Сценарий управление подрядчиками
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Сценарий управление подрядчиками
Эффективное взаимодействие с внешними исполнителями является залогом соблюдения сроков и бюджета любого сложного проекта. Системный подход к закупкам и контрактации позволяет минимизировать риски и обеспечить требуемое качество работ. Документом, регламентирующим данный процесс на уровне организации, является регламент по управлению контрактами.
Процесс управления подрядчиками состоит из нескольких последовательных этапов, каждый из которых требует четкой координации между проектной командой и функциональными подразделениями.
- Разработка лотов проекта. Процесс начинается с анализа утвержденного план-графика проекта. Менеджер по контрактам совместно с командой проекта проводит декомпозицию работ с целью выделения тех задач, в реализации которых будут принимать участие подрядные организации. На этом этапе критически важна правильная группировка: однотипные работы проекта объединяются под одним типом лотов. Это позволяет оптимизировать закупочные процедуры, привлекать профильных экспертов и получать более выгодные коммерческие условия за счет объема заказа. Итогом этапа является сформированный перечень лотов проекта.
- Проведение конкурсов. Менеджер по контрактам координирует проведение тендерных процедур по утвержденным лотам. Выбор метода закупки зависит от сложности работ, состояния рынка и требований регламента. По результатам проведения процедур фиксируются результаты конкурса, определяющие победителей и условия будущего сотрудничества. Для проведения конкурса может быть использовано несколько стандартных процедур:
- Прямая закупка: используется при работе с единственным поставщиком или при наличии эксклюзивных компетенций.
- Закрытый конкурс: проводится среди ограниченного круга предварительно квалифицированных участников.
- Открытый конкурс: обеспечивает максимальную конкуренцию и прозрачность выбора.
- Заключение контрактов. На данном этапе менеджер по контрактам обеспечивает юридическое и административное сопровождение процесса заключения договоров с выбранными подрядчиками. Все заключенные соглашения вносятся в единый реестр контрактов, который служит базой для дальнейшего финансового и календарного мониторинга.
- Подтверждение выполнения контрактов. Это операционный этап, тесно связанный с актуализацией план-графика проекта. В случае обнаружения отклонений в реализации контрактных обязательств (по срокам, качеству или стоимости), менеджер по контрактам обязан инициировать официальный запрос на изменения. Это позволяет своевременно скорректировать базовый план проекта или применить штрафные санкции к исполнителю. Взаимодействие строится следующим образом:
- Подрядчик предоставляет отчетные документы и акты выполненных работ.
- На основании утвержденных актов менеджер по контрактам официально закрывает выполненные работы в системе управления проектом.
- Данные о принятых работах фиксируются в реестре актов выполненных работ.
- Анализ результативности управления контрактами. Завершение проекта обязательно включает ретроспективный анализ. Менеджер по контрактам оценивает, насколько эффективно была выстроена работа с подрядчиками: были ли соблюдены условия договоров, возникали ли критические споры и каково было качество итогового продукта.
Для проведения анализа используются данные из реестра контрактов, реестра актов и фактического план-графика. Итоговые выводы и рекомендации ложатся в основу отчета о реализации проекта, что позволяет организации накапливать опыт и совершенствовать базу проверенных поставщиков для будущих задач.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление контрактами
Проведение открытого конкурса
