Создания пула ресурсов портфеля в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Создания пула ресурсов портфеля в MS Project Pro
Эффективное распределение трудовых и материальных ресурсов — одна из главных задач при управлении портфелем проектов. Традиционно считается, что для работы с общим корпоративным пулом ресурсов требуется сложная серверная инфраструктура (Project Server). Однако MS Project Pro предоставляет мощный функционал для создания локального пула ресурсов, который позволяет контролировать загрузку специалистов по всем проектам компании одновременно.
Подготовительный этап: Организация среды
Для стабильной работы системы связей между файлами необходимо обеспечить единое дисковое пространство. Это критически важно, так как MS Project использует пути к файлам для синхронизации данных.
- Выделение хранилища: Выделите на корпоративном сервере или общем сетевом диске папку для хранения файлов проектов.
- Централизация файлов: Все проекты, которые должны использовать общие ресурсы, необходимо выложить в единую папку на сервере.
- Регламент работы: Менеджеры проектов должны работать с файлами только в этой общей папке. Перемещение файлов или их переименование может разорвать связь с пулом ресурсов.
Технология создания корпоративного пула ресурсов
Пул ресурсов — это отдельный файл MS Project (.mpp), который не содержит задач, а служит исключительно базой данных ресурсов.
Пошаговый алгоритм:
- Создание базы: Запустите MS Project Pro и создайте новый пустой файл.
- Формирование списка: Перейдите в представление «Лист ресурсов». Скопируйте все ресурсы из существующих проектов или введите их вручную, указав ставки, календари и максимальные единицы.
- Сохранение: Сохраните файл под названием «Корпоративный пул ресурсов» или «Ресурсы» в ту же общую папку на сервере.
Подключение проектов к пулу ресурсов
После того как файл ресурсов создан, его необходимо сделать «донором» для рабочих планов-графиков.
- Открытие файлов: Откройте файл пула ресурсов и файл конкретного проекта, который вы хотите подключить.
- Настройка доступа: В файле проекта перейдите в пункт меню «Ресурс», выберите подпункт «Пул ресурсов» и нажмите «Доступ к ресурсам...».
- Выбор источника: В открывшемся диалоговом окне выберите раздел «Использовать ресурсы из». В выпадающем списке выберите открытый файл проекта, содержащий корпоративный пул ресурсов.
- Управление конфликтами: Выберите приоритет данных (например, «Преимущество имеет пул»), чтобы при различии в ставках или календарях система знала, какую информацию считать эталонной.
После этого ресурсы будут добавлены в лист ресурсов текущего проекта. Вы сможете назначать их на задачи, а система будет учитывать их занятость в других подключенных планах.
Преимущества и контроль перегрузок
Использование общего пула в MS Project Pro дает менеджеру портфеля ряд инструментов, недоступных при работе с изолированными файлами:
- Визуализация перегрузок: Если один и тот же сотрудник назначен на параллельные задачи в разных проектах, его фамилия в листе ресурсов выделится красным цветом.
- Сводный анализ: С помощью представления «Использование ресурсов» в файле пула можно увидеть детальную загрузку каждого человека в разрезе всех проектов портфеля.
- Единая стоимость: Изменение стандартной ставки специалиста в файле пула автоматически обновит бюджетные показатели во всех связанных проектах.
При открытии файла, подключенного к пулу, программа всегда будет предлагать открыть файл ресурсов для обновления данных. Рекомендуется открывать его в режиме «только для чтения», если вы не планируете вносить изменения в сам список персонала, чтобы не блокировать доступ другим коллегам. Это обеспечивает прозрачную и скоординированную работу всей проектной команды без необходимости внедрения дорогостоящих серверных решений.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление административными проектами
Анализ портфеля проектов с использование метода трендов
