комплекс, состоящий из трех взаимодействующих между собой элементов:
1. Регламентирующая документация. Документация разделяется по:

• Типам регламентирующих документов: положения, регламенты, сценарии, инструкции, шаблоны документов.
• Типам процессов: процессы управления проектами, процессы управления портфелем проектов, процессы развития системы управления проектами.
• Типам областей знаний управления проектами: управление интеграцией, управление содержанием, управление временем, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством, управление взаимодействием, управление рисками.

2. Обученный персонал. Обученный персонал может включать в себя следующие роли: руководители портфеля проектов, руководители проектов, специалисты по управлению проектами, члены проектных команд.
3. Информационная система управления проектами: MS Project, P3E и т.д. Информационная система управления проектами включает в себя следующие модули: планирование проектов, мониторинг проектов, анализ портфеля проектов, управление документооборотом в проектах и т.д.

Система эффективно работает, когда успешно взаимодействуют три этих элемента (специалисты работают по утвержденным процессам, используют установленное программное обеспечение для управления проектами). Если регламенты скачиваются с интернета, специалисты посещают разные курсы и читают разные книги и при этом компания внедряет, пусть даже профессиональную информационную систему управления проектами – эти элементы зачастую слабо взаимодействуют.
Зачатую компании начинают свою деятельность с одного-двух проектов, основную роль в которых занимают технологические специалисты, при этом о дополнительном уровне управления никто не задумывается. Как только количество проектов в компании увеличивается до уровня, когда одновременная реализация всех проектов компании не обеспечивается в полной мере всеми необходимыми ресурсами по максимуму, в компании возникает борьба за ресурсы и конфликты тормозят реализацию проектов. В сложившейся ситуации есть два выхода:

1. Поиск новых, желательно дешевых, трудовых и материальных ресурсов, а также поиск дополнительного финансирования для обеспечения всех проектов необходимыми ресурсами.
2. Внедрение методов, которые бы позволили имеющимися ресурсами выполнить текущее количество проектов.

Внедрение системы управления проектами, это второй путь компании, который позволяет, оперируя имеющими ресурсами выполнять большее количество проектов, то есть «взять не числом, а умением».

Задачи системы управления проектами

Основные задачи данной системы управления проектами:

1. Обеспечение выбора и инициации проектов.
2. Формирование портфеля проектов компании.
3. Поддержка планирования проектов (планирование сроков, ресурсов, финансов).
4. Поддержка принятия решений по реализации проектов компании.
5. Контроль реализации проектов компании.
6. Контроль использования в проектах финансовых, трудовых и материальных ресурсов компании.
7. Анализ эффективности реализации проектов компании.

Вспомогательные задачи системы управления проектами:

1. Сокращение сроков реализации проектов.
2. Сокращение затрат на реализацию проектов.
3. Сокращение отклонений по времени и финансам проектов.
4. Развитие трудовых ресурсов участвующих в проектах.
5. Повышение качества реализации проектов.
6. Минимизация влияния рисков в проектах.