Показатели оценки проектов в портфеле на MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание
- Показатели оценки проектов в портфеле на MS Project Server
- Создание показателя оценки отклонение проектов в портфеле на MS Project Server
Показатели оценки проектов в портфеле на MS Project Server
Многие компании внедряют MS Project Server, наполняют его данными, но застревают на этапе планирования. А ведь сервер покупается и настраивается ради одной главной цели — принятия управленческих решений на основании реальных данных.
Давайте разберемся, как превратить сухие цифры в инструмент оперативного контроля.
Базовый план — точка отсчета
Принцип управления в системе прост: мы сравниваем то, что утвердили, с тем, что происходит в жизни. Для этого в MS Project Server существует понятие Базового плана.
- Что это такое? Это «слепок» вашего графика, утвержденный руководством. Это те обязательства, которых мы должны придерживаться.
- Версионность: Базовых планов может быть несколько. Например, первый — на старте, второй — после глобальных корректировок. Но именно текущий базовый план является той линейкой, которой мы меряем успех.
В портфеле проектов базовый план обычно отображается черной линией. Если ваш текущий факт (синяя линия) начинает «разрываться» с черной — это первый сигнал к действию.
Анализ отклонений: Стоимость и Длительность
Жизнь всегда вносит коррективы. Чтобы руководитель не тонул в сотнях задач, ему нужно видеть только проблемные (горящие) проекты. Для этого мы используем два фундаментальных показателя:
- Отклонение по стоимости: Если вы планировали потратить одну сумму, а по факту проект обходится на 30 000 (или даже на 30) единиц дороже — вы должны это увидеть и отреагировать.
- Отклонение по длительности: Самый критичный показатель. Он показывает, насколько мы выбились из графиков, спущенных руководством.
Если у вас нет времени долго «копаться» в системе, достаточно вывести эти два столбца в представлении «Центр проектов». Они позволят вам мгновенно понять: пора ли менять команду, давать дополнительное финансирование или вовсе закрыть проект и забрать ресурсы.
Настройка представлений: Выводим данные
Чтобы увидеть эти показатели, нужно настроить ваше представление (например, «Сводка»):
- Переходим в Параметры сервера -> Управление представлениями.
- Выбираем Центр проектов и наше представление.
- Добавляем поле «Отклонение длительности» и «Отклонение по стоимости».
Теперь в вашем портфеле напротив каждого проекта появятся конкретные цифры опозданий в днях и перерасхода в деньгах.
Графические индикаторы: «Лампочки» для руководства
Цифры — это хорошо, но когда проектов десятки, высчитывать разницу тяжело. Мы можем научить систему саму подсвечивать проблемы с помощью графических индикаторов.
Как это работает? Вы устанавливаете правила игры. Например:
- Отклонение до 5 дней — игнорируем (зеленый свет).
- Отклонение от 5 до 15 дней — руководство берет на контроль (желтый свет).
- Свыше 15 дней — критическая проблема (красный свет).
Аналогично настраиваются пороги по затратам (например, всё, что свыше 16 000 отклонения — зажигает «красную лампочку»).
Создание показателя оценки отклонение проектов в портфеле на MS Project Server
Техническая настройка:
- Создаем Корпоративное настраиваемое поле (тип «Длительность» или «Затраты»).
- В параметрах поля выбираем «Формула» и подтягиваем системное поле отклонения.
- Настраиваем «Графические индикаторы». Важно помнить: проверка условий идет сверху вниз. Сначала указываем самые мягкие условия, затем — более жесткие.
- Ставим галочку «Отображать значения в подсказках». Теперь при наведении мышкой на индикатор вы увидите точное числовое значение отклонения.
Почему поля могут быть пустыми?
Частая проблема: вы создали поле, вывели в портфель, а там пусто. Не пугайтесь! Если проекты были опубликованы до создания полей, системе нужно «пересчитать» их.
Решение: Зайдите в проект, внесите любое мелкое изменение (например, переключите задачу в автопланирование и обратно) и нажмите Опубликовать. Система подтянет новые формулы, и в портфеле загорятся долгожданные индикаторы.
Что делать с отклонениями?
Если вы увидели «красную лампочку» по длительности, ваш следующий шаг — зайти внутрь проекта и проанализировать критический путь. Только работа с задачами на критическом пути позволит вам сократить сроки и вернуть проект в «зеленую зону».
Управление проектами — это не отсутствие отклонений (их не бывает), а умение вовремя их заметить и принять решение.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Описание портфеля проектов в MS Project Pro
Планирование портфеля проектов
