Внедрение и развитие проектного офиса
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Внедрение проектного офиса
Подходы к организации проектного офиса
Внедрять и поддерживать проектный офис в компании дорогое удовольствие, так как при этом нужны:
- Опытные специалисты с системными знаниями методов и средств проектного управления;
- Специалисты со знаниями подходов к развитию и опытом развития системы управления проектами.
Аутсорсинг позволяет сократить затраты на содержание проектного офиса. Часть функций, требующих специальных навыков и опыта, предаются опытным консультантам. При этом руководством должен быть назначен специалист, представляющий интересы компании и являющийся ответственным за систему управления проектами.
В процессе развития системы управления проектами уточняются процессы и шаблоны, а также нарабатывается опыт специалистами проектного офиса, что впоследствии приводит к снижению потребности в консультантах. Таким образом, налаживается работа проектного офиса компании, сотрудников, вовлеченных в развитие системы управления проектами.
Назначение ответственного за проектное управление
Начать создание проектного офиса можно с назначения ответственного за проектное управление. Это может быть как отдельный специалист, так и руководитель уже имеющегося подразделения (например «отдел развития»). Требования к данному специалисту могут быть следующие:
- Доступ к стратегической информации компании и процессу принятия стратегических решений.
- Обладать большим доверием со стороны высшего руководства.
- Наличие свободного времени для выполнения дополнительных функций.
- Обладать авторитетом у сотрудников компании.
- Открытость к новым идеям и желание внедрять новые подходы к управлению.
На первых порах будет достаточно и одного специалиста. В будущем с ростом количества и сложности проектов может быть создан проектный офис или центр управления проектами.
Для оценки необходимости создания проектного офиса предлагается следующий анализ сильных и слабых сторон этого решения:
| Сильные стороны | Слабы стороны |
|
|
Развитие проектного офиса
Проектный офис должен изменяться так же как изменяется сама компания и проекты которые она реализовывает. Есть ряд критериев, которые влияют развитие проектного офиса:
- Увеличивается количество проектов. Чем больше проектов реализовывает компания тем больше нагрузка на проектных менеджеров и на специалистов проектного офиса. С увеличение количества проектов, необязательно нанимать дополнительных проектных менеджеров. Для нескольких проектов с низким приоритетом или низкой уникальностью может быть назначен один проектный менеджер.
- Возрастает сложность и уникальность проекта. Для сохранение конкурентных позиций компания увеличивает сложность реализуемых проектов. С ростом сложности и уникальности возрастает и перечень методов и инструментов проектного управления.
- Возрастает требования к качеству управления проектами. Руководство компания желает сократить сроки и затраты реализуемых компанией проектов. В результате растут отклонения сроков и затрат и для возврата проекта в базовые ограничения компании необходимо усложнять используемые методы управления.
Специалист по внедрению проектного управления в компании
Функции специалиста по внедрению проектного управления в компании:
- Реализация процесса инициации проектов в компании.
- Мониторинг портфеля проектов компании.
- Мониторинг проектов компании.
- Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
- Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.
Проектный офис
Функции проектного офиса:
- Реализация процесса инициации проектов в компании.
- Мониторинг портфеля проектов компании.
- Решение ресурсный конфликтов между проектами.
- Мониторинг проектов компании.
- Разработка и развитие регламентов, шаблоны документов, процедур, положений о проектных группах ролевых инструкций.
- Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
- Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.
Департамент управления проектами
Ключевые задачи департамента управления проектами
- Реализация процесса инициации проектов в компании.
- Мониторинг портфеля проектов компании.
- Решение ресурсный конфликтов между проектами.
- Мониторинг проектов компании.
- Разработка и развитие регламентов, шаблоны документов, процедур, положений о проектных группах ролевых инструкций.
- Обучение сотрудников компании методам и инструментам проектного управления
- Помощь в планировании проектов и заполнении проектных документов.
- Консультация по вопросам работы с информационной системой управления проектами.
- Развитие информационно системы управления проектами
Виртуальный проектный офис
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Организационная структура
Проектный офис
