Отчет по портфелю в MS Excel
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Подключение к данным в MS Project Server
Кроме стандартные средств работы с данных портфеля проектов MS Project Server Вы можете анализировать данные с помощью инструмента MS Excel. В программном продукте MS Excel Вы можете создать отчет с неограниченном количество страниц. Нужно учитывать что чем больше данных будет выгружаться тем дольше будет обновляться отчет, так что по возможности разделите отчеты на отдельные файлы. Для выгрузки и анализа данных необходимо создать отчетов в MS Excel:
- Откройте MS Excel и создайте пустой лист.
- Перейдите в пункт меню "Данные".
На закладке "Данные" представленные все инструменты необходимые для работы с данными. Вы можете получать данные с различных источников не только с сервера MS Project Server, но и с других ресурсов к которым у Вас сеть доступ. Вы также можете получать данные и из локальных файлов.
Для начала работы с данными необходимо их получить. Чтобы получить данные с сервера MS Project Server:
- Выбрать пункт меню "Получить данные"
- Выберите пункт меню "Из других источников" и подпункт "Из канала OData".
3. В открывшемся окне "Канал OData" укажите стоку доступа к данным. Строка доступа к данных состоит из url центральной страницы сервера и дополнительных символов "/_api/ProjectData". После указания строки доступа к данным нажмите кнопку "Ок"
4. Если подключение было неудачным будет открыто окно где будет предложено войти в систему. Выберите пункт "Учетная запись" и нажмите на кнопку "Вход". После чего в открывшемся окне введите логин и пароль MS Project Server.
5. После удачного подключения к базе данных MS Project Server будет открыто окно "Навигатор". В этом окне Вы можете выбрать одну или несколько таблиц с данными.
6. По умолчанию Вы можете выбрать только одну таблицу. Выделив таблицу Вы можете посмотреть в правой части окна какие данных в ней хранятся.
7. Для выбора нескольких таблиц поставьте галочку в пункте "Несколько элементов". После чего поставьте галочик напротив таблиц, которые Вам нужны.
8. Для загрузки данных сразу всех таблиц на листы нажмите кнопку "Загрузить".
9. Для загрузки данных в специальную форму нажмите кнопку "Загрузить в ...". Под специальными формами понимается: таблица, отчет сводной таблицы, сводная диаграмма, только создать подключение.
10. Для редактирования запроса к данными в редакторе запросов нажмите кнопку "Правка".
Создание отчета в MS Excel
Вы можете создать отчет на основании данных сервера MS Project Server перейдя на страницу "Вставка". Данные Вы можете представить в виде:
- Таблица. В таблице выводятся все поля выбранной таблицы MS Project Server. Вы можете изменить только количество строк выводимых в таблице и изменение формы представления таблицы.
- Сводной таблицы. Сводная таблица выводит какие столбцы и строки будут выводится. Также сводная таблица позволяет использовать дополнительные эллементы фильтрации данных.
- Сводная диаграмма. Сводная диаграмма позволяет построить график на основании данных сводной таблицы. При выборе диаграмм следует учесть что не каждый тип диаграммы подойдет для Вашей сводной таблицы
После нажатия на кнопку "Загрузить" при подключении к данным информация будет выгружена на страницы книги, каждая таблица выгружается на отдельный лист. Перейдя на страницу Вы можете изменить представление данных перейдя в верхнее меню "Конструктор". Для настройки таблицы Вы можете:
- Переформатировать таблицу в сводную таблицу для этого нажмите на кнопку "Сводная таблица". После чего определите на основании какой таблицы или диапазон данных создана сводная таблица. Кроме этого Вы можете выбрать подключение с перечня подключений книги.
- Удалить повторяющиеся строки таблицы нажав на кнопку "Удалить дубликаты". В открытом окне выберите поля данные в которых должны быль уникальны.
- Для добавления дополнительные элемент фильтрации данных нажмите на кнопку "Вставить срез". В открывшемся окне выберите поле на основании данных которого будет проводится фильтрация. После добавления среза добавляется дополнительное окно с перечнем уникальных значений поля.
- Для обновления данных нажмите на кнопку "Обновить", чуть ниже открывается окно элементов обновления. Вы можете обновить как все подключения (кнопка "Обновить все") книги так и текущее подключение "Обновить". Кроме этого Вы можете настроить механизм обновления выбрав пункт "Свойства подключения". В открывшемся окне Вы можете установить обновление в фоновом режиме (пункт "Фоновое обновление"), установить периодичность обновления (пункт "Обновить каждые"). установить обновление при открытии файла (пункт "Обновить при открытии файла").
Сохранение отчета MS Excel
Созданные отчет Вы можете сохранить на жестком диске своего компьютера, а также выложить его для общего доступа не сервер. Для того что-бы выложить отчет на сервер необходимо:
- Выбрать MS Excel пункт меню "Файл" и подпункт "Сохранить как"
- Выбрать пункт "Сайт " с название Вашего сервера.
- Откроется перечень папок и приложений для хранения документов на сервере куда Вы можете или уже сохраняли отчет. Если У Вас нет подходящего приложения для хранения документов для хранения отчетов. Как это сделать можно узнать в материале "Настройка библиотек на MS Project Server".
- Сохраните отчет в открывшейся папке или выберите другую папку сервера.
В приложении для хранения документов Вы можете хранить отчеты для общего пользования. Там же Вы можете открывать отчет в MS Excel Server. Для это просто нажмите на названии отчета и на отдельной вкладке браузера будет открыт отчет. Наличие наземной версии MS Excel на компьютере необязательно.
Данный материал рассматривается на практическом тренинге "Разработка планов-графиков проектов".
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Описание портфеля проектов в MS Project Pro
Планирование портфеля проектов
