Корпоративный реестра рисков в MS Project Server
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Корпоративный реестра рисков проектов в MS Project Server
В современной практике проектного управления работа с неопределенностью является критически важным фактором успеха. Корпоративный реестр рисков в MS Project Server создается для организации системной работы с рисками проектов компании. В отличие от локальных списков рисков отдельных проектов, корпоративный реестр позволяет аккумулировать информацию на уровне портфеля, выявлять системные угрозы и централизованно планировать бюджеты на их минимизацию.
Создание технической базы реестра
MS Project Server построен на базе SharePoint, что позволяет использовать гибкость «Настраиваемых списков» для создания полноценных управленческих инструментов. Для создания реестра выполните следующие шаги:
- Развертывание приложения: В меню «Параметры» (иконка шестеренки вверху экрана) выберите пункт «Добавить приложение».
- Выбор шаблона: Найдите и выберите пункт «Настраиваемый список». Присвойте ему название «Корпоративный реестр рисков».
- Интеграция в навигацию: Открыв созданный список, скопируйте его URL из адресной строки браузера. В левом навигационном меню нажмите «Изменить ссылки» и добавьте новый пункт, используя сохраненный URL. Это обеспечит быстрый доступ к реестру для всех участников проектной деятельности.
- Кастомизация: В новом приложении добавьте столбцы и представления, которые позволят реализовать методологию управления рисками, принятую в вашей компании.
Проектирование структуры данных
Чтобы реестр был не просто списком, а аналитическим инструментом, необходимо правильно настроить поля (столбцы). Рекомендуется включить следующие параметры:
Количественные и качественные показатели
- Вероятность (%): Оценка возможности наступления события.
- Влияние (1-10): Степень воздействия на цели проекта (сроки, стоимость, качество).
- Затраты на снижение: Сумма, необходимая для реализации превентивных мер.
- Затраты на риск: Потенциальный ущерб в случае реализации риска.
Классификаторы
- Категория: Например, «Риск проекта» или «Риск компании».
- Состояние: Активный, закрыт, реализован.
- Тип риска: Экономический, правовой, технический и т.д.
- Стейкхолдеры: Ответственные за мониторинг или владельцы риска (руководство, подрядчики, поставщики).
Анализ и группировка данных
Основная ценность корпоративного реестра — в возможности взглянуть на риски под разными углами. Как показано на картинке, система позволяет настраивать группировки для глубокого анализа.
Группировка по типу проекта
На картинке видно, как риски распределяются по типам проектов (например, «Строительство коттеджа» или «Проект организационного развития»). Это позволяет проектному офису понять, какие направления бизнеса наиболее уязвимы. Например, отсутствие разрешений на строительство — это типовой риск для строительных проектов, требующий системного решения на уровне процессов всей компании.
Группировка по стейкхолдерам
На картинке продемонстрирован более глубокий анализ. Риски сгруппированы по владельцам — «Подрядчики», «Поставщики», «Проектный офис». В таком представлении система автоматически рассчитывает:
- Среднюю вероятность по группе;
- Среднее влияние;
- Суммарные затраты на снижение.
Например, если средняя вероятность рисков по группе «Поставщики» составляет 30%, а общие затраты на риск достигают критических значений, это является сигналом для пересмотра политики закупок.
Методологические рекомендации
Для того чтобы корпоративный реестр рисков стал «живым» инструментом, а не формальностью, рекомендуется:
- Регулярная актуализация: Владельцы рисков должны обновлять состояние и вероятность не реже одного раза в месяц.
- Идентификация триггеров: Обязательно заполняйте столбец «Триггер» — это событие-сигнал, указывающее на то, что риск скоро реализуется (например, задержка поставки оборудования на 2 дня).
- Связь с бюджетом: Используйте данные столбца «Затраты на снижение» для формирования резервного фонда управления на уровне компании.
Резюме: Использование MS Project Server для ведения реестра рисков позволяет не только собирать данные, но и превращать их в наглядную управленческую отчетность. Благодаря гибким представлениям, руководство компании может в реальном времени видеть совокупную «стоимость» неопределенности и принимать обоснованные решения по защите инвестиций.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Метод критической цепи в MS Project Pro
Риски проекта
