Мониторинг уровня оплат заказчика в MS Project Server
Установка факта затрат и отслеживания в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Мониторинг уровня оплат заказчика в MS Project Server
В рамках корпоративного управления портфелями проектов одной из ключевых задач проектного офиса (PMO) и аккаунт-менеджеров является жесткий контроль входящего денежного потока. Задержки траншей со стороны клиента напрямую влияют на ликвидность компании и могут привести к кассовым разрывам.
Используя стандартные и настраиваемые системные поля MS Project Server, можно развернуть прозрачную систему план-факт анализа поступающих платежей напрямую в интерфейсе Project Web App (PWA).
Базовая архитектура полей для финансового мониторинга
Для отслеживания динамики финансирования со стороны заказчика в архитектуре проекта выделяются четыре аналитические метрики (два системных переименованных поля и два вычисляемых):
- Базовые бюджетные затраты (системное переопределенное поле) - используется для фиксации утвержденного календарного плана оплат заказчика (графика поступающих платежей по договору).
- Бюджетные затраты (системное переопределенное поле) - применяется для оперативного учета сумм фактических оплат, фактически поступивших на расчетные счета компании.
- Отклонение по оплатам (настраиваемое вычисляемое поле) - математическая разница между плановыми и фактическими суммами оплат заказчика. Она наглядно подсвечивает размер дебиторской задолженности.
- Процент уровня оплат (настраиваемое вычисляемое поле) - процентное отношение фактических сумм оплат заказчика к плановым, демонстрирующее общую глубину финансирования этапов или всего проекта в целом.
Конфигурация вычисляемых полей и формул
Для автоматизации расчетов необходимо создать два локальных или корпоративных настраиваемых поля для задач со специальными математическими выражениями.
Поле «Отклонение по оплатам»
Это поле позволяет в реальном времени видеть недополученные (или избыточно выплаченные в качестве аванса) объемы средств.
- Тип данных: Добавьте настраиваемый столбец типа «Затраты» (Cost) для задач проекта.
- Формула: Установите для столбца формулу расчета:
[Базовые бюджетные затраты] - [Бюджетные затраты]
- Агрегация: В блоке расчета для суммарных задач и групп обязательно установите пункт «Использовать формулу» (Use formula). Это гарантирует, что на уровне этапов и всего проекта Project Server будет не просто складывать отклонения, а корректно вычислять разницу между агрегированным планом и общим фактом.
Поле «Процент уровня оплат»
Определяет относительный прогресс финансирования. Чтобы избежать критической системной ошибки деления на ноль ($0$) на задачах, где бюджет еще не заложен, в формулу внедряется логический оператор IIf.
- Тип данных: Добавьте настраиваемый столбец типа «Число» (Number) для задач проекта.
- Формула: Задайте следующее вычисляемое выражение:
IIf([Базовые бюджетные затраты] = 0; 0; [Бюджетные затраты] * 100 / [Базовые бюджетные затраты])
- Агрегация: Для суммарных задач и групп точно так же активируйте опцию «Использовать формулу».
Развертывание управленческого представления в PWA
После того как поля созданы и протестированы, администратор системы интегрирует их в общую панель мониторинга для руководства компании:
- Перейдите в «Параметры сервера» (PWA Settings) -> «Управление представлениями» (Manage Views).
- Создайте или отредактируйте существующее представление проектного центра (например, «Финансовый аудит контрактов»).
- Последовательно добавьте настроенные колонки в таблицу отображения:
Методологический эффект внедрения:
Использование данной модели позволяет PMO моментально проводить верхнеуровневый экспресс-анализ. Если проект имеет 100% физический прогресс выполнения задач, но поле «Процент уровня оплат» на уровне суммарной вехи проекта замерло на отметке 30%, это является прямым триггером для приостановки сопутствующих этапов и инициации претензионной работы с заказчиком из-за невыполнения финансовых обязательств.
У вас возникли сложности с синтаксисом операторов при создании мультивалютных формул или вы хотите настроить графические индикаторы («красные светофоры») для задач, где оплата задерживается более чем на 15 дней? Задавайте свои вопросы в комментариях под видео.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Описание портфеля проектов в MS Project Pro
Планирование портфеля проектов
