Управление контрактами
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Управление контрактами
Управление контрактами в рамках календарно-сетевого планирования — это непрерывный процесс сопровождения договоров и жесткого контроля выполнения взаимных контрактных обязательств между заказчиком и подрядчиками.
Без интеграции договорных документов с задачами графика невозможно получить реальную картину финансового здоровья проекта и своевременно отследить кассовые разрывы или срывы сроков закрытия этапов.
Процессы управления контрактами и цепочка подтверждения документов
При автоматизации контрактного менеджмента в MS Project реализуется замкнутый цикл сквозного контроля, состоящий из четырех ключевых процессов:
[ Проверка выполнения задач ] ➔ [ Фиксация Акта (Выручка) ] ➔ [ Указание факта платежа ] ➔ [ Подтверждение платежным документом ]
Каждое финансовое и физическое действие в графике требует обязательного документального подтверждения по строгим правилам:
- Проверка выполнения работ и фиксация прогресса: Менеджер проекта осуществляет текущий мониторинг и устанавливает первичный физический факт выполнения задач проекта.
- Актирование: Все выполненные работы должны быть в обязательном порядке подтверждены Актом выполненных работ (например, КС-2, КС-3). Как только документ подписан сторонами, подтвержденные актом работы официально отмечаются в ИСУП как выполненные (вводятся фактические объемы или 100% прогресс).
- Фиксация планово-кассового исполнения: В графике регистрируется факт платежа по контракту (авансирование или оплата по факту закрытия акта). Все поступившие или отправленные средства должны быть отмечены в системе как «оплаченные».
- Легитимизация траншей: Все отмеченные как оплаченные платежи должны быть подтверждены официальным платежным документом (банковской выпиской или платежным поручением) с указанием его реквизитов в свойствах транзакции.
Для того чтобы график превратился в полноценный инструмент финансово-договорного аудита, базовой аналитики по проекту (задач и стоимостей) недостаточно. Необходима жесткая привязка каждой технологической операции и каждого платежного транша к юридическому документу.
Методика связывания и кодирования:
- Для каждой работы, материальной поставки и платежа в таблице задач необходимо заполнить уникальный атрибут — номер договора. Для этого используется настраиваемое текстовое поле (например, «Текст1», переименованное в «Номер договора»).
- Заполнение этого поля позволяет уйти от линейного просмотра графика. Используя стандартный инструмент «Группировка» (Group by) по созданному полю «Номер договора», MS Project автоматически перестраивает структуру таблицы.
При такой группировке система создает виртуальные суммарные строки для каждого соглашения, агрегируя плановые, базовые и фактические показатели. Это дает менеджеру возможность мгновенно отследить отклонения в стоимости и платежах по конкретному договору проекта, локализовать перерасход или недофинансирование, не выгружая данные в сторонние таблицы.
Акты выполненных работ проекта
Для оперативного учета подписанных документов целесообразно настроить специализированное табличное представление, объединяющее физические сроки и реквизиты первичной документации.
В представлении «Диаграмма Ганта» или «Использование задач» добавьте и настройте следующие столбцы:
Использование такой структуры позволяет полностью исключить «серую» зону в отчетности, когда субподрядчик утверждает, что выполнил этап работы, но юридически и финансово этот этап не зафиксирован в проектной системе.
У вас возникли вопросы по настройке автоматического распределения сумм платежей по периодам или интеграции реестра договоров MS Project Server с корпоративной бухгалтерской системой? Пишите в комментариях под видео.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Проведение открытого конкурса
Сценарий управление подрядчиками
