Выравнивание ресурсов путем добавления в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Выравнивание ресурсов через добавление ресурсов
В управлении проектами конфликт ресурсов — ситуация неизбежная. Когда один и тот же специалист или бригада требуются одновременно на нескольких критически важных задачах, у руководителя проекта есть два пути: либо «растягивать» сроки (выравнивание по времени), либо увеличивать мощность команды. Метод добавления ресурсов — это активная стратегия, направленная на сохранение директивных сроков за счет привлечения дополнительных мощностей.
Этот метод позволяет не только устранить перегрузку, но и определить максимально необходимый объем ресурсов для реализации проекта в кратчайшие сроки.
Стратегия «Минимальный старт — Максимальная эффективность»
Профессиональное планирование начинается с определения минимально необходимого состава команды. Назначив в начале планирования минимальное количество ресурсов, вы распределяете их по задачам проекта. По мере формирования календарного плана и установления связей между работами неизбежно возникнут «пики» — периоды, когда суммарная потребность в человеко-часах превышает доступность исполнителей.
Суть данного метода состоит в том, чтобы не сдвигать задачи, а постепенно наращивать количество ресурсов в тех точках, где возникают конфликты. Это позволяет руководителю увидеть «реальную цену времени»: сколько людей нужно нанять или привлечь со стороны, чтобы не сорвать дедлайн.
Анализ перегрузки в MS Project Pro
Для того чтобы принять решение о добавлении ресурсов, необходимо провести детальный анализ. Лучшим инструментом для этого является представление «Использование ресурсов» (Resource Usage), пример которого представлен на изображении 988362.png.
При появлении конфликтов или перегрузке ресурсов (в системе они подсвечиваются красным цветом) воспользуйтесь аналитическими строками в правой части экрана:
- «Превышение доступности» (Overallocation): Эта строка показывает количество часов перегрузки в конкретный день или неделю. Если вы видите значение «24ч» или «8ч» красным цветом, это означает, что именно столько дополнительных трудозатрат вам нужно покрыть за счет новых сотрудников.
- «Остаток доступности» (Remaining Availability): Позволяет проанализировать количество оставшихся «свободных» часов. Если у ресурса в одной неделе перегрузка, а в другой — значительный остаток, возможно, стоит пересмотреть распределение задач, прежде чем добавлять новые единицы.
- «Трудозатраты» (Work): Верхняя строка, показывающая суммарное распределение работы по времени.
Как видно на скриншоте, для «Бригады строителей Петровых» наблюдается критическое превышение на этапах погрузки и срубки свай (красные цифры в графе «Превыш.»). Это прямой сигнал к тому, что текущего состава бригады (например, 500% или 5 человек) недостаточно для выполнения работ в указанный период.
Техника добавления и корректировки ресурсов
По умолчанию добавление корпоративного ресурса в проект осуществляется в полном объеме (100% или 1 единица). Однако менеджер проектов может и должен корректировать в MS Project Pro максимальное количество используемых ресурсов (Max Units) в проекте. Алгоритм действий менеджера:
- Идентификация дефицита: На основе данных строки «Превышение доступности» определяется нехватка (например, нужно еще 200%).
- Увеличение лимита: В «Листе ресурсов» увеличивается значение в колонке «Макс. единицы». Если вы работаете с корпоративным пулом, это может потребовать согласования с ресурсным менеджером.
- Назначение: Дополнительные единицы назначаются на перегруженные задачи. Если используется тип задачи «Фиксация трудозатрат» (изображение 97fc66.png), добавление ресурса автоматически приведет к сокращению длительности задачи, что является приятным бонусом данного метода.
Масштабирование и экономические риски
Метод добавления ресурсов — это мощный инструмент, но он требует осторожности. Руководитель должен учитывать следующие факторы:
- Затраты проекта: Каждый новый ресурс — это прямые расходы. Как показано на изображениях, добавление ресурсов мгновенно отразится на графиках «Затраты проекта» в ваших сводных отчетах Excel. Важно следить, чтобы стремление сохранить сроки не привело к критическому выходу за рамки бюджета.
- Закон убывающей отдачи: В какой-то момент добавление новых людей перестает ускорять проект из-за сложности коммуникаций (эффект «девяти женщин, которые не могут родить ребенка за один месяц»).
- Интеграция знаний: Как упоминалось в статье о бенчмаркинге, привлечение новых специалистов из других успешных команд может ускорить процесс адаптации и повысить качество технологических процессов.
Резюме
Выравнивание через добавление ресурсов — это выбор в пользу скорости. Используя инструменты MS Project для анализа «Превышения доступности» и «Остатка доступности», менеджер получает математически обоснованную картину дефицита кадров.
Этот подход делает управление ресурсами прозрачным: вместо неопределенного «нам не хватает людей», вы оперируете конкретными цифрами — «нам нужно увеличить мощность бригады на 200% в период с 22 по 29 мая». Такой уровень детализации позволяет своевременно аргументировать привлечение субподрядчиков или сверхурочную работу, обеспечивая выполнение обязательств перед заказчиком.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Настройка отчетности по ресурсам в MS Project Server
Замена универсальных на ресурсов в MS Project Server
