Анализ трудозатрат закрытого проекта в MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Анализ трудозатрат закрытого проекта в MS Project Pro
Завершение проекта — это не только достижение финальной вехи, но и уникальная возможность для обучения организации. Анализируя трудозатраты и объемы ресурсов выполненного проекта, вы сможете выявить системные ошибки в оценках и значительно улучшить процессы планирования ресурсов ваших будущих проектов.
Ретроспективный анализ позволяет понять, почему по определенным задачам возник перерасход, где ресурсы простаивали и насколько точно менеджеры оценивали квалификацию исполнителей.
Инструментарий для проведения анализа
Для глубокого изучения распределения рабочего времени в MS Project Pro предусмотрены специализированные представления, которые позволяют увидеть данные в разрезе времени (по дням, неделям или месяцам).
Представление «Использование задач»
Это представление незаменимо, если ваша цель — понять, как трудозатраты распределялись внутри конкретной задачи. Оно позволяет увидеть, какой вклад внес каждый назначенный ресурс в общий объем работ.
В этом представлении рекомендуется добавить и проанализировать следующие столбцы:
- Базовые трудозатраты: плановые показатели, зафиксированные на момент утверждения графика.
- Фактические трудозатраты: реальное время, затраченное исполнителями и подтвержденное отчетами.
- Оставшиеся трудозатраты: для закрытого проекта этот показатель должен быть равен нулю. Если он отличен от нуля, значит, проект был закрыт формально, без надлежащей очистки незавершенных работ.
Представление «Использование ресурсов» (Resource Usage)
Если вы хотите оценить эффективность работы конкретных бригад или специалистов, используйте это представление. Здесь вы увидите суммарную загрузку каждого сотрудника по всем задачам проекта.
На изображении «Использование ресурсов» наглядно показано, как сгруппированы ресурсы по категориям (Бригады, Материалы, Оборудование). Это позволяет быстро оценить, какая группа ресурсов оказалась наиболее «дорогой» с точки зрения временных затрат.
Настройка глубокого анализа отклонений
Стандартных полей не всегда достаточно для специфического анализа. Чтобы сравнить текущие результаты с альтернативными планами (например, если в ходе проекта вы сохраняли «Базовый план 1»), необходимо создать настраиваемые поля.
Алгоритм создания столбца анализа отклонений:
- Создание поля: Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите «Настраиваемые поля». Создайте поле типа «Число».
- Ввод формулы: Для расчета разницы между фактом и конкретной версией плана вставьте формулу: [Фактические\ трудозатраты] - [Базовые\ трудозатраты1]
- Суммирование данных: В разделе «Расчет для суммарных строк задач и ресурсов» обязательно выберите параметр «Использовать формулу», чтобы данные корректно агрегировались на уровне этапов и всего проекта.
- Визуализация: Установите фильтр на созданный столбец, чтобы отобразить только те задачи, где отклонение превышает, например, 10%.
Работа с временной шкалой и подробностями
На правой стороне представлений «Использование задач» и «Использование ресурсов» расположена временная сетка. Для качественного анализа важно правильно настроить отображаемые в ней строки.
Как видно на картинке, в правой части экрана можно одновременно отображать строки «Баз. труд.» и «Факт. труд.». Это позволяет визуально сопоставить, в какие периоды времени работа шла по графику, а в какие наблюдались аномальные всплески фактической работы.
- Если фактические трудозатраты распределены равномерно, а плановые имели пик — это признак того, что планирование было излишне оптимистичным.
- Если фактическая работа продолжалась после плановой даты окончания — это сигнал о проблемах в управлении сроками или производительности ресурсов.
Методические рекомендации по итогам анализа
После того как технические данные собраны и отклонения выявлены, необходимо перевести их в плоскость управленческих решений:
- Корректировка нормативов: Если фактические трудозатраты на «Декоративную штукатурку фасада» систематически выше базовых на 15–20%, необходимо внести изменения в корпоративные справочники норм времени.
- Анализ производительности: Выявление конкретных исполнителей или бригад, чьи фактические показатели стабильно лучше или хуже средних, позволяет более точно распределять персонал в будущем.
- Оценка «мертвого времени»: Если вы видите в сетке периоды, где фактические трудозатраты отсутствуют при наличии назначений, необходимо выяснить причины простоев (отсутствие материалов, поломка техники или плохая погода).
Подобный аудит закрытого проекта в MS Project Pro превращает сухую статистику в ценный актив компании, позволяя с каждым новым проектом достигать все более высокой точности планирования и исполнения.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Настройка отчетности по ресурсам в MS Project Server
Замена универсальных на ресурсов в MS Project Server
