Планирование движения денежных средств в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Связь между задачами проекта и платежами
Планирование платежей, как и другие экономические расчеты часто выносят за границы плана-графика. Это связано с тем, что график усложняется и для работы с ним нужны более квалифицированные специалисты. При этом планирование платежей поднимает работу с планом-графиком проекта на более высокий уровень и позволяет делать более качественное планирование и анализ проекта.
При планировании платежей необходимо учитывать ряд ограничений:
- Необходимо точно знать дату и сумму платежа
- Если в договоре оговорены условия платежа связанные с выполнением задач проекта. К примеру: провести 30% предоплату до начала выполнения задач. Необходимо связать веху оплаты с оговоренными задачами таким образом, что бы веха была предшественником.
- Если в договоре оговорены сроки оплат, необходимо указать фиксированную дату платежа.
В проекте вы можете запланировать три типа оплат:
- Предоплата. Платеж планируется до выполнения реализации задач договора. Для задач договора указываются предшественником веха оплаты. Отсрочка по оплате может привести к сдвигу дат начала реализации задач подрядчиком.
- Предоплата с плавающей датой. Веха оплата связывается с результатом реализации задач договора. Оплату можно провести по всей длительности реализации задач договора. Наиболее используемый метод планирования оплат.
- Финальная оплата. Веха оплат связывается с вехой результатов реализации задач договора.
Внесите в план-график проекта в MS Project Professional данные о платежах:
| Договор | Сумма | Условия платежа |
| Договор №1 | $13 000,00 | Предоплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения монтажа кровли |
| Договор №1 | $13 800,00 | Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта |
| Договор №2 | $4 000,00 | Предоплата по Договор№1. Оплата должна быть проведена до начала реализации задач по договору. |
| Договор №2 | $5 710,00 | Финальная оплата по Договору №1. Оплата должна быть проведена до завершения проекта |
План движения денежных средств
Платежи в проекте могут осуществляться до начала проекта и закончится поле получения всех результатов проекта. Кроме этого для создания продукта проекта и его реализации могут быть реализованные несколько проектов обеденные в программу. Для того чтобы запланировать платежи по проекту Вы можете создать план-график движения денежных средств. Этот график состоит из вех с помощью которых планируют платежи и отмечают факт оплат.
Информацию о платежах для плана движения денежных средств Вы можете взять с:
- Договора с инвесторами. Особенностью данных договор является наличие как платежей поступления денежных средств от инвестора, так и платежей по возврату инвестиций. Так что вехи платежей должны быть как с отрицательным там и положительным значением.
- Договоров с клиентами. Договора с клиентами дают платежи поступления финансовых средств и поэтом на их основании формируются вехи с положительным значением затрат.
- Договоров с подрядчиками и поставщиками проекта. На основании договоров с подрядчиками и поставщиками формируются вехи с отрицательными значениями затрат.
Для создания плана-графика движения денежных средств:
- Создайте пустой проект в MS Project Pro или MS Project Server.
- Занесите все платежи в виде вех. Создать веху можно указав длительность задачи 0 дней.
- В столбце «Начало» укажите дату проведения оплаты.
- В столбце «Затраты» укажите сумму оплаты, Ваших платежей подрядчикам и поставщикам, а также оплаты со стороны инвестором. Поступления финансовых средств (оплаты инвестора) вы можете указать положительный числом. Оплаты подрядчиков и поставщиков указываются с отрицательным числом.
- Оптимизируйте план затрат. Первым шагом запланируйте оплаты таким образом, чтобы итоговая сумма по проекту не была отрицательна. Вторым шагом перейдите на представление «Использование задач» и разместите вехи так чтобы итоговые суммы за месяц были положительными.
- Согласуйте план движения денежных средств у руководства и сохраните базовый план.
Количество платежей, относящихся к проекту может быть довольно много. В приведенном выше примере приведен очень мало платежей. При большем количестве платежей ими довольно сложно управлять. Для удобства Вы можете использовать WBS структуру, сгруппировав вехи платежей по контрагентам и договорам. Такой подход легче в реализации, но в последствии будет сложно проводить анализ портфеля проектов или программы. Мы рекомендуем использовать корпоративные поля MS Project Server. Мы рекомендуем создать три столбца «Контрагент», «Договора» и «Платежки».
Корпоративные столбцы управление движением денежных средств:
- Создайте пользовательский столбец «Контрагенты» типа «Текст» и укажите либо название типа компании, либо название реальной компании, с которой заключен договор. Значения поля должны совпадать с перечнем подрядчиков в корпоративном пуле ресурсов.
- Создайте пользовательский столбец «Договора» типа «Текст» и укажите в нем номер и дату заключения договора. Вы можете запланировать оплаты до подписания договоров и в таком случае значения в данном столбце могут отсутствовать.
- Создайте пользовательский столбец «Платежки» типа «Текст». В этом столбце указываются дата и номер платежного документа. Если платеж еще не совершен информация в этом столбце может отсутствовать. После осуществления платежа укажите что веха, выполненная на 100%.
- Создайте группировку по столбцам «Контрагенты» и «Договора» используйте эту группировку для анализа правильности заполнения информации.
Для каждой работы и платежа необходимо указать номер договора. Таким образом, группируя работы проекта по номеру договора, возможно, отследить отклонения в стоимости и платежах по тому или иному договору проекта.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление движением денежных средств в MS Project Pro
Метод освоенного объема (базовые принципы)
