Контроль Ваших задач в MS Planner
У данного материала нет видео
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Ваши задачи в MS Planner
В современной проектной среде специалист часто задействован в нескольких инициативах одновременно. Microsoft Planner предлагает мощный инструмент для агрегации всех поручений в одном месте, избавляя пользователя от необходимости переключаться между десятками различных планов. Вы можете контролировать свои задачи по всем проектам, перейдя на пункт «Мои задачи» в левом вертикальном меню навигации. Это персональный бэклог, который собирает информацию из корпоративных планов, частных списков и даже помеченных писем из Outlook. Обязательным условием для корректной синхронизации данных является вход в систему MS Office под своим корпоративным или личным логином.
Работа в представлении «Сетка»: Аналитический подход
Как видно на первом скриншоте (представление «Сетка»), Planner позволяет видеть задачи в формате таблицы. Это наиболее удобный вид для быстрой оценки сроков и приоритетов.
В «Сетке» вы можете:
- Отслеживать дедлайны: Задачи с истекающим сроком подсвечиваются красным цветом (например, даты 19.08.2025 или 27.08.2025), что позволяет мгновенно сфокусироваться на критических пунктах.
- Менять приоритеты: Столбец «Приоритет» с цветовыми индикаторами (восклицательный знак для «Важно») помогает выстраивать очередь выполнения работ.
- Обновлять статус: Прямо в таблице в столбце «Ход выполнения» можно перевести задачу из состояния «Не начато» в «Выполняется» или «Завершено».
Этот режим идеален для утреннего планирования, когда нужно быстро просмотреть длинный список дел и наметить план на день.
Визуальное управление на «Доске»: Канбан-метод
Для тех, кто предпочитает визуальный контроль, предусмотрено представление «Доска» (второй скриншот). Здесь ваши задачи превращаются в карточки, которые можно распределять по различным критериям.
Группировка по ходу выполнения
Для группировки по состоянию работ в правой части экрана выберите пункт «Группировать по: Ход выполнения». В этом представлении все задачи со всех проектов распределяются по трем классическим Канбан-столбцам:
- «Не начато»: Новые задачи, к которым вы еще не приступали.
- «Выполняется»: Текущая нагрузка. Рекомендуется не держать здесь более 3–5 задач одновременно для сохранения концентрации.
- «Завершено»: Архив выполненных дел, который дает чувство удовлетворения в конце рабочего дня.
Перемещать задачи между группами вы можете, просто перетянув мышкой карточку в следующее состояние. Это действие автоматически обновляет статус задачи в исходном плане проекта, и руководитель мгновенно увидит ваш прогресс.
Группировка по проектам (Планам)
Для понимания того, в какой проектной области вы сейчас наиболее задействованы, выберите в правой верхней части группировку «План».
В этом режиме столбцы соответствуют названиям планов (например, Commercial Construction, Работы ПО или План).
- Частные задачи: Все дела, которые вы создали для себя лично и которые не привязаны к командным проектам, отображаются в отдельном столбце.
- Оперативность: Здесь так же вы можете добавить новую задачу в любой проект, просто нажав кнопку «+ Добавить задачу» в соответствующем столбце.
Фильтрация и интеллектуальные списки
Planner в разделе «Мои задачи» предлагает удобные вкладки-фильтры в верхней части экрана, которые помогают сегментировать поток информации:
- Все: Полный список ваших обязательств.
- Частные задачи: Личные дела и списки покупок или обучения.
- Назначено мне: Только те задачи, которые пришли из командных планов (именно здесь происходит основная работа в команде).
- Помеченные письма: Уникальная интеграция с Outlook. Если вы пометили письмо флажком, оно автоматически появится здесь как задача.
Методологические советы по использованию «Моих задач»
- Принцип «Мой день»: Используйте интеграцию с разделом «Мой день» (крайняя левая иконка). Выбирайте из общего списка 3–5 самых важных задач на сегодня, чтобы не утонуть в море мелких поручений.
- Своевременность: Старайтесь обновлять статус «Ход выполнения» сразу после начала или завершения работы. Это снижает количество вопросов от коллег и руководителей («А на каком этапе задача?»), так как они видят актуальную картину в своих отчетах.
- Использование быстрых просмотров: В режиме сетки обращайте внимание на иконку «Быстрый просмотр». Она позволяет увидеть наличие вложений или активных чек-листов внутри задачи, не открывая её полностью.
Резюме:
Раздел «Мои задачи» в MS Planner превращает хаос из множества проектов в упорядоченную систему. Используя гибкость группировок (по планам или по ходу выполнения), вы получаете полный контроль над своим временем, обеспечивая прозрачность и высокую скорость реализации проектов в экосистеме Microsoft 365.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Настройка отчетности по ресурсам в MS Project Server
Замена универсальных на ресурсов в MS Project Server
