Добавление себя на задачу в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Добавление себя на задачу в MS Project Server
В крупных организациях с развитой культурой проектного управления жесткое распределение задач «сверху вниз» со стороны только руководителя проекта часто становится узким горлышком. Возникают ситуации, когда к реализации этапа необходимо оперативно подключить дополнительного эксперта, либо исполнитель видит, что смежная задача требует его непосредственного участия.
Корпоративная платформа MS Project Server (и её облачная редакция Project Online) поддерживает принципы децентрализованного взаимодействия. В системе реализован удобный механизм саморегистрации, благодаря которому штатный исполнитель может самостоятельно добавить себя в пул ресурсов уже существующей задачи. Это снижает административную нагрузку на проектный офис (PMO) и позволяет оперативно актуализировать команду проекта.
Пошаговый алгоритм добавления себя на задачу через веб-интерфейс
Чтобы инициировать включение своей учетной записи в состав исполнителей по задаче, сотруднику необходимо выполнить следующую последовательность регламентированных действий в Web Access (PWA):
Шаг 1. Авторизация в системе
Зайдите на корпоративный портал MS Project Server под своей индивидуальной доменной учетной записью (аккаунтом).
Шаг 2. Переход к модулю саморегистрации задач
В главном навигационном меню (расположено в левой части экрана) перейдите в раздел «Задачи» (Tasks). На верхней панели инструментов (ленте) найдите и нажмите на кнопку «Добавить строку», а в выпадающем подменю выберите команду «Добавить новую задачу».
Шаг 3. Идентификация положения задачи в структуре проекта.
Перед вами откроется специализированное диалоговое окно «Добавление задачи». Здесь необходимо точно указать, куда именно вы планируете себя назначить:
- В поле «Проект» выберите из раскрывающегося списка наименование целевого проекта (например, «Коттедж №6» или «Внедрение КСПУ»).
- В поле «Суммарная задача» определите фазу или технологический этап (эталонный блок иерархической структуры), в рамках которого находится нужная вам работа (например, фаза «Каркас» или «Управление ресурсами»).
Шаг 4. Параметризация назначения и ввод плановых данных. После выбора фазы система подгрузит список доступных элементов. Заполните ключевые поля формы:
- Выбор цели: В поле «Назначить следующую задачу самому себе» выберите конкретную физическую задачу, к исполнению которой вы подключаетесь.
- Временные рамки: В полях «Начало» и «Окончание» укажите планируемые даты вашего личного старта и завершения работ по этой задаче.
- Объем работы: Выберите переключатель «Общие трудозатраты» и укажите плановое количество человеко-часов или дней, которое вы предполагаете затратить на реализацию (программа автоматически рассчитает плановую загрузку).
- Обоснование: В текстовом поле «Примечания» укажите дополнительные аналитические данные или краткое пояснение для руководителя проекта (например, «Готов взяться за эту работу в качестве соисполнителя»).
После проверки корректности введенных данных нажмите кнопку «Отправить» (или «Сохранить») в верхнем или нижнем углу формы.
Шаг 5. Отправка запроса на утверждение (Workflow). Самостоятельное добавление не означает автоматическое неконтролируемое изменение графика. Запрос должен пройти процедуру акцепта:
- Вернитесь в общий перечень ваших задач (модуль «Задачи»).
- В табличной части найдите созданную строчку и установите напротив нее флажок (галочку).
- Нажмите кнопку «Отправить состояние» на ленте инструментов, чтобы переслать ваше назначение на утверждение непосредственному руководителю проекта (Project Manager).
Назначение Владельца задачи на уровне проекта
Пока руководитель проекта не утвердит запрос в своем интерфейсе (через модуль «Утверждения»), трудозатраты нового исполнителя не попадут в официальный базовый план и не будут учитываться в общей стоимости проекта.
При этом, для оптимизации коммуникаций и для уже гарантированно назначенных ресурсов, менеджер может централизованно управлять ответственностью, минуя веб-формы саморегистрации. Прямо в десктопном файле проекта (MS Project Professional) или через корпоративные параметры можно жестко настроить поле «Владелец назначения» (Assignment Owner).
Владелец назначения — это сотрудник, который уполномочен отчитываться за ход выполнения задачи и вносить фактические часы в табель (Timesheet). Установка владельца сразу на уровне проекта позволяет распределить контролирующие функции: например, физически задачу выполняет внешний подрядчик, но владельцем назначения в системе указывается штатный куратор от компании, который принимает объемы работ и лично проставляет «% завершения» в веб-интерфейсе Server.
Остались вопросы по настройке прав на самостоятельное добавление задач в PWA или механизмам маршрутизации утверждений? Пишите в комментариях, задавайте вопросы под видео.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Критика высокого качества
Лидерство и власть
