Оптимизация затрат проекта в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
Оптимизация затрат проекта в MS Project Pro
В управлении проектами задача оптимизации затрат чаще всего возникает в тот момент, когда текущий бюджет превышает лимиты, установленные стейкхолдерами, или когда необходимо сократить общую стоимость реализации по требованию заказчика. Профессиональное использование инструментов MS Project Pro позволяет провести этот процесс системно, опираясь на точные данные, а не на интуитивные догадки.
Существует два основных рычага воздействия на финансовую составляющую проекта в программной среде:
- Снижение цены (ставки) ресурса. Это работа с себестоимостью: поиск более дешевых поставщиков материалов, привлечение менее дорогостоящих подрядчиков или пересмотр почасовых ставок внутренних специалистов.
- Уменьшение объемов назначений ресурса. Это работа с эффективностью: сокращение количества используемых материалов (например, за счет изменения технологии) или уменьшение количества рабочих часов персонала на конкретные задачи за счет оптимизации трудовых процессов.
Для того чтобы найти наиболее затратный ресурс, требующий оптимизации, необходимо использовать специализированные аналитические представления.
Лист ресурсов (Resource Sheet)
Это представление является «паспортом» всех участников и материалов проекта.
- Функционал: Позволяет централизованно менять цены ресурсов (стандартные и сверхурочные ставки).
- Ограничение: Здесь невозможно изменить объемы назначений на конкретные задачи.
- Настройка: Для эффективного анализа добавьте столбцы «Затраты» и «Трудозатраты». Отсортировав колонку «Затраты» по убыванию, вы мгновенно увидите самые «дорогие» позиции в вашем проекте.
Использование ресурсов (Resource Usage)
Это наиболее мощное представление для глубокой финансовой оптимизации, наглядно показанное на изображении.
- Функционал: В этом режиме вы можете одновременно управлять и ценами (ставками), и объемами назначений.
- Визуализация: Как видно на скриншоте проекта «Строительство коттеджа», под каждым ресурсом (например, «Сваи» или «Кирпич») раскрывается список конкретных задач, в которых этот ресурс задействован.
- Детализация: Вы можете видеть распределение затрат по времени (в правой части экрана) и корректировать количество материалов или часов на конкретных этапах. Например, замена объема пенополистирола или коррекция трудозатрат бригады напрямую отразится на итоговой стоимости этапа.
Алгоритм проведения оптимизации
Чтобы процесс сокращения затрат не превратился в хаотичное удаление данных, рекомендуется следовать строгому алгоритму:
- Выявление критических статей расхода: Используйте «Лист ресурсов» для определения 20% ресурсов, которые формируют 80% бюджета (закон Парето).
- Анализ назначений: Перейдите в представление «Использование ресурсов», чтобы понять, на какие именно задачи уходит львиная доля средств.
Моделирование изменений:
- Попробуйте заменить дорогостоящий материал (например, «Сваи» стоимостью $46 400) на альтернативный, изменив значение в поле «Стандартная ставка».
- Попробуйте сократить количество материалов (например, объем «Бетона» в 42 куб. м), если это допустимо технологически.
Контроль влияния на сроки: Помните, что сокращение объемов (трудозатрат) может привести к увеличению длительности задач, если тип задачи настроен как «Фиксированные трудозатраты».
Любое изменение в финансовой модели проекта не должно происходить в вакууме. В MS Project Pro вы видите математическую модель, но реальность требует коммуникаций.
Важно помнить: При изменении объемов и стоимости ресурсов необходимо обязательно согласовать эти изменения с исполнителями (готовы ли они работать за меньшую ставку или с меньшим количеством ресурсов) и заказчиками проекта (устраивает ли их изменение качества или материалов в угоду экономии).
Чтобы наглядно продемонстрировать эффект от оптимизации, перед началом изменений обязательно сохраните Базовый план (Складка «Проект» -> «Задать базовый план»). Это позволит вам в дальнейшем добавить столбец «Отклонение затрат» и точно показать заказчику, какую сумму удалось сэкономить в результате проведенной работы.
Резюме: Оптимизация в MS Project Pro — это не просто уменьшение цифр, а поиск баланса между стоимостью, ресурсами и качеством конечного продукта. Используя связку представлений «Лист ресурсов» и «Использование ресурсов», менеджер проекта получает полный контроль над финансовым здоровьем своего проекта.
Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Планирование затрат
Управление затратами
