Проведение открытого конкурса
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Сравнение типов закупок
В управлении проектами закупки — это не просто покупка товаров, а стратегический процесс, от которого зависит бюджет, сроки и итоговое качество продукта. Правильный выбор типа закупки позволяет сэкономить до 20–30% бюджета и минимизировать риски работы с недобросовестными поставщиками.
- Запрос котировок (Request for Quotation, RFQ). Этот метод применяется, когда проект нуждается в стандартных товарах или услугах, характеристики которых четко определены и не подлежат обсуждению.
- Когда использовать: Закупка канцелярских товаров, стандартного строительного материала или лицензионного ПО.
- Глубокий анализ: Основным критерием здесь является цена. Риск заключается в том, что, гонясь за дешевизной, можно получить низкий сервис поставки. Для расширения этого раздела стоит упомянуть важность включения в RFQ условий логистики и штрафных санкций за задержку.
- Закрытый конкурс (Селективный тендер) В этом случае к участию приглашается ограниченный круг проверенных поставщиков. Это «золотая середина» для сложных проектов. Преимущества:
- Предварительная квалификация: Вы заранее знаете, что у участников есть ресурсы.
- Конфиденциальность: Технические детали проекта не становятся достоянием широкой общественности.
- Скорость: Рассмотрение 3–5 заявок происходит быстрее, чем анализ сотен предложений.
- Риски: Главная опасность — коррупционная составляющая или «сговор» поставщиков. Чтобы этого избежать, в крупных компаниях вводится процедура ротации поставщиков и обязательного аудита цен раз в год.
- Открытый конкурс (Public Tender) Это самый прозрачный, но и самый трудоемкий процесс. Он обязателен для государственных контрактов и крупных корпоративных проектов.
- Сложности реализации: Подготовка тендерной документации может занять недели. Компании необходимо сформировать тендерный комитет и обеспечить независимую оценку.
- Рекомендация: Используйте открытый конкурс только тогда, когда объем закупки велик, а рынок поставщиков перенасыщен. Это создаст максимальную конкуренцию и позволит выбить лучшие условия по постоплате и гарантиям.
| Критерии | Запрос-предложение | Закрытый конкурс | Открытий конкурс |
|---|---|---|---|
| Сложность услуги / товара | Низкая | Средняя | Высокая |
| Разница в стоимости услуги/товара среди фирм поставщиков | Незначительная | Малозначительная и зависит от типа решений | Значительная и зависит от типа решений |
| Время поставки услуги/товара | Несоизмеримо мало по сравнению с длительностью проекта или не является критичным | Сравнимо с временными резервами проекта | Немного больше временных резервов проекта |
| Требование к качеству услуги/товара | Не определены либо не критичны для проекта | Критичны но исправимы резервами проекта | Критичны для результатов проекта |
| Наличие у компании опыт работы с подрядчиками по данному лоту | У компании есть проверенный удовлетворяющий всем требованиям поставки данной услуги/товара | У компании есть несколько проверенных компаний предоставляющих товары/услуги | У компании нет проверенных поставщиков предоставляющих товары/услуги ранее |
Выбор типов конкурса и критериев оценки
Эксперты с членов конкурсной комиссии определяют критерии оценки компаний участников. Каждый лот оценивается отдельным набором критериев. Желательно что бы у компании был постоянный набор критериев оценки лотов.
После выбора перечня критериев для оценки лотов проводится оценка критериев и присвоение весовых коэффициентов. Члены конкурсной комиссии выбирают тип сценария, по которому будет проводиться закупка.
| № | Название критериев | Вес критериев (1-10) |
|---|---|---|
| 1 | Критерий 1 | 10 |
| 2 | Критерий 2 | 3 |
| 3 | Критерий 3 | 4 |
| 4 | Критерий 4 | 7 |
| 5 | Критерий 5 | 2 |
Оценка компаний
По выбранным критериям менеджер по закупкам проводит оценку компаний претендентов. Первая оценка проводится в количественных параметрах (килограммах, граммах, метрах). После оценки менеджер по закупкам переводит количественные параметры в качественные.
Необходимо привести все качественные критерии к единой системе измерения.
| № | Название компании | Критерий 1 | Критерий 2 | Критерий 3 | Критерий 4 | Критерий 5 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Компания 1 | 4 | 10 | 3 | 8 | 6 |
| 2 | Компания 2 | 2 | 6 | 10 | 10 | 8 |
| 3 | Компания 3 | 6 | 9 | 4 | 9 | 10 |
| 4 | Компания 4 | 3 | 7 | 6 | 7 | 5 |
| 5 | Компания 6 | 10 | 3 | 4 | 9 | 5 |
Выбор победителя
Выбор победителя проводится на основании произведения весов показателей и значений показателей для компании. Компания, которая набрала максимальное значение по выбранным критериям, выбирается победителем.
Данный метод носить определенную долю субъективности, так как весы критериев и значения критериев для компаний определяется экспертами.
| № | Название компании | Критерий 1 | Критерий 2 | Критерий 3 | Критерий 4 | Критерий 5 | Сумма |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Компания 1 | 38 | 30 | 11 | 53 | 12 | 143 |
| 2 | Компания 2 | 19 | 17 | 40 | 70 | 16 | 162 |
| 3 | Компания 3 | 56 | 26 | 17 | 60 | 20 | 179 |
| 4 | Компания 4 | 31 | 21 | 23 | 47 | 10 | 133 |
| 5 | Компания 5 | 100 | 9 | 17 | 60 | 10 | 195 |
Как выбрать метод? (Матрица принятия решений)
Для расширения статьи мы добавим раздел о факторах выбора:
- Сложность объекта закупки: Если вы покупаете инновационную разработку, вам нужен не конкурс цены, а Request for Proposal (RFP), где оценивается компетенция команды.
- Срочность: Если деталь нужна «вчера», выбирается запрос котировок у ближайшего поставщика, даже если цена выше рыночной.
- Бюджет: Чем выше стоимость контракта, тем выше уровень контроля и публичности процедуры.
Типичные ошибки менеджеров по закупкам
Включение этого раздела значительно повысит ценность статьи:
- Нечеткое ТЗ: Поставщик дает цену на то, что понял, а не на то, что вам нужно.
- Игнорирование TCO (Total Cost of Ownership): Цена товара может быть низкой, но стоимость обслуживания и доставки сделает его самым дорогим в итоге.
- Отсутствие проверки контрагентов: Всегда проверяйте судебную историю и финансовую устойчивость победителя перед подписанием договора.
Заключение
Выбор метода закупок — это баланс между скоростью, ценой и качеством. В современных условиях динамичного рынка менеджеру проекта важно уметь комбинировать эти подходы. Например, использовать открытый конкурс для выбора генерального подрядчика и запросы предложений для локальных субподрядных работ.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление контрактами
Сценарий управление подрядчиками
