Формирование программы в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Формирование программы в MS Project Pro
Управление группой взаимосвязанных проектов — задача, которая часто ассоциируется с тяжеловесными серверными решениями (MS Project Server). Однако мощный функционал MS Project Professional позволяет формировать полноценные программы и портфели проектов локально. Это идеальное решение для небольших проектных офисов или отдельных команд, которым необходима консолидированная отчетность и сквозное планирование без сложной ИТ-инфраструктуры.
Подготовка инфраструктуры для совместной работы
Прежде чем объединять файлы в общую структуру, необходимо создать единую информационную среду. Ошибки на этом этапе часто приводят к «битым» связям и потере данных.
- Централизованное хранение: Выделите на корпоративном сервере или защищенном облачном диске отдельную папку. Все файлы, входящие в программу, должны находиться внутри этой директории или её подпапок.
- Дисциплина доступа: Проектные менеджеры обязаны работать с файлами исключительно в этой общей папке. Перемещение файла на рабочий стол для «быстрой правки» разорвет связи с мастер-проектом программы.
- Единообразие настроек: Крайне важно, чтобы во всех проектах использовались идентичные календари и настройки планирования.
Алгоритм создания мастер-проекта (Программы)
Программа в MS Project Pro — это отдельный файл-контейнер, который не содержит собственных задач, а лишь отображает данные из вложенных подпроектов.
Шаг 1: Создание «оболочки» программы
Создайте новый пустой проект. Это будет ваш «Мастер-проект». Первым делом перейдите в параметры и установите валюту программы. Помните: у всех подпроектов и у главного файла программы должна быть установлена одна и та же валюта, иначе сводные финансовые показатели (бюджет программы) будут рассчитаны некорректно.
Шаг 2: Сборка портфеля
Для интеграции планов:
- Перейдите на вкладку «Проект».
- Нажмите кнопку «Подпроект».
- Выберите файлы проектов, которые необходимо включить в программу.
- Важно: Убедитесь, что галочка «Связать с проектом» установлена. Это позволит изменениям в локальных планах автоматически отображаться в общей программе.
Как показано на первом скриншоте интерфейса, программа («Коттедж №1», «Коттедж №2») отображается как иерархическая структура. Сводные строки (строки с уровнем 0) подпроектов становятся суммарными задачами внутри программы, позволяя видеть общие сроки и затраты ($398 892 в примере).
Одной из главных целей создания программы является управление зависимостями между разными проектами. Например, старт «Коттеджа №2» может зависеть от завершения этапа «Фундамент» в «Коттедже №1».
Вы можете связать задачи из разных подпроектов обычным способом (перетаскиванием или через поле «Предшественники»). MS Project создаст внешнюю связь. В поле «Предшественники» такая связь будет выглядеть как путь к файлу и ID задачи (например, D:\Проекты\Коттедж №1.mpp\42).
При большом количестве проектов связи могут стать запутанными. Для их мониторинга:
- Откройте подпроект или мастер-проект в MS Project Pro.
- На вкладке «Проект» нажмите кнопку «Связи между проектами».
- В появившемся окне (см. второй скриншот) вы сможете детально изучить:
- Внешние предшественники: Задачи из других планов, от которых зависит текущий проект.
- Внешние последователи: Задачи в чужих планах, которые ждут выполнения ваших работ.
Здесь можно увидеть путь к источнику, тип связи (ОН, НН и т.д.) и наличие различий в датах, что помогает оперативно выявлять конфликты в расписании всей программы.
Преимущества и риски метода
Преимущества:
- Сводная отчетность: Мгновенный расчет общих трудозатрат и бюджета всей программы.
- Визуализация на Ганте: Возможность увидеть на одной диаграмме наложение графиков разных команд.
- Общие ресурсы: При использовании «Пула ресурсов» (отдельного файла с командой) можно контролировать перегрузку сотрудников, занятых в нескольких проектах одновременно.
Риски:
- Хрупкость путей: Переименование папки на сервере приведет к тому, что программа «потеряет» подпроекты.
- Конфликты доступа: Если файл подпроекта открыт одним менеджером, программа может открыться у другого только в режиме «для чтения».
Использование MS Project Pro для формирования программ — это мощный инструмент в руках опытного планировщика, позволяющий превратить разрозненные файлы в единый живой механизм управления.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление ресурсами программы в MS Project Pro
Создание программы в MS Project Server
