Подрядчики на суммарные задачи MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Назначение подрядчиков на суммарные задачи MS Project Pro
В управлении крупными проектами детальное планирование каждой мелкой операции подрядчика не всегда целесообразно и часто перегружает график лишними данными. Назначение подрядных организаций на суммарные задачи (Summary Tasks) является признанным методом упрощения планирования, позволяющим сосредоточиться на финансовом контроле и соблюдении общих сроков этапов, оставляя операционное управление внутри этапа на стороне исполнителя.
Назначение подрядчиков на суммарные задачи позволяет существенно упростить процесс планирования работ подрядных организаций. Вместо того чтобы назначать ресурс на десятки мелких задач, менеджер проекта привязывает контрактные обязательства к верхнему уровню иерархической структуры работ (WBS).
Ключевые правила декомпозиции:
- Принцип единоначалия: Для эффективного использования подрядных организаций на суммарной задаче необходимо декомпозировать задачи так, чтобы большинство задач внутри одного блока реализовывались одной подрядной организацией.
- Исключение конфликтов: Назначение двух и более подрядных организаций на одну суммарную задачу недопустимо. Это создает неопределенность в ответственности за итоговый результат этапа и может привести к юридическим и финансовым конфликтам при приемке работ. Если этап требует участия разных компаний, его следует разбить на подзадачи (Sub-summaries), закрепленные за каждым конкретным исполнителем.
Пошаговый алгоритм настройки
Для корректного отображения затрат и учета ресурсов в системе необходимо выполнить последовательность действий, описанную ниже.
Шаг 1: Создание ресурса
Прежде всего, необходимо описать ресурс подрядчика в представлении «Лист ресурсов» (Resource Sheet). Тип ресурса: Обычно подрядчик создается как «Затратный» (Cost) ресурс, если оплата идет по контракту, или как «Трудовой» (Work), если вы отслеживаете человеко-часы их персонала. Однако для фиксации фиксированных сумм по этапам удобнее использовать тип «Затраты».
Шаг 2: Назначение на этап
Далее следует назначить подрядчика на суммарную задачу в представлении «Использование задач» (Task Usage).
- Выберите нужную суммарную задачу (например, «Кровля» или «Фасад»).
- Через меню «Назначить ресурсы» выберите ранее созданную компанию.
Шаг 3: Финансовое планирование
После назначения необходимо указать сумму стоимости суммарных работ в поле «Затраты» (Cost) напротив имени подрядчика. Важным преимуществом MS Project Pro является возможность гибкого распределения бюджета:
- Единовременная сумма: Ввод полной стоимости контракта в поле «Затраты» для всей задачи.
- Повременное распределение: Вы можете указать конкретную сумму на каждый месяц или на определенную дату оплаты (транши) в правой части представления «Использование задач». Это позволяет сформировать реалистичный график платежей (Cash Flow).
Техническая визуализация и контроль (анализ скриншота)
Как показано на представленном изображении, настройка детального финансового представления требует активации определенных полей.
- Настройка колонок: На закладке «Формат» в блоке «Подробности» необходимо установить галочки в пунктах «Стоимость» (Cost) и, при необходимости, «Фактические затраты» (Actual Cost).
- Пример в плане: На скриншоте видно, что на суммарную задачу «Кровля» назначен ресурс «Компания "Кровля"». Общая сумма составляет $18,000.
- Бюджетирование по периодам: В правой части (временная шкала) суммы распределены по месяцам: например, в Январе и Феврале запланировано по $5,000, а в Марте - $8,000. Это дает финансовому отделу четкое понимание потребности в ликвидности на конкретные периоды.
Преимущества и риски подхода
Преимущества:
- Снижение детализации: График остается читаемым, не раздуваясь до тысяч строк.
- Финансовая прозрачность: Удобно отслеживать общую стоимость контракта и план-фактный анализ по этапам.
- Упрощение отчетности: Подрядчик отчитывается за закрытие этапа целиком, а не за каждую мелкую операцию в вашей системе.
Риски и их минимизация:
- Потеря контроля над сроками: Если внутри суммарной задачи нет детальных подзадач, менеджер может пропустить момент начала отставания. Рекомендация: Оставляйте внутри этапа ключевые вехи (Milestones) для контроля физического прогресса.
- Сложность при частичной приемке: Если оплата привязана только к суммарной задаче, сложно фиксировать частичное выполнение. Рекомендация: Используйте повременное распределение затрат (как на скриншоте), чтобы отражать выплаты по актам выполненных работ.
Заключение: Метод назначения подрядчиков на суммарные задачи — это баланс между управленческой эффективностью и детальностью учета. Он идеально подходит для проектов, где подрядчик обладает высокой автономией, а генподрядчику важны прежде всего сроки завершения этапа и бюджетные лимиты.
Присоединяйтесь к сообществу проектных менеджеров в телеграмм канале "Управление проектами с MS Project" https://t.me/msprojectonline Задать вопросы можно перейдя по ссылке.
Вас могут заинтересовать следующие материалы
Управление контрактами
Проведение открытого конкурса
