Управление затратами портфеля проектов
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
- Мониторинг бюджетов и затрат портфеля проектов
- Мониторинг плановых и фактических затрат портфеля проектов
- Мониторинг доходов и прибыли компании на базе портфеля проектов
Мониторинг бюджетов и затрат портфеля проектов
Для управления затратами портфеля проектов используется программный продукт MS Power BI. Этот инструмент позволяет формировать удобные и адаптируемые отчеты на основе актуальной информации из облачного сервиса MS Project Server. На примере настроенного MS Project Server и портфеля строительных проектов в этой статье будут рассмотрены практические инструменты мониторинга затрат портфеля проектов.
Используем настроенный отчет, в котором представлены проекты портфеля. Рассмотрим данные по затратам в проекте, запланированный бюджет и уровень обеспечения (на сколько бюджет отличается от запланированных затрат, возможные непредвиденные расходы). Таким образом, выделяя каждый отдельный проект возможно проанализировать представленные данные по каждому проекту. Отрицательная цифра по уровню обеспечения показывает недостаточность средств для обеспечения проекта.
Рассмотренные данные позволяют понять руководителю на сколько рационально распределены и использованы средства проектными менеджерами в управляемых ими проектах.
Также данные удобно анализировать выделив несколько проектов, объединенных в разные портфели. Такие как объединенные строительные проекты, административные проекты и т.п. Итоговые данные позволяют руководителю в целом проанализировать затраты по портфелям проектов.
Кроме анализа данных затрат по проекту, отчет позволяет рассмотреть данные уровня обеспечения внутри проекта по временным периодам. Для анализа картины обеспечения средствами проектов и портфелей во времени. Множество факторов, такие как назначение более дорогих ресурсов, внесенные изменения подрядчиками или изменение цены за материальные ресурсы, влияют на стоимость реализации проекта в определенные периоды времени и на глобальные отклонения в управлении затратами проекта.
Таким же образом возможно проанализировать несколько проектов, объединенные в портфель, или несколько портфелей или всю картину по проектам в целом.
Выделенные курсором на диаграмме показатели по обеспечению бюджетами позволяют для удобства "подсветить" представленные бюджеты и затраты проектов. Такой анализ позволит оперативно отреагировать на сложившуюся ситуацию в проекте и перепланировать проект. Например, путем сдвига задач проекта во времени можно уменьшить нагрузку на затратные возможности компании. Курсор на графике отображает данные на диаграмме для удобства пользователя. Переизбыток в бюджете также показывает на некачественное планирование бюджетных средств и "перекос". Этот инструмент позволяет проектному менеджеру оперативно реагировать на изменения в проекте и качественно планировать бюджеты и затраты проекта.
Мониторинг плановых и фактических затрат портфеля проектов
В представленном ниже отчете на примере портфеля проектов возможно в табличном формате проанализировать данные по затратам. И уже не только учитывая ограничения. В данном типе отчета введен еще один показатель - доход. Это позволяет посчитать еще и ROI, прибыль и т.п.
Выделив все проекты компании возможно увидеть в табличном представлении данные о прибыльности компании в целом. Выделив отдельно каждый проект - прибыльность проекта или, например, портфель.
В области диаграммы данные представлены графически. Данный формат позволяет сравнивать отклонения.
Такой отчет также позволяет проанализировать качество планирования проектов проектными менеджерами. Перепланирование по части доходной также возможно в проектах.
Мониторинг доходов и прибыли компании на базе портфеля проектов
В данном виде отчета ниже возможно увидеть прибыль с нарастающим итогом. Также в сравнении с затратами с нарастающим итогом возможно оценить рост доходов компании по временным периодам.
Данные возможно анализировать как для отдельного проекта так и для разных портфелей и всем проектам компании в целом.
Все представленные отчеты позволяют не только проанализировать данные по затратам, бюджетам, прибыльности проектов, но и качество их планирования. Эти отчеты позволят увидеть и руководителю, и проектным менеджерам как равномерно распределять затраты в проектах, а так же прибыль компании.
Такие отчеты можно донастраивать под уникальные потребности каждой отдельной компании.
Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Управление затратами и подрядчиками проектов в MS Project"
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Описание портфеля проектов в MS Project Pro
Планирование портфеля проектов
