Проектный офис
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Место проектного офиса в системе управления портфелем проекта
Работа без проектного офиса
И тогда все функции возлагаются в прямом или косвенном виде на руководителя портфеля проектов и проектных менеджеров. С увеличением сложности и количества проектов, реализуемых одновременно, увеличивается, растет нагрузка на руководителя проекта, что приводит к игнорированию некоторых задач и в итоге приводит к увеличению отклонения по срокам и затратам проекта.
Отсутствие проектного офиса приводит к потере накопленного опыта. Компании каждый новый проект приходится разрабатывать с нуля, что не позволяет сокращать сроки и затраты проекта. Как итог, компания в новых проектах «наступает на старые грабли».
Проектный офис объединяет стратегические цели и показатели компании и реальные отчеты о реализации проектов компании. Предоставляет отчет об эффективности реализации стратегии компании в четко выраженных показателях и результатах.
Реализация проектов в компании без проектного офиса можно сравнить с ведением эконоической деятельности компании без бухгалтерии. Это возможно, но довольно сложно так как каждый руководитель проекта сам определяет как ему реализовывать проекты и за что отчитываться руководству. Мы не представляем современую компанию без бугалетрии, но при этом считаем нормальной ситуацию когда компания реализующая проекты не имеет проектного офиса.
Проектный офис
Проектный офис (центр управления проектами) – функциональное подразделение, целью работы которого является помощь, поддержка и контроль реализации портфеля проектов компании. Проектный офис является центром компетенции для проектного управления, где накапливаются знания и опыт проектного управления компании. Контроль реализации проектов осуществляется за счет контроля плана-графика проектов и проектной документации (план-график при этом обязательно должен содержать базовые, плановые и фактические значения).
Наличие проектного офиса позволяет установить двойной контроль над проектами и всеми заинтересованными в них сотрудниками. Проектный офис не вносит изменения в проекты компании, а делает анализ эффективности реализации проектов и предоставляет его руководству. На основании данного анализа руководство может принимать обоснованные решения по портфелю проектов.
Два подхода к формированию проектного офиса:
- «Политика сдерживания затрат» (Cost Containment Model) – ориентирует проектный офис на ограничение затрат на проекты. Этот подход ориентирован на экономию пользуемых в проектах трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Анализируя проекты и задачи проектов на правленых на релизацию одинаковых ресультатов. Политика сдерживания затрат так же позволяет повысить эфективность использования ресурсов компании.
- «Модель производительности» (Throughput Model) – ориентирует на содействие организации в достижении поставленных целей. Этот подход позволяет сформировать портфель проектов относительно принятой стратегии развития компании. На соновании стратегии компании может быть не только сформирован портфель но и определены приоритеты проектов в портфеле. Мажной задачей является постоянная актуализации стратегии компании и портфеля проектов на основании поступающей информации.
Ключевым элементом управления проектами является план-график. Проектный офис взаимодействует с проектными менеджерами именно через план-график, что позволяет объективно представлять информацию о проекте, заранее видеть риски и планировать мероприятия по борьбе с их негативным влиянием.
План-график является единым языком, на котором говорят все участники проектного управления. Это обусловлено тем, что внесенные изменения в план-график проекта, разработанный в профессиональных программных продуктах по управлению проектами, всегда влияют на реализацию проекта. За счет того, что данный документ является объективным отображением реализации проекта, на его основании проводится борьба с основными рисками, конфликтами всех проектов. Так что в данном случае проектный офис выступает в роли рефери, помогая решать конфликты и тем самым обеспечивая проекту эффективную реализацию.
Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Внедрение и развитие проектного офиса
Организационная структура
